Projekty budowlane to kompleksowe, wieloetapowe przedsięwzięcia, które wymagają ścisłego przestrzegania ustalonych harmonogramów i budżetów. W ich realizację wplecione są różne aspekty, takie jak logistyka dostaw, kooperacja z podwykonawcami, nadzór nad postępem robót, planowanie harmonogramów oraz analiza finansowa. Istotne jest więc nieustanne monitorowanie projektu i odpowiednie reagowanie na ewentualne zmiany czy trudności. System Macrologic ERP doskonale wspiera zarządzanie takimi projektami, dostosowując się do specyficznych wymagań firmy.
Fundamenty
Moduł Projekty w systemie Macrologic ERP jest specjalnie zaprojektowany do obsługi firm, które zarządzają działaniem poprzez projekty. Oferuje wsparcie w:
- planowaniu i organizacji harmonogramów prac,
- zarządzaniu i alokacji zasobów niezbędnych do realizacji projektów,
- budżetowaniu i kontrolowaniu kosztów związanych z projektami,
- dokładnej ewidencji zużycia zasobów,
- bieżącym monitorowaniu postępów i efektywności projektów,
- analizie rentowności, oceniającej koszty i przychody z projektów,
- usprawnieniu komunikacji zarówno z klientami, jak i wewnątrz organizacji.
Elastyczne i dostosowane rozwiązania
System Macrologic ERP umożliwia wykorzystanie sprawdzonych funkcji oraz rozszerzenie ich o dodatkowe opcje na życzenie klienta, w tym możliwość importu ogólnego budżetu z dedykowanych programów projektowych.
Zalety modułu projektowego w systemie Macrologic ERP
Import budżetu ogólnego z zaawansowanych programów projektowych z zachowaniem jego struktury.
- Możliwość personalizacji funkcji zgodnie z potrzebami klienta.
- Współpraca z innymi modułami systemu ERP.
- Elastyczność budżetu wykonawczego, który można swobodnie rozbudowywać.
- Możliwość równoczesnego zarządzania wieloma projektami.
- Łatwość wprowadzania modyfikacji do budżetu na każdym etapie realizacji projektu.
- Dokładne rozliczanie czasu pracy na poziomie poszczególnych projektów.
- Automatyzacja procesu zamówień od dostawców.
- Rezerwacja personelu i sprzętu na potrzeby różnych projektów.
- Dostęp do dokumentów projektowych, takich jak faktury czy umowy, bezpośrednio w systemie.
- Analiza postępów w realizacji projektów w kontekście budżetu wykonawczego.
Budżet wykonawczy i zarządzanie zmianami
Przygotowanie budżetu wykonawczego dla projektów budowlanych rozpoczyna się od wstępnego projektu budżetowego, opracowanego przy użyciu specjalistycznego oprogramowania. Te programy często nie oferują rozbudowanych funkcji budżetowania, co skutkuje ogólnym, mniej szczegółowym budżetem — na przykład bez terminów realizacji etapów projektu czy wykazu niezbędnych zasobów.
Moduł Projekty pozwala na tworzenie złożonej i elastycznej, drzewiastej struktury budżetu wykonawczego. Import budżetu ogólnego z oprogramowania zewnętrznego zachowuje jego oryginalną strukturę, dzięki czemu umożliwia rozpoczęcie dalszej, szczegółowej pracy nad budżetem i harmonogramem realizacji projektu. W ramach tego procesu, w zależności od indywidualnych wymagań firmy, można dołączyć dodatkowe elementy do kosztorysu.
Budżet wykonawczy jest elastyczny, więc można go modyfikować i uzupełniać w miarę postępu prac nad realizacją projektu. Uwzględnia różnorodne dane, takie jak:
- podział projektu na etapy i przypisane do nich zadania,
- materiały używane w projekcie,
- koszty robocizny,
- wykorzystywany sprzęt,
- wynagrodzenia podwykonawców,
- koszty administracyjne i zarządzania,
- marże i bezpośrednie koszty projektu.
Taka elastyczność budżetu, zwana również budżetem kroczącym, odpowiada na specyficzne wyzwania branży budowlanej, gdzie nieprzewidziane okoliczności, takie jak zmiany cen materiałów czy problemy z dostępnością, mogą wymagać bieżących korekt. Budżet umożliwia również dodawanie szczegółów dotyczących wykonania poszczególnych zadań w miarę postępu prac, co jest kluczowe w przypadkach, gdy nie wszystkie szczegóły projektu są znane na etapie jego projektowania.
W ramach budżetu wykonawczego można również dodawać załączniki, takie jak zeskanowane pozwolenia na budowę czy faktury. Wszystkie te dokumenty mogą być kategoryzowane, co ułatwia zarządzanie dokumentacją.
System Macrologic ERP pozwala na dokładne monitorowanie wszystkich aspektów finansowych projektu, a wszystko w intuicyjnym i czytelnym interfejsie, który ułatwia przeglądanie danych podzielonych na kategorie wydatków, etapy projektu czy konkretne zadania. Dane prezentowane w budżecie pochodzą bezpośrednio z dokumentów magazynowych i faktur kosztowych, przypisanych do określonych zadań, co skutkuje dokładnością rozliczeń i pozwala na wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów kontrolingowych.
