Pandemia koronawirusa wywołuje negatywne skutki w gospodarce. Wielu przedsiębiorców napotyka poważne problemy w prowadzeniu działalności i podejmują wiele inicjatyw, które mają za zadanie zapewnić im stabilność i ciągłość pracy. Jednym z elementów, które mogą im w tym pomóc jest podążanie w kierunku transformacji cyfrowej oraz maksymalnej automatyzacji zarówno software’owej jak i hardware’owej. Dzięki rozwiązaniom chmurowym czy pracy zdalnej pracodawcy mogą zachować pełną elastyczność w czasach kryzysu.

Jednak nie tylko samo przygotowanie organizacji od wewnątrz pozwoli na zapewnienie jej ciągłości funkcjonowania. Ważne jest odpowiednie przygotowanie nowych form współpracy również z dostawcami i klientami. Uporządkowanie procedur w tym zakresie w znaczący sposób ułatwi działanie w trudnych warunkach.

 

W jaki sposób ułożyć współpracę z dostawcami i klientami w czasie epidemii?

Wszyscy się zgodzą, że ilość bezpośrednich kontaktów uległa ograniczeniu. Firmy wprowadzają inne formy działania (praca zdalna), konferencje i spotkania z klientami odbywają się zdalnie. Kolejnym krokiem wydaje się minimalizacja dokumentów w formie papierowej.

Krok w kierunku digitalizacji wydaje się nieunikniony. Jednak przejście na taki model współpracy zewnętrznej musi uwzględniać pewne kroki.

1. Ustal sposób dystrybucji dokumentów.

Warto przede wszystkim ustalić formę dla dokumentów dotychczas przekazywanych papierowo. Poinformujmy współpracujących o tym, że zarówno oferty, faktury oraz pozostałe dokumenty będą trafiały do nich w postaci elektronicznej.

Sposób dystrybucji pozostaje dowolny: najczęściej wykorzystywana jest w tym celu poczta elektroniczna. Organizacje często korzystają również z portalów dedykowanych do współpracy z klientami i dostawcami. Tam zamieszczają różne dokumenty widoczne dopiero po zalogowaniu.

Rozwiązania ERP Asseco Business Solutions mogą zostać w tym zakresie rozbudowane o platformę BusinessLink, która wspiera komunikację pomiędzy organizacją a jej klientami. Za jej pośrednictwem udostępniane są dokumenty, które powinny trafić do kontrahentów (m.in. faktury, korekty czy inne załączniki do dokumentów). Dodatkowo odbiorcy dokumentów otrzymują informację o fakcie jego wystawienia w postaci wiadomości e-mail.

Portal internetowy BusinessLink umożliwia klientom dostęp do wszystkich wystawionych dla nich dokumentów, również tych archiwalnych. Daje również informację wystawcy o fakcie pobrania dokumentów, rejestrowanym automatycznie w systemie.

Systemy klasy ERP, z których generowane są dokumenty sprzedaży czy zakupu posiadają najczęściej mechanizmy pozwalające na ich przechowywanie w postaci elektronicznej. Rozwiązania Asseco Business Solutions również umożliwiają taką formę gromadzenia dokumentów, które są dostępne dla osób obsługujących ich ewidencję. Funkcjonalność ta dostępna jest m.in. w module Kontaktów, gdzie oprócz pełnej informacji o klientach dostępne są wysłane załączniki.

2. Wykorzystaj mechanizmy wymiany danych (EDI)

Dokumenty dotyczące zakupu zwykle dystrybuuje się w postaci zeskanowanych dokumentów lub też w formie pdf. Jednak stali dostawcy mogą korzystać z formatów EDI.

Format ten (Electronic Data Interchange) to nic innego jak wymiana dokumentów handlowych w postaci ustandaryzowanego komunikatu elektronicznego, pomiędzy systemami partnerów biznesowych.

Oczywiście ustalenie standardu komunikatów przesyłanych pomiędzy stronami jest pierwszym krokiem, ale warto podjąć ten wysiłek po to by wyeliminować błędy powstałe podczas ręcznej rejestracji dokumentów, zaoszczędzić czas, ale przede wszystkim wyeliminować papierowe dokumenty trafiające do naszej organizacji.

Wiele firm użytkujących oprogramowanie ERP Asseco Business Solutions korzysta z funkcjonalności EDI, co znacznie usprawnia ich działanie.

3. Krok w kierunku „biura bez papieru”

Wprowadzenie powyższych zmian to pierwszy krok w kierunku organizacji funkcjonującej bez obrotu dokumentami papierowymi. Korzyści, jakie niesie jego wykonanie są zapewne powszechnie znane, ale warto je podkreślić:

• ograniczenie kosztów związanych z generowaniem dokumentów w formie papierowej
• usprawnienie w obsłudze zarówno klientów, jak i dostawców
• lepsza ochrona dokumentów oraz danych
• łatwiejszy dostęp do dokumentów w formie elektronicznej
• wyższa efektywność pracy.

Jak widać możliwości jest bardzo wiele. Większość osób zarządzających oczekuje wysokich zysków finansowych i operacyjnych w krótkim czasie. Proces wprowadzania innowacji jest jednak procesem długofalowym i stabilnym. Wdrażanie innowacji wiąże się z podejmowaniem szybkich i odważnych decyzji na wielu szczeblach organizacji. Nie jest to łatwe zadanie, ale być może dziś jesteśmy w sytuacji, w której będzie to jedyna droga do przetrwania i budowania przewagi rynkowej.

Na innowacje wciąż nie jest za późno, więc powinniśmy rozważyć taką drogę rozwoju biznesu, ponieważ nie od dziś wiadomo, że lepiej jest być prekursorem niż podążać za innymi.