Kto ma informacje, ten ma władzę. W tej potocznej mądrości kryje się istota zarządzania informacją, a także wiedzą i danymi. Na potrzeby biznesu można posłużyć się parafrazą: kto ma informacje, ten ma przewagę. Dostęp do źródeł i właściwy system zarządzania obiegiem informacji pozwala wyprzedzać konkurencję na lokalnym i globalnym rynku.
Czym jest zarządzanie informacją?
Informacja jest podstawowym sposobem pozyskiwania wiedzy o rzeczywistości – zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej. Zarządzanie informacją obejmuje kilka różnych procesów:
- tworzenie – informacja jest efektem przetwarzania danych: w wyniku operacji intelektualnych (obserwacja, analiza) można określić ich istotę i znaczenie;
- organizowanie – porządkowanie i nadawanie struktury informacjom, aby stały się bardziej czytelne i użyteczne;
- zapis i magazynowanie – informacje wymagają nośników, na których mogą być przechowywane w sposób analogowy (obecnie niemal wyłącznie druk) lub cyfrowy (w postaci plików elektronicznych);
- dystrybucja – zaplanowane w czasie dostarczanie wybranych informacji do odpowiednich instytucji, organizacji, zespołów i konkretnych osób;
- wykorzystanie – użycie informacji w procesie podejmowania decyzji, które skutkują określonymi zmianami w rzeczywistości.
Na czym polega zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie?
Zarządzanie informacją w firmie ma szczególny charakter. Jego celem nie jest podnoszenie ogólnej wiedzy, lecz realizacja czterech podstawowych funkcji zarządzania każdą organizacją, w tym także biznesową:
- planowanie – informacje są podstawą planowania działalności biznesowej, czyli przekładania wytyczonych celów i przyjętych strategii na konkretne działania (czynności fizyczne);
- organizowanie – do ustalenia realnego planu wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa niezbędne są informacje o posiadanym kapitale finansowym, rzeczowym i zasobach ludzkich;
- przewodzenie – struktura praw dostępu do informacji odzwierciedla strukturę przywództwa (władzy) w organizacji biznesowej;
- kontrolowanie – controlling w przedsiębiorstwie to nie tylko podsumowanie i ocena wykonania poszczególnych zadań po ich zakończeniu, lecz również kontrola bieżąca procesów planowania i organizowania, do której konieczne są aktualne, zbierane na bieżąco informacje.
Informacja ma decydujący wpływ na proces decyzyjny na wszystkich poziomach działalności biznesowej. Dlatego nie będzie przesadą stwierdzenie, że efektywne zarządzanie nie jest możliwe bez informacji na temat procesów wewnętrznych i zachodzących w otoczeniu organizacji – społecznym, prawnym, ekonomicznym, politycznym czy kulturowym.
Czy możliwe jest efektywne zarządzanie informacją bez elektronicznego obiegu dokumentów?
Systemy ERP nie pojawiły się znikąd. Nie są też wynalazkiem doby powszechnej cyfryzacji. Już w 1913 r. amerykański inżynier Ford Whitman Harris opracował analogowy (papierowy) system planowania produkcji EOQ (ang. Economic Order Quantity)[i]. Koncepcje Harrisa nie spotkały się z entuzjastycznym przyjęciem. Do ich ponownego „odkrycia” doszło pod koniec lat 80. XX w., gdy pojawiły się możliwości tworzenia cyfrowych systemów zarządzania obiegiem informacji.
Obecnie zarządzanie informacją w firmie przy użyciu telefonu, maila i spotkań zespołów roboczych jest nie tylko możliwe, lecz stosowane, jednak głównie w małych organizacjach. W firmie liczącej kilkudziesięciu pracowników może to być bardzo uciążliwe i nieefektywne – szczególnie wtedy, gdy stanowiska pracy znajdują się na różnych piętrach, w różnych budynkach. W przypadku firm, które zatrudniają kilkuset pracowników i mają przedstawicielstwa w różnych miastach, państwach czy kontynentach, tylko cyfryzacja umożliwia sprawne zarządzanie informacją. Elektroniczny obieg dokumentów to szybkość, efektywność i niskie koszty obsługi.
System ERP – centrum zarządzania informacją w firmie
Im większa jest organizacja, tym więcej danych wytwarza. W efekcie sprawne zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie nabiera coraz większego znaczenia. Trudno sobie wyobrazić rozwój firmy w dzisiejszych realiach rynkowych bez sprawnego obiegu informacji. Nieocenioną pomocą w tym wypadku są systemy ERP.
Co powinien posiadać nowoczesny system ERP?
