Na naszych oczach postępuje proces cyfryzacji w gospodarce. W codziennym funkcjonowaniu firm i urzędów widać to doskonale na przykładzie wypierania tradycyjnych, papierowych dokumentów, ich elektronicznymi odpowiednikami.
Oczywiście, dzieje się to stopniowo już od dawna, ale pandemia ten proces przyspieszyła. Nic dziwnego, bo nie bez powodu zamieniamy papier na pliki elektroniczne! Wraz z papierem pozbywamy się wielu problemów, a zyskujemy kompleksowe podejście do firmowej dokumentacji, porządek i wygodę pracy oraz większą kontrola nad wydatkami. Sposobem na dokumenty bez papieru jest zastosowanie w pracy elektronicznego systemu obiegu dokumentów (SEOD).
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów to rozwiązanie ERP służące do kompleksowej obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Aplikacja pozwala na wygodny import dokumentów, procesowanie zapotrzebowania i faktur kosztowych, rejestrowanie i rozliczanie delegacji, a także procedowanie umów i ofert. Stosowane SEOD to cyfrowa transformacja biznesu na poziomie zarządzania dokumentami oraz automatyzacja powiązanych z nimi procesów. Krótko mówiąc, to usprawnienie pracy i oszczędność czasu. Jak to wygląda w praktyce? Pożegnaj 4 typowe problemy związane z dokumentacją papierową!
1. Koniec z bałaganem w dokumentach
Nieczytelne faktury? Zgubione załączniki do umowy? Brak kosztorysu w ofercie? Księgowa jest na urlopie, więc nie da się sprawdzić, czy faktury zostały na czas opłacone? A może pracownik jest na home office i chce złożyć wniosek o urlop?
Czy pytania wydają się znajome, a w firmie miewasz mailowo-papierowo-załącznikowy bałagan? W Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów poradzisz sobie z tym bez trudu. Uporządkujesz wszelką firmową dokumentację, maile, wnioski pracownicze czy faktury. W końcu zapanuje porządek, który przecież sprzyja efektywnej pracy!
Koniec z papierowymi dokumentami, drukowaniem i archiwizowaniem. Koniec z czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów i nieprzebraną ilością segregatorów z papierową dokumentacją!
OCR pomoże z resztkami
Nieocenionym rozwiązaniem oferowanym przez SEOD jest możliwość zarówno importu zeskanowanych już dokumentów papierowych, jak i import dokumentów elektronicznych. Dzięki zintegrowanej usłudze OCR (optycznego rozpoznawania znaków) system rozpoznaje i parametryzuje dane z importowanych dokumentów, m.in. kategoryzując je pod kątem terminów płatności czy kwoty do zapłaty).
2. Koniec z chaotycznymi procesami
Czy Twoi pracownicy biegają z dokumentami w ręku? Akceptacja urlopu trwa tak długo, że pracownikowi przepada rezerwacja wymarzonej wycieczki? Pracownicy mają problem z rozliczeniem delegacji? Nagle cały dział produkcji jest urlopie?
Wprowadzenie SEOD pozwoli organizacji na sprawną obsługę i zsynchronizowanie różnorodnych procesów, nawet tych angażujących kilku pracowników jednocześnie.
SEOD obsługuje:
- zapotrzebowania na zakup materiałów, surowców oraz usług generowanych w całym przedsiębiorstwie, przy czym zakupy te mogą być dowolnie kategoryzowane, w zależności od tego, jak przebiega dalsza ścieżka ich akceptacji i realizacji;
- faktury kosztowe, dzięki elektronicznej rejestracji faktur zakupowych spływających do firmy i ich natychmiastowym kierowaniu do akceptacji przez odpowiednich menedżerów;
- delegacje krajowe i zagraniczne, za sprawą tworzenia planów delegacji (użytkownik określa czas trwania i miejsce delegacji, wnioskuje o ewentualne zaliczki itp.), a następnie – ich sprawnego rozliczania (po odbyciu delegacji pracownik wprowadza faktyczny czas delegacji, łącznie z przerwami, a także faktycznie odbyte przejazdy i poniesione koszty). System, dzięki powiązaniu z modułem ERP Finanse i Księgowość automatycznie wylicza wysokości diet i zwrotów;
- oferty i umowy, które spływają do firmy. System pozwala na kontrolowanie ofert przez upoważnione osoby, a także na ich rejestrację i weryfikację przez dział prawny. Na podstawie zatwierdzonych dokumentów można następnie generować zlecenia fakturowania, które stanową podstawę do automatycznego generowania faktur sprzedażowych.
3. Koniec z niekontrolowanymi wydatkami i brakami w informacji
Firma zbyt dużo wydaje na delegacje? A może któryś dział generuje niepotrzebne zakupy? Wydatki rosną z miesiąca na miesiąc i nie wiesz, gdzie szukać oszczędności? A może akceptacja dokumentów trwa za długo i firma przekracza termin na oddanie projektu?
Dlaczego? Zapewnia pełną transparentność i kontrolę nad wydatkami. Wystarczy prześledzić całą ścieżkę obiegu i akceptacji każdego dokumentu w organizacji. Tym samym dokładnie widać, kto i jakie zapotrzebowania zakupowe zgłasza, jakie faktury kosztowe wygenerowano czy też kto zatwierdza konkretne dokumenty. Pozwala to również sprawdzać, czy pracownicy właściwie wywiązują się z obowiązków, a w firmie panuje sprawny przepływ informacji.
4. Koniec z zapomnianymi terminami i dokumentami
Straciłeś najlepszego klienta, bo przegapiliście termin oddania projektu? Pracownicy notorycznie zapominają o przygotowaniu ważnych dokumentów na spotkania? Przełożony zwleka z zatwierdzeniem dokumentów? Wniosek urlopowy czeka od tygodnia na zatwierdzenie przez przełożonego? A może księgowa zapomina zatwierdzić fakturę?
Tu także System Elektronicznego Obiegu Dokumentów przychodzi z pomocą. Oprócz digitalizacji dokumentów i cyfryzacji procesów, oferuje on także szereg przydatnych w codziennej pracy mechanizmów powiadamiania i przypominania o ważnych sprawach. Krótko mówiąc, jeśli jakiś dokument w SEOD czeka na obsługę – odpowiedni pracownik dostanie maila z powiadomieniem, smsa lub push na urządzeniu mobilnym.
Koniec to nowy początek
Koniec papieru to krok w przyszłość firmy. Elektroniczna obsługa dokumentów jest jednym z kluczowych obszarów cyfryzacji działalności przedsiębiorstwa. Usprawnienie administracji dokumentami z zastosowaniem SEOD oszczędza czas i pracochłonność, a także zwiększa kontrolę nad obiegiem dokumentów i wydatkami.
Co zyskuje firma, korzystając na codzień z dokumentów elektronicznych?
- łatwy import dokumentów odciąża pracowników, niwelując potrzebę czasochłonnego, ręcznego wprowadzania ich do systemu ERP;
- wygodny dostęp do systemu z dowolnego miejsca;
- powiadomienia i przypomnienia ułatwiają i przyspieszają pracę kadry menadżerskiej z dokumentami;
- możliwość kontroli nad dostępem do informacji (niepowołani użytkownicy nie mają dostępu do odpowiednich dokumentów);
- kontrola wydatków (np. zapotrzebowania);
- śledzenie obiegu dokumentów z przypisaniem osób odpowiedzialnych;
- wsparcie pracy rozproszonej, zarówno w przypadku firm wielooddziałowych, jak i pracy zdalnej.
