Elektroniczny obieg dokumentów i automatyzacja back office doskonale sprawdzają się zarówno w finansach i księgowości, jak i przy załatwianiu spraw pracowniczych. Efekty wdrożenia SEOD (System Elektronicznego Obiegu Dokumentów) i Portalu HR by Asseco zobaczysz natychmiastowo.
Back office w chmurze – dostępny i bezpieczny
Wszystkie omawiane w artykule usługi są dostępne w chmurze obliczeniowej Business Cloud. SEOD, Portal HR czy podpis elektroniczny SimplySign są aplikacjami mobilnymi. Obsługa dokumentów w chmurze daje 3 warte uwagi korzyści:
- możliwość pracy spoza biura – wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do internetu i przeglądarką, aby z dowolnego miejsca na świecie zalogować się w SEOD czy Portalu HR;
- pełna dostępność w trybie 24/7/365 – Twoi klienci i pracownicy mogą w najbardziej odpowiednim dla siebie czasie wejść do sieci, aby zgłosić zapotrzebowanie, potwierdzić zakup, przygotować wniosek o podwyżkę czy podpisać aneks do umowy;
- najwyższy poziom bezpieczeństwa – Twoje dokumenty w są chronione przy użyciu najlepszych dostępnych na rynku systemów zabezpieczeń.
SEOD automatyzuje obsługę delegacji, umów, faktur
Digitalizacja i przejście na tryb paperless pozwala zautomatyzować obsługę różnorodnych dokumentów na wszystkich etapach obiegu. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) oferowany przez Asseco BS optymalizuje przepływ faktur, delegacji, zapotrzebowań, a nawet umów B2B, które możesz podpisać za pomocą podpisu elektronicznego SimplySign.
Obieg dokumentu w SEOD na przykładzie zapotrzebowania
Obsługa zapotrzebowań w SEOD jest intuicyjna, a proces załatwiania sprawy przebiega szybko i sprawnie:
- wniosek – pracownicy sami składają zapotrzebowania, bez angażowania menedżerów czy działu księgowości;
- ścieżka akceptacji – gdy pracownik złoży zapotrzebowanie, SEOD sprawdza kategorię zakupu i automatycznie wyznacza ścieżkę akceptacji, np.: wstępna akceptacja, akceptacja przełożonego, wycena zapotrzebowania, akceptacja kosztów;
- realizacja zakupu – po przebyciu ścieżki akceptacji zatwierdzony wniosek trafia do działu zakupów.
W tradycyjnie prowadzonych biurach obsługa zapotrzebowania polega na przenoszeniu papierowego wniosku od jednej osoby decyzyjnej do następnej. Gdy obieg zapotrzebowania jest bardziej skomplikowany, często pomiędzy złożeniem wniosku a zakupem dokument przechodzi wiele szczebli akceptacji i oceny. Często pracownik gubi się w formalnościach, musi sam ustalać, do kogo i w jakiej kolejności powinien udać się z wnioskiem.
Centrum akceptacji – wszystkie dokumenty w jednym miejscu
SEOD wysyła na bieżąco powiadomienia do osób uczestniczących w obiegu dokumentów. Na przykład w chwili, gdy pracownik wysyła zapotrzebowanie do akceptacji, odpowiedni menedżer otrzymuje powiadomienie. Może je zaakceptować (lub nie) i dokument zostaje przesłany do następnej osoby na ścieżce akceptacji.
Jeżeli z jakichś powodów odwlecze decyzję, dokument trafia do Centrum Akceptacji. To jeden z ważniejszych elementów systemu SEOD. Znajdziesz w nim wszystkie dokumenty, które wymagają Twojego działania – zatwierdzenia, odrzucenia, oceny, uzupełnienia danych. System tak długo będzie wysyłał przypomnienia, aż sprawa zostanie załatwiona.
Ścieżka faktury zakupowej
Efektem zrealizowanego zapotrzebowania jest faktura zakupowa. Jej obieg nie należy do skomplikowanych:
- automatyczna rejestracja w systemie,
- parowanie faktury z zapotrzebowaniem,
- opis – to zadanie menedżera, ale możesz je też powierzyć inteligentnej usłudze z pakietu Genius, które samodzielnie określa np. rodzaj i miejsca powstawania kosztów.
Opisany obieg dokumentów może mieć różne etapy w przypadku umów, delegacji czy faktur. Jednak istota działania SEOD jest identyczna: uczestnicy procesu wykonują swoje zadania cząstkowe, a system dba o sprawny obieg informacji i przepływ dokumentów.
Samoobsługowy Portal HR
Digitalizacja, paperless i automatyzacja procesów umożliwiają generalną zmianę w sposobach prowadzenia spraw pracowniczych. Portal HR oferowany przez Asseco BS zmienia od podstaw sposób obiegu informacji. Pracownik samodzielnie składa wnioski w portalu HR, sprawdza wysokość i składniki wynagrodzenia, przegląda dostępne benefity. Po zalogowaniu do portalu uzyska informację na temat liczby nieobecności czy pozostałych do wykorzystania dni urlopowych.
Profil pracowniczy jest samoobsługowy – nie wymaga zaangażowania działu HR. Każda zatrudniona osoba ma wszystkie dostępne w systemie informacje na swój temat w jednym miejscu. Można z nich korzystać w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.
Portal HR to wygodne narzędzie nie tylko z punktu widzenia pracownika. Poza obsługą wniosków doskonale sprawdza się przy dystrybucji informacji. Pracownik HR może jednym kliknięciem rozesłać komunikat do wszystkich pracowników, do jednego działu, do wybranych grup i konkretnych osób.
Bezproblemowa jest także obsługa wniosków menedżerskich. Wniosek o podwyżkę czy przyznanie premii pracownikowi jest rozpatrywany bardzo podobnie jak wnioski pracownicze. Sprawny obieg informacji podnosi jakość decyzji kadry zarządzającej.
Najważniejsze korzyści z digitalizacji i automatyzacji back office
Digitalizacja i automatyzacja back office przekłada się na szereg istotnych korzyści:
- optymalizacja procesów – automatyczne wyznaczanie ścieżek akceptacji, generowane przez system powiadomienia i przypomnienia pozwalają przyspieszyć procesy załatwiania spraw;
- oszczędności – spadają koszty administracyjne, bo większość żmudnych procedur przejmuje system, a pracownicy back office stają się wydajniejsi;
- kontrola kosztów – bieżący wgląd w wydatki pozwala na racjonalne i efektywne planowanie zakupów;
- dostępność zawsze i wszędzie – możesz obsługiwać dokumenty o dowolnej porze i z dowolnego miejsca, co doskonale sprawdza się w firmach stosujących model pracy rozproszonej;
- skuteczna komunikacja – mobilność i łatwa dostępność systemów chmurowych zapewniają doskonały obieg informacji w firmie;
- bezpieczeństwo danych – obsługa dokumentów w chmurze jest gwarancją, że nie utracisz danych osobowych i strategicznych dokumentów biznesowych.
Już dzisiaj możesz zrobić pierwszy krok w stronę innowacyjnego, w pełni elektronicznego back office’u. SEOD i Portal HR podniosą obsługę dokumentów na wyższy poziom wydajności i bezpieczeństwa.