Na rynku działa wielu producentów i dostawców oprogramowania dla firm. Czym powinien charakteryzować się system, który dostosowany jest do obecnych realiów i ich dynamiki? Omówmy to zagadnienie na przykładzie systemów ERP od Asseco:
- pełna integracja danych – wszystkie działy firmy korzystają w czasie z jednej bazy danych, co zapewnia pełną spójność informacji, brak opóźnień w przepływie danych i problemów z kompatybilnością plików (co jest częstą bolączką systemów modułowych);
- optymalne dopasowanie do potrzeb – system jest „szyty na miarę” kluczowych potrzeb Twojej organizacji, ergonomiczny i komfortowy w codziennej eksploatacji;
- kompletne środowisko – do zarządzania magazynami, dla działów HR, do prowadzenia księgowości i rozwijania działań e-commerce, itd.;
- duży zakres konfigurowalności – zaawansowane oprogramowanie Asseco ma rozwinięte opcje (konfiguracji), dzięki czemu umożliwia rozszerzanie funkcjonalności systemu ERP bez wprowadzania zmian na poziomie kodu źródłowego;
- nowoczesne rozwiązania – systemy Asseco stale ewoluują, implementują nowe trendy i odpowiadają na potrzeby klientów, dzięki czemu masz pewność, że posługujesz się najnowocześniejszymi, najbardziej efektywnymi narzędziami dostępnymi na rynku.
Rola sztucznej inteligencji w zarządzaniu informacją
Sprawny system zarządzania obiegiem informacji zakłada, że dane dostarczane są do odpowiednich osób, dokumenty nie czekają wiele dni na akceptację, a terminy różnych płatności czy zleceń nie są przekraczane. Co więcej, by informacje były użyteczne – określone dane powinny mieć odpowiednią formę oraz strukturę. W tradycyjnym podejściu odpowiada za to cały szereg osób, co może rodzić błędy i przeoczenia. W przypadku systemów ERP od Asseco te obowiązki w pewnym stopniu już spoczywają na sztucznej inteligencji.
Najbardziej zaawansowane systemy ERP wykorzystują uczenie maszynowe, które pozwala automatyzować skomplikowane procesy. Przykładem zastosowania AI w zarządzaniu informacją biznesową są rozwiązania proponowane przez Asseco. Algorytmy sztucznej inteligencji m.in. udzielają podpowiedzi kontekstowych (wynikających z aktualnie realizowanych zadań i procesów, w których uczestniczysz), dostarczają analiz i prognoz, dopasowują samodzielnie interfejs do indywidualnych potrzeb konkretnego użytkownika, dostarczają na żądanie niezbędne informacje i pilnują terminowości wykonania zadań.
Efektywny system zarządzania informacją – korzyści
Wdrożenie systemu ERP nie jest celem samym w sobie. Sukcesem jest wtedy, gdy przynosi realne usprawnienie procesu zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. Zmiana jakościowa i związane z nią korzyści dotyczą kluczowych obszarów działalności biznesowej:
- zwiększenie wydajności – wszystkie istotne dane biznesowe znajdują się w jednej bazie, są łatwo i zawsze dostępne, co usprawnia procesy zarządzania i poprawia wydajność kluczowych działów w firmie: finansowego i księgowego, hr, sprzedaży;
- zmniejszenie ryzyka błędów – automatyzacja procesów oznacza przyspieszenie z jednoczesnym wykluczeniem możliwości popełnienia typowo „ludzkich” błędów, które wynikają z dekoncentracji, zmęczenia czy silnych emocji;
- zwiększenie wartości analiz i szybkości raportowania – analityka oparta na precyzyjnych danych ze wszystkich działów w firmie ma realną wartość (odzwierciedla faktyczny i aktualny stan organizacji), a raporty są generowane błyskawicznie – na żądanie;
- skuteczniejsza kontrola – bieżący monitoring wszystkich procesów w firmie pozwala na ich realną kontrolę i szybkie reagowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, co ma szczególne znaczenie w przypadku wydatków;
- większa liczba trafnych decyzji biznesowych – zarządzanie na podstawie danych (a nie np. „intuicji”) zwiększa znacząco odsetek zakończonych sukcesem decyzji biznesowych;
- wzrost bezpieczeństwa informacji – zarządzanie daje większą kontrolę nad dystrybucją, a co za tym idzie nad bezpieczeństwem informacji biznesowych: maleje ryzyko „wycieku” lub utraty wrażliwych danych firmy, jej kontrahentów i klientów;
- podniesienie jakości obsługi klienta – przyspieszenie załatwiania spraw, wykluczenie błędów i gwarancja bezpieczeństwa informacji ułatwiają zdobywanie zaufania klientów i nawiązywanie trwałych, partnerskich relacji.
Efektywne zarządzanie informacją pozwala optymalizować procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Dzięki temu możesz tworzyć nowoczesne, oparte na analizie danych, efektywne i oszczędne modele biznesowe. Wykorzystując potencjał zarządzania informacją, zbudujesz trwałą przewagę konkurencyjną.
[i] https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/opre.38.6.937
