Ktoś zapyta – i po co było tak się spieszyć? Przecież wiadomo było, że przesuną termin. To prawda, było to wysoce prawdopodobne, mało tego… cieszę się z przesunięcia tego terminu. I choć wolniejsze tempo przygotowań mogłoby wydawać się rozsądne, to jednak wstrzymanie prac byłoby marnowaniem czasu i energii. Oczywiście, pojawia się pytanie: Na co dokładnie się przygotować? Skoro nie znamy jeszcze ostatecznej treści rozporządzeń ani daty ich wejścia w życie.
Aktualnie mamy idealny moment, aby zastosować uniwersalną zasadę rozwiązywania problemów: Jeśli nie wiemy, co zrobić, to robimy co wiemy. Przy okazji, przypomina mi się nasz nauczyciel matematyki (pozdrowienia dla Pana Zenona😊), który powtarzał nam to za każdym razem, gdy patrzyliśmy na tablicę i mówiliśmy, że jest za mało danych i tego nie da się rozwiązać.
Wykorzystajmy to, czego już się dowiedzieliśmy o naszym przedsiębiorstwie podczas przygotowań do KSeF. Na bazie naszych doświadczeń mogę stwierdzić, że każde przedsiębiorstwo zostało zmuszone do nowego spojrzenia na swoją szeroko rozumianą działalność. Przez pozorną analizę skupialiśmy się głównie na procesach związanych z wystawianiem faktur sprzedaży i rejestracją faktur zakupu. Niemniej jednak, faktura to tylko jeden element, a za nią kryją się obszary takie jak produkcja, logistyka, obsługa serwisowa, czy zarządzanie personelem.
Nie zamierzam zanudzać czytelnika szczegółowymi opisami poszczególnych przypadków. Zamiast tego, przedstawię najbardziej obiecujące kierunki działań, które omawialiśmy z przedsiębiorcami podczas analiz wdrożeniowych KSeF.
Elektroniczny obieg dokumentów zakupu
Korzystanie z rozwiązania jakim jest elektroniczny obiegu dokumentów zakupu wydaje się być naturalne, szczególnie gdy otrzymujemy kompletny zestaw informacji od dostawcy drogą elektroniczną.
Przesunięcie obowiązku KSeF daje firmom możliwość spokojnego wdrożenia odpowiedniego rozwiązania. W pierwszym podejściu zwykle staramy się odtworzyć obecne „ręczne” obiegi, co nie zawsze przekłada się na najefektywniejsze rozwiązanie. Bardziej szczegółowa analiza ścieżek akceptacji dokumentów pozwala często skrócić czas obiegu. To z kolei nie tylko odciąża pracowników zaangażowanych w ten proces, ale również przyspiesza księgowanie, usprawnia płatności i ułatwia księgowym zamknięcie miesiąca.
Warto podkreślić, że to tylko część korzyści płynących z tego rozwiązania.
Krótka historia o obiegu dokumentów w firmie, czyli jak z systemem ERP można zdigitalizować procesy
Elektroniczny obieg zapotrzebowań i kontrola budżetu
Zakupy biorą swój początek w zapotrzebowaniach, dlatego warto wprowadzić „elektroniczne porządki” w tej dziedzinie. Posiadając informacje o tym, kto złożył zapotrzebowanie i jakiego dostawcę wskazał w dokumencie, mamy jasność co do kierunku, w którym należy skierować otrzymaną fakturę.
Zapotrzebowanie stanowi nośnik wielu kluczowych informacji. W firmie mamy zazwyczaj ustalony budżet na zakupy, a akceptacja zapotrzebowania powoduje rezerwację konkretnej kwoty w określonym dziale, pionie produkcji lub rodzaju kosztów. Połączenie zapotrzebowania z fakturą zakupu (lub kilkoma fakturami) pozwala nam monitorować rzeczywiste wykorzystanie zarezerwowanego budżetu.
Zapewniam Państwa, że taki sposób rejestracji wykonania i porównywanie z planem są znacznie bardziej efektywne niż tradycyjne „przeciąganie” danych przez kolejne arkusze Excela. Dodatkowo, minimalizujemy ryzyko popełnienia błędów przy przepisywaniu wartości. Co więcej, nowe pozycje budżetowe, pojawiające się w ciągu roku, automatycznie są uwzględniane w raportach.
Moje obserwacje wskazują, że przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają realne korzyści płynące z regularnej kontroli budżetu i elastycznie go dostosowują do zmieniających się warunków na rynku.
Elektroniczny obieg wniosków zakupowych w systemie Softlab ERP
Zastosowanie e-commerce
Przy omawianiu budżetu, nie możemy zapominać o kluczowym aspekcie naszej działalności – o przychodach.
Faktura ustrukturyzowana to dokument, który zawiera uporządkowane dane. Dostarczając informacje w określonej formie, warto rozważyć szeroko zakres porządkowania danych od samego początku procesu.
Rozpocznijmy od zamówienia klienta. Gdy potencjalny nabywca składa zamówienie za pomocą dedykowanego formularza na stronie internetowej, proces ten już nie wymaga manualnego zaangażowania. Zamówienie trafia bezpośrednio do magazynu, tam zostaje przygotowana wysyłka. Kurier odbiera paczkę, faktura generuje się automatycznie, a system wysyła klientowi e-mail z numerem listu przewozowego.
Każda transakcja może prowadzić do dalszych działań. W miarę rosnącej ilości zakupów klienta konieczne staje się dostarczenie mu spersonalizowanej oferty z odpowiednio dopasowanymi produktami i obliczonym rabatem. Ponownie komputer korzysta z zapisanej historii zdarzeń w bazie danych. W przypadku reklamacji, zgłoszenia trafiają od razu do właściwego pracownika, w zależności od wybranego problemu w formularzu reklamacyjnym.
Chociaż dla wielu firm cyfryzacja pewnych etapów tych procesów nie jest nowością, często każdy dział posiada swój program komputerowy, korzysta z własnej terminologii i bazy danych. Mimo zaimplementowanych rozwiązań do wymiany danych, to nadal nie jest skonsolidowany zbiór, z którego można korzystać w dowolnym momencie, aby szybko generować potrzebne raporty do dalszej komunikacji z klientem czy celów zarządczych.
Inne obszary
Jeśli już rozpoczniemy proces „cyfrowego sprzątania”, warto zwrócić uwagę na inne działy, takie jak np. obszar HR. Dlaczego pracownik miałby dzwonić do działu kadr, aby dowiedzieć się, ile dni urlopu mu pozostało, czy jak kształtowały się jego zarobki w ostatnich miesiącach? Z łatwością mógłby skorzystać z przeglądarki internetowej, zalogować się z domu i uzyskać dostęp do tych informacji w Portalu HR.
Dodatkowo, jeśli odpowiednie informacje z działu produkcji są właściwie wprowadzane, wynagrodzenia mogą automatycznie „wpadać” do odpowiednich rubryk, umożliwiając nam monitorowanie rzeczywistego kosztu produkcji naszych produktów.
Wprawdzie odbiegłem od tematu KSeF, ale jest to związane z głównym obszarem głównym obszarem, którym zajmuje się nasza publikacja. Cyfryzacja może istotnie podnieść jakość danych kontrolingowych oraz usprawnić zarządzanie firmą.
