Czy część E akt osobowych musi być na stałe dodana do akt osobowych pracownika? Czy tylko wyniki badań potwierdzające spożycie alkoholu lub środków niedozwolonych przez pracownika powinny być przechowywane w jego aktach? Jakie kary grożą pracownikom za nietrzeźwość lub stawienie się w pracy pod wpływem niedozwolonych substancji?
Jeszcze rok temu prewencyjna kontrola trzeźwości mogła być przeprowadzana wyłącznie przez uprawnione do tego podmioty. Po ubiegłorocznej nowelizacji przepisów Kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), począwszy od 21 marca 2023 roku (wskutek wejścia w życie Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. z 2023 r. poz. 471), również pracodawcy mogą kontrolować pracowników pod kątem obecności w ich organizmie alkoholu i środków działających podobnie do niego (lista tych środków została określona w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, Dz.U. z 2023 r. poz. 317). Ta zmiana przysporzyła pracodawcom nowych obowiązków, na czele z koniecznością odnotowywania kontroli trzeźwości w aktach osobowych zatrudnianych osób. Co warto na ten temat wiedzieć?
Kogo uznaje się za nietrzeźwego?
Zgodnie z Ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu we krwi przekracza 0,5‰, lub w wydychanym powietrzu przekracza 0,25 mg na 1 dm3.
Gdzie i jak przechowywać informacje o kontroli trzeźwości?
Zgodnie z nowymi przepisami, informacje o kontroli i wynikach badań trzeźwości pracowników (przeprowadzonych przez pracodawcę lub uprawniony do tego organ, tj. policję lub straż gminną) należy przechowywać w części E akt osobowych (przed zmianą akta osobowe kończyły się na części „D”). Każda kontrola trzeźwości powinna zostać zarejestrowana w wydzielonych częściach akt, z odpowiednim numerowaniem (E1, E2, itd.) i w porządku chronologicznym.
Zarządzanie kapitałem ludzkim
Nasze systemy HR pozwalają ewidencjonować wyniki badań oraz kontroli.
Systemy HR by Asseco
Czy część E akt osobowych musi być na stałe dodana do akt osobowych pracownika? – Tak – wyjaśnia Monika Rosa, Główny Specjalista/Koordynator ds. płac i kadr w Grant Thornton. – Niezależnie od tego, czy pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, pracodawca powinien dodać w aktach osobowych część E – wyjaśnia ekspertka i dodaje, że akta osobowe powinny zawierać 5 części, aby były prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Z kolei w części „B” akt osobowych pracownika pracodawca powinien umieścić dowód poinformowania pracownika o tym, że może on podlegać kontroli trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Dokumenty te powinny potwierdzać wypełnienie obowiązku informacyjnego przez pracodawcę wobec pracownika (w tym wskazanie grupy lub grup pracowników objętych taką kontrolą oraz rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, a także czasu i częstotliwości jej przeprowadzania) – w postaci papierowej lub elektronicznej. W tej części akt pracodawcy przechowują także dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.
Jakie informacje dotyczące trzeźwości pracownika odnotować w aktach?
Dokumentacja dotycząca prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników powinna zawierać (zgodnie z § 1 pkt 1c rozporządzenia MRiPS z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej):
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).
W praktyce uwzględniane informacje w części E akt osobowych obejmują: datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik. Przepisy nie przewidują możliwości przetwarzania informacji o badaniu w przypadku, gdy jego wynik jest negatywny – czyli gdy badanie nie wykaże stanu nietrzeźwości ani stanu po użyciu niedozwolonych środków. W skrócie: wyników badań wskazujących, że pracownik jest trzeźwy, nie należy przechowywać w aktach pracowniczych.
UWAGA! W przypadku, gdy pracownik nie zgadza się z wynikami badania trzeźwości przeprowadzonego w firmie, ma prawo skorzystać z obowiązujących przepisów i wezwać policję, aby przeprowadziła niezależne badanie stanu trzeźwości za pomocą alkomatu lub poprzez badanie krwi (zgodnie z art. 221d § 5 Kodeksu pracy). Wówczas organ przeprowadzający badanie przekaże pracodawcy i badanemu pracownikowi informację w formie pisemnej obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. Jeśli dodatkowe badanie wykaże stężenie alkoholu w organizmie pracownika poniżej 0,2 promila, pracownik zachowa prawo do otrzymania wynagrodzenia za ten dzień. Wszystkie informacje dotyczące przeprowadzenia dodatkowego badania trzeźwości pracownika powinny zostać odpowiednio udokumentowane i dołączone do jego akt osobowych, w części E.
Okres przechowywania informacji i ich usuwanie
Informacje o badaniu trzeźwości powinny być przechowywane przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Jednakże:
- w przypadku zastosowania wobec pracownika kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje te informacje w aktach osobowych (w części D) do czasu uznania kary za niebyłą (zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy);
- jeśli okaże się, że informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu – a także adekwatnymi badaniami – mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa bądź wszczęciu postępowania, okres przechowywania omawianej dokumentacji ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia owego postępowania.
Po upływie ww. okresów pracodawca ma obowiązek usunąć informacje dot. ww. kontroli i badań z akt osobowych. Jak to zrobić? Resort pracy wyjaśnia: „w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.”
Budowa akt osobowych
A – Dokumentacja zgromadzona w trakcie procesu zatrudniania pracownika, obejmująca m.in. skierowania na badania okresowe lub kontrolne, orzeczenia lekarskie z poprzednich badań, a także oświadczenia i dokumenty takie jak ostatnie świadectwo ukończenia szkoły, kwestionariusz osobowy dla kandydata starającego się o pracę na określonym stanowisku, najnowsze świadectwo pracy, zaświadczenia o kwalifikacjach zawodowych, ukończone kursy i szkolenia itp.
B – Dokumenty związane bezpośrednio z zatrudnieniem pracownika, w tym dokumentacja dotycząca nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu, potwierdzenie zapoznania się z warunkami zatrudnienia i zasadami BHP oraz dotycząca odbytych szkoleń BHP czy obowiązującym regulaminem pracy.
C – Dokumentacja związana z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym na przykład kopia wydania świadectwa pracy, oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy o pracę lub jej wypowiedzenia, umowa o zakazie konkurencji (jeśli została zawarta), informacje o zajęciach komorniczych wynagrodzenia pracownika itd.
D – Dokumenty związane z pisemnym ukaraniem pracownika (z datami wygaśnięcia kar), ew. pisemny sprzeciw pracownika wobec nałożonej kary/kar, dokumenty związane z działalnością związku zawodowego, do którego pracownik należy.
E – Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub badaniami na obecność w jego organizmie środków o działaniu podobnym do alkoholu.
Wysokość kar finansowych dla nietrzeźwych pracowników
Art. 108 §2 Kodeksu pracy precyzuje sytuacje, w których pracodawca może zastosować odpowiedzialność finansową względem pracownika:
„Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy — pracodawca może również stosować karę pieniężną.”
Zgodnie z art. 108 §3 Kodeksu pracy, wysokość kary pieniężnej nie może być dowolna:
„Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3.”
Wpływy z kar pieniężnych, według obowiązujących przepisów, powinny zostać przeznaczone na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ten artykuł powstał we współpracy z Grant Thornton.
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie, obecnej w 140 krajach. W Polsce działa od 30 lat, a zespół około 1000 pracowników wspiera Klientów w takich obszarach jak podatki, rachunkowości czy kadr i płac.