Harmonogram projektu i monitorowanie postępu
Jedną z kluczowych funkcji modułu Projekty jest zdolność do tworzenia dokładnych harmonogramów realizacji projektów budowlanych. Każdy etap i zadanie są precyzyjnie rozpisane w czasie, na przykład w cyklach miesięcznych, graficznie przedstawionych jako serie kolejnych działań. Taki kalendarz budowy nie tylko wskazuje szczegółowe terminy dla kolejnych robót budowlanych, ale również uwzględnia związane z nimi koszty, np. wypożyczenie potrzebnego sprzętu, użytkowanie maszyn budowlanych oraz koszty materiałów i robocizny.
System czuwa nad przestrzeganiem założeń czasowych, a w razie konieczności, umożliwia modyfikację terminów zakończenia poszczególnych zadań, automatycznie dostosowując kolejność i terminy wykonania następnych etapów, co zapewnia płynność i elastyczność w zarządzaniu projektem. Moduł umożliwia także importowanie danych od klienta i ich integrację z budżetem wykonawczym.
Rejestracja obmiarów z wykonanych prac
System Macrologic ERP umożliwia dokładne śledzenie realnego postępu projektu poprzez rejestrację obmiarów z wykonanych prac budowlanych. Ta metoda pozwala określić, ile materiału faktycznie zużyto na wybudowanie określonego elementu konstrukcyjnego, na przykład stropów w hali magazynowej. Obmiar, wyrażony w jednostkach miary takich jak metry czy kilogramy, ilustruje rzeczywisty postęp prac, co pozwala na porównanie go z postępem kosztowym projektu. To ważne, ponieważ sam zakup materiałów i związane z nim koszty nie zawsze świadczą o rzeczywistym postępie w realizacji inwestycji, a precyzyjne śledzenie zużycia materiałów umożliwia lepsze zarządzanie budżetem i optymalizację kosztów.
Automatyzacja zamówień materiałów od dostawców
Zapewnienie odpowiedniej ilości materiałów jest kluczowe dla terminowego ukończenia projektu. Moduł projektowy automatyzuje proces zamawiania, umożliwiając upoważnionym osobom składanie zamówień dla całego projektu. System pilnuje, by zamówienia nie przekraczały ilości określonych w budżecie wykonawczym. Jeśli zapotrzebowanie na określone materiały przekracza początkowe założenia, osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą autoryzować zakup dodatkowych ilości. Wybór materiałów odbywa się poprzez dostęp do szczegółowo skategoryzowanej kartoteki.
Każdy dokument zakupu jest opatrzony informacją o etapie projektu, na którym materiały zostaną wykorzystane, co ułatwia przypisanie kosztów do odpowiednich poziomów realizacji. System dostarcza także aktualne informacje o cenach materiałów, co umożliwia dostosowanie budżetu wykonawczego w razie potrzeby.
Współpraca z podwykonawcami
Zarządzanie współpracą z podwykonawcami wymaga precyzji już na etapie planowania projektu. W systemie Macrologic ERP znajduje się rejestr podwykonawców zawierający szczegółowe informacje o każdym z nich, w tym zawarte umowy i ich wartości. System pozwala na ocenę jakości pracy podwykonawców oraz monitorowanie marży związanej z każdą umową.
System oferuje możliwość monitorowania stanu rozliczeń umów względem budżetu, generując dynamiczną listę podwykonawców zaangażowanych w projekt, eksportowalną do formatu MS Excel. Lista ta zawiera informacje o wartościach umów, przypisaniu do pozycji budżetowych, wynikach pracy oraz przypisanych fakturach, co pozwala na bieżące śledzenie postępu finansowego i prac.
System także wskazuje, które zadania zostały już przypisane podwykonawcom, a które jeszcze wymagają wyboru wykonawcy. Po wyborze podwykonawców i uzupełnieniu rejestru, system umożliwia dokonanie niezbędnych aktualizacji w budżecie wykonawczym.
Rezerwacja zasobów
Podczas realizacji projektów budowlanych kluczowe jest nie tylko zapewnienie dostaw materiałów, ale także efektywne planowanie i zarządzanie zasobami wewnętrznymi firmy. Chodzi tutaj głównie o pracowników, ale równie ważne jest wcześniejsze rezerwowanie niezbędnych maszyn, narzędzi oraz stanowisk produkcyjnych, takich jak miejsca pracy i przypisane do nich urządzenia. Moduł projektowy w systemie Macrologic ERP znakomicie wspiera te działania.
Do realizacji poszczególnych zadań można przypisać konkretnych pracowników lub brygady robocze, a także zarezerwować z wyprzedzeniem niezbędne maszyny i narzędzia. System wykorzystuje do tego listy pracowników i maszyn dostępnych zarówno w projekcie, jak i w całej firmie.
