Przepisy dotyczące grupy VAT weszły w życie z początkiem 2023 r. Grupę VAT mogą utworzyć podmioty spełniające określone warunki i w odpowiedni sposób ze sobą powiązane. Jest to rozwiązanie skierowane do podatników VAT posiadających siedzibę na terytorium Polski, natomiast podmioty zagraniczne mogą przystąpić do grupy VAT jedynie wówczas, gdy posiadają w Polsce oddział. Utworzenie grupy VAT zapewnia neutralność w zakresie transakcji pomiędzy członkami tej samej grupy VAT.
Kto może utworzyć Grupę VAT?
Grupę VAT może utworzyć co najmniej dwóch lub więcej podatników VAT powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie. Wszystkie powiązania muszą być spełnione łącznie w momencie utworzenia grupy oraz nieprzerwanie przez okres, w jakim grupa ta posiada status podatnika.
Powiązania finansowe występują jeżeli jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym, lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, bądź też ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy.
O powiązaniach ekonomicznych mówimy, gdy przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter lub rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne, albo członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT.
Z kolei powiązania organizacyjne występują, gdy podmioty prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, znajdują się pod wspólnym kierownictwem, bądź też organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.
Jak założyć grupę VAT w kilku krokach?
- Krok 1. Wytypuj podmioty i dokonaj analizy mającej na celu potwierdzenie spełnienia wszystkich warunków (powiązań) utworzenia Grupy VAT.
- Krok 2. Wybierz przedstawiciela Grupy VAT.
- Krok 3. Opracuj metodologię i zasady rozliczania VAT, dokumentowania transakcji wewnątrz i na zewnątrz Grupy VAT, sposobu rozliczeń zdarzeń mających miejsce przed jej powstaniem, zdarzeń zachodzących w toku jej funkcjonowania oraz zasad rozliczeń w związku z utratą przez Grupę VAT statusu podatnika VAT.
- Krok 4. Dostosuj systemy IT.
- Krok 5. Sporządź umowę Grupy VAT oraz pismo przewodnie dla urzędu skarbowego potwierdzające spełnienie wszystkich warunków dotyczących powiązań pomiędzy uczestnikami Grupy VAT.
- Krok 6. Dokonaj rejestracji Grupy VAT, składając również umowę wraz z pismem przewodnim do właściwego dla przedstawiciela Grupy VAT Urzędu Skarbowego.
Korzyści związane z utworzeniem grupy VAT
Wśród zalet utworzenia grupy VAT należy w pierwszej kolejności wymienić potencjalne oszczędności dla podatnika. W transakcjach realizowanych pomiędzy członkami tej samej grupy nie występuje opodatkowanie podatkiem VAT czynności (sprzedaży). Co więcej, dla tych transakcji nie należy naliczać podatku należnego ani odliczać naliczonego, a co za tym idzie, zniknie konieczność wyodrębniania tego typu operacji handlowych w jednolitych plikach kontrolnych (JPK) podmiotów wchodzących w skład grupy. Dowodami przeprowadzania wewnątrzgrupowych transakcji będą noty księgowe.
Kolejną zaletą jest poprawa płynności finansowej grupy. Dzięki możliwości elastycznego zarządzania podatkiem naliczonym, efektywniejsze stają się przepływy pieniężne (cash–flow) w grupie. Przykładowo, jeśli dany podmiot był przed przystąpieniem do grupy podatnikiem, który regularnie miał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, to wówczas musiał oczekiwać na zwrot VAT – standardowo do 60 dni. Jeśli podmiot ten wejdzie do grupy, która jako całość wykazuje nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym, to wówczas ten podatek wykazywany wcześniej jako VAT do zwrotu będzie „na bieżąco” uwzględniany w rozliczeniach grupy.
Uproszczeniu ulegają także rozliczenia na gruncie podatku VAT. Ponieważ obroty w ramach grupy nie podlegają VAT i nie są dokumentowane fakturami, to przestaje również obowiązywać konieczność stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment), czy weryfikacji kontrahenta w wykazie podatników. Grupa VAT będzie składać jeden zbiorczy plik JPK_VAT z deklaracją.
Wśród korzyści administracyjnych należy wskazać przede wszystkim zmniejszenie ilości transakcji podlegających zaraportowaniu oraz udokumentowaniu.
Problemy praktyczne przy tworzeniu grupy VAT
Największe ryzyko w przypadku grupy VAT związane jest z ewentualnym przyjęciem przez organ podatkowy, że w trakcie trwania grupy przestała ona spełniać przesłanki do jej uznania za podatnika. Przypominamy, że wymienione wcześniej powiązania finansowe, ekonomiczne i organizacyjne muszą trwać przez cały okres istnienia grupy, gdyż organ może wyrejestrować grupę jako czynnego podatnika VAT, w przypadku niespełnienia obligatoryjnych warunków. Grupa VAT traci wówczas status podatnika z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia tych zmian.
Należy również pamiętać, że grupę mogą utworzyć podmioty dokonujące sprzedaży podlegającej VAT, zwolnionej z podatku oraz niepodlegającej opodatkowaniu, odliczające VAT przy zastosowaniu proporcji.
Warto zatem rozważyć utworzenie grupy VAT, ale przed jej zarejestrowaniem należy opracować zasady rozliczania VAT i dokumentowania transakcji wewnątrz i na zewnątrz grupy VAT, sposobu rozliczeń zdarzeń mających miejsce przed jej powstaniem, zdarzeń zachodzących w toku jej funkcjonowania oraz zasad rozliczeń w związku z utratą przez grupę statusu podatnika VAT.
Więcej o aspektach praktycznych utworzenia Grupy VAT: Grupa VAT – jak ją utworzyć? Na co zwrócić uwagę?
Ten artykuł powstał we współpracy z Grant Thornton.
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie, obecnej w 140 krajach. W Polsce działa od 30 lat, a zespół około 1000 pracowników wspiera Klientów w takich obszarach jak podatki, rachunkowości czy kadr i płac.
