Cyfrowy obieg dokumentów w systemach ERP staje się standardem w obecnych czasach. Ogranicza on konieczność wykorzystania papieru, skraca czas potrzebny na realizację procesu ewidencji dokumentów, znacząco eliminuje liczbę popełnianych błędów oraz (co niezwykle istotne z zarządczego punktu widzenia) umożliwia szczegółową analizę stanu realizacji danego procesu. Dodatkowo stwarza świetne warunki dla skutecznej implementacji idei self service w odniesieniu do szerokiego grona pracowników organizacji.
System elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), dostępny w pakiecie z systemem Softlab ERP by Asseco, daje praktycznie wszystkim uprawnionym pracownikom firmy możliwość wprowadzania do systemu określonej kategorii wniosków/dokumentów, śledzenia stanu ich realizacji, a także (w przypadku kadry kierowniczej) realizacji procesu akceptacji. A wszystko to z możliwością dostępu do aplikacji w modelu Softlab Anywhere, umożliwiającym pracę z dowolnego miejsca i urządzenia (w biurze w aplikacji, zdalnie w przeglądarce HTML, a w terenie na wersji mobilnej w telefonie lub tablecie).
Cyfryzacja obiegu dokumentów daje szansę na nieograniczony rozwój przedsiębiorstw. W tym artykule omówimy jedną z funkcjonalności Portalu SEOD tj. możliwość wprowadzania i cyfrowego procesowania zapotrzebowań .
Jak działa funkcjonalność elektronicznych wniosków zakupowych?
Każdy z pracowników organizacji korzystającej z funkcjonalności SEOD (posiadający uprawnienia dostępowe) po zalogowaniu się do aplikacji może samodzielnie zgłosić zapotrzebowanie (na przykład na zakup określonego materiału, urządzenia, produktu, udział w szkoleniu, konferencji branżowej itp.) i wprowadzić do systemu specjalny wniosek.
W tym celu w menu systemu wybiera właściwy formularz, który następnie uzupełnia konkretnymi danymi, takimi jak: kategoria kosztu, data zakupu, dział – źródło kosztu, kwota zakupu, opis lub innymi danymi, których wymagalność została odpowiednio skonfigurowana. Nowy wniosek jest z automatu przypisany do wprowadzającego go pracownika i po jego wprowadzeniu do systemu zaczyna być cyfrowo procesowany – zgodnie ze zdefiniowaną w systemie ERP ścieżką akceptacji.
Dzięki natywnej integracji systemu Softlab ERP by Asseco z funkcjonalnością SEOD, ww. ścieżki akceptacji (specyficzne dla kategorii kosztu, poszczególnych działów organizacji, zajmowanego przez pracownika stanowiska, jego roli oraz uprawnień) zdefiniowane w centralnym systemie ERP są dostępne także z poziomu aplikacji Portal SEOD.
Rys.1 Okno edycyjne służące do wprowadzenia wniosku zakupowego w aplikacji Portal SEOD
Po wprowadzeniu danych w formularzu możemy wysłać dany wniosek do dalszego przetwarzania w systemie Softlab ERP. Zapotrzebowanie jest procesowane zgodnie ze zdefiniowaną dla danego pracownika ścieżką akceptacji. Dzięki wspomnianej wcześniej integracji systemów, wniosek przez cały czas jest dostępny w systemie Portal SEOD w przeglądzie wniosków złożonych przez danego pracownika, zaś ten może na bieżąco śledzić jego status. Co więcej, system sam przekazuje go do kolejnych osób odpowiedzialnych za jego akceptację, każdorazowo informując je o tym fakcie w automatycznie wysyłanych wiadomościach e-mail.
Rys.2 Okno służące do akceptacji wprowadzonego wniosku wraz ze statusem złożonych wniosków w aplikacji Portal SEOD
Warty podkreślenia jest fakt, że dzięki temu, iż moduł SEOD jest dostępny w technologii HTML, zarówno wprowadzanie wniosku, jego akceptacja na poszczególnych poziomach struktury organizacyjnej, jak i przegląd statusów realizacji złożonych wniosków, może odbywać się w aplikacji dostępnej w przeglądarce, działającej nie tylko na komputerze, ale również na urządzeniach mobilnych, w tym także telefonach typu smartphone.
Jeżeli wprowadzony przez pracownika wniosek zakupowy pozytywnie przejdzie całą ścieżkę akceptacji, osoba wprowadzająca uzyska w systemie stosowaną informację i dzięki temu będzie mogła przystąpić do realizacji zakupu.
Podobnie jak w przypadku akceptacji zapotrzebowania będzie on realizowany zgodnie ze zdefiniowaną w systemie Softlab ERP ścieżką akceptacji – w tym wypadku uwzględniającą nie tylko osoby na stanowiskach kierowniczych, odpowiedzialne za merytoryczną akceptację danego zapotrzebowania, ale także pracowników odpowiadających za ewidencję, dekretację oraz zaksięgowanie danego dokumentu, a więc na przykład pracowników sekretariatu czy działu księgowości.
Integracja aplikacji Portal SEOD z systemem Softlab ERP by Asseco
Tak jak zaznaczono powyżej, aplikacja Portal SEOD jest w pełni zintegrowana z systemem Softlab ERP by Asseco. Taka architektura rozwiązania umożliwia dwa niezwykle istotne działania:
- Po pierwsze: uprawnienia, ścieżki obiegu i akceptacji, limity zakupowe są w ramach danej organizacji definiowane na poziomie systemu centralnego, a więc Softlab ERP by Asseco, i na bieżąco odwzorowywane w aplikacji Portal SEOD. Zmiana ww. parametrów w systemie centralnym będzie automatycznie skutkowała zmianą analogicznych parametrów w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD).
- Po drugie: proces dekretacji akceptacji czy księgowania danego dokumentu może (w zależności od etapu lub funkcji odpowiedzialnego za jego realizację pracownika) być realizowany bądź w aplikacji Portal SEOD bądź bezpośrednio w systemie Softlab ERP by Asseco – w zależności od roli lub preferencji danego pracownika uczestniczącego w tym procesie.
Korzyści z zastosowania funkcjonalności cyfrowego obiegu zapotrzebowań zakupowych w aplikacji Portal SEOD
- Ograniczenie papieru w realizacji procesu obsługi zapotrzebowań zakupowych.
- Przyspieszenie czasu realizacji ww. procesu (praktycznie stuprocentowa eliminacja problemu „przetrzymania” danego wniosku), dzięki automatycznemu procesowi alarmowania użytkowników w systemie oraz dostępowi do stanu realizacji danego wniosku.
- Ograniczenie liczby pomyłek w realizacji procesu.
- Umożliwienie stałego dostępu (wszystkim osobom odpowiedzialnym za proces) do statusu danego zapotrzebowania oraz jego szczegółów.
- Umożliwienie realizacji procesu z wykorzystaniem systemu dostępnego w przeglądarce internetowej i na urządzeniach mobilnych (self service pracowniczy).
- Możliwość rozszerzenia zakresu budżetowania wydatków firmowych. Bieżący dostęp do danych odnośnie zapotrzebowań i wydatków danego pracownika/działu oraz (co w przyszłości będzie możliwe w kolejnych wersjach systemu) powiązania ich z przyznanym budżetem oraz jego realizacją.