Zasoby wewnętrzne – pracownicy i brygady pracownicze
System Macrologic ERP pozwala na przypisanie pracowników do konkretnych zadań. Można korzystać z listy pracowników zatrudnionych do danego projektu lub listy wszystkich pracowników firmy, zaimportowanej z modułu Kadry i Płace. System umożliwia także definiowanie brygad pracowniczych, co znacznie usprawnia zarządzanie zespołami. Ważne jest, aby pracownik przypisany do jednej brygady nie był jednocześnie przydzielony do innej brygady lub zadania. Planowanie pracy brygad jest znacznie łatwiejsze i szybsze niż zarządzanie każdym pracownikiem indywidualnie. Dodatkowo, program pozwala na wskazanie kierownika brygady i jego kwalifikacji, co ułatwia przypisywanie zadań brygadom o odpowiednich umiejętnościach.
Zasoby wewnętrzne – maszyny i narzędzia
Rezerwacja maszyn i narzędzi z zasobów wewnętrznych firmy jest również prostym procesem. Podczas planowania zadań można wybrać potrzebne maszyny z listy dostępnych sprzętów i zarezerwować je na określony czas w harmonogramie projektu. Program pokazuje wszystkie maszyny wykorzystywane w firmie oraz ich status dostępności, czyli rezerwacje na inne projekty.
Wypożyczone zasoby zewnętrzne
System oferuje także możliwość rezerwacji zasobów zewnętrznych, czyli maszyn wypożyczanych na zasadzie umów. Podczas planowania zadań w budżecie wykonawczym można przypisywać te zasoby do wybranych projektów. Istnieje również opcja przeglądania i dołączania umów związanych z wynajmem maszyn, co ułatwia zarządzanie wypożyczonym sprzętem.
Ewidencja czasu pracy z poziomu projektu
W firmach, które zarządzają projektami, tradycyjne metody grafikowania czasu pracy często nie są wystarczające. Dlatego w module projektowym systemu Macrologic ERP dostępne są specjalne rozwiązania do ewidencjonowania czasu pracy, skoncentrowane na specyficznych wymaganiach projektów budowlanych.
Najpierw na podstawie ewidencji godzin pracy naliczane są wynagrodzenia pracowników. Następnie system przelicza, ile godzin dany pracownik poświęcił na realizację konkretnych zadań ujętych w budżecie wykonawczym. Proces ten obejmuje wszystkich pracowników zaangażowanych w projekt. Dzięki temu system wylicza, ile czasu zajęło wykonanie poszczególnych zadań oraz jaki był ich koszt. Takie podejście umożliwia precyzyjne rozliczenie kosztów pracy w całym budżecie wykonawczym, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania projektem.
Analizy projektów
System Macrologic ERP oferuje szereg narzędzi do przeprowadzania analiz, które są niezwykle przydatne w zarządzaniu projektami. Najczęściej wykorzystywane analizy dotyczą zużycia zasobów, stanu prac, rentowności projektu oraz zaplanowanych wydatków.
Analiza zużycia zasobów
Ta analiza obejmuje wykorzystanie sprzętu i zasobów ludzkich w projekcie. Umożliwia porównanie planowanej liczby godzin pracy i faktycznie przepracowanych godzin oraz wykorzystanie zarezerwowanych zasobów. Zestawienie tych danych pozwala ocenić efektywność zarządzania zasobami oraz dostosować wskaźniki planowania dla przyszłych projektów. W przypadku materiałów dostępna jest karta limitowa, która porównuje ilości planowane, zakupione i pozostałe do wykorzystania.
Analiza rentowności
System Macrologic ERP oferuje narzędzia do bieżącej oceny rentowności projektów, umożliwiające szybkie reagowanie na przekroczenia budżetu. Użytkownicy mogą uzyskać informacje o szacowanym wyniku finansowym i zaplanowanych wydatkach. Po zakończeniu projektu możliwa jest ocena jego rentowności oraz identyfikacja czynników wpływających na odchylenia od założeń budżetowych. Analizy te pozwalają na monitorowanie poziomu kosztów i przychodów zarówno dla całego projektu, jak i jego poszczególnych etapów w określonych okresach.
Podsumowanie
System Macrologic ERP jest narzędziem dla firm budowlanych, wspierającym zarządzanie projektami na każdym etapie. Dzięki modułowi Projekty, przedsiębiorstwa mogą efektywnie planować harmonogramy, zarządzać zasobami i kontrolować koszty. System automatyzuje zamówienia materiałów, umożliwia precyzyjną ewidencję czasu pracy i usprawnia współpracę z podwykonawcami.
Elastyczne budżety wykonawcze można dostosowywać w trakcie realizacji projektów, co pozwala na bieżące reagowanie na zmiany i optymalizację procesów. Macrologic ERP zapewnia dokładne monitorowanie zużycia zasobów oraz analizę rentowności, pomagając zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
W efekcie, Macrologic ERP umożliwia firmom budowlanym realizację projektów bardziej efektywnie, terminowo i zgodnie z założonym budżetem, zwiększając ich konkurencyjność na rynku.
