Zbliża się dzień, w którym każda firma, każde przedsiębiorstwo będące czynnym podatnikiem VAT, będzie musiało wystawić pierwszą e-Fakturę w środowisku produkcyjnym platformy KSeF. Wysłanie pierwszych kilku e-Faktur będzie zapewne związane z pewnymi emocjami, ponieważ na tym środowisku można wystawiać tylko rzeczywiste e-Faktury. Co, jeśli coś pójdzie nie tak? Nie wystawimy faktury sprzedaży, środki finansowe za dokonaną sprzedaż nie wpłyną w planowanym terminie na rachunek bankowy….
Zacznij, zanim to będzie obowiązkowe
Aby zminimalizować ewentualne emocje wiążące się z wystawieniem tej pierwszej e-Faktury, warto rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych dużo wcześniej, niż stanie się to obowiązkowe. W niemalże wszystkich naszych dotychczasowych publikacjach i webinariach dotyczących KSeF żywo zachęcaliśmy do jak najwcześniejszego wejścia w ten temat i rozpoczęcia odpowiednich przygotowań. Obecnie istnieje możliwość opcjonalnego korzystania z KSeF, co oznacza, że obsługę KSeF w firmie można dokładnie zaplanować i spokojnie rozpocząć proces jego wdrażania.
Testuj, dopóki KSeF jest dobrowolny
Okres od 1 stycznia 2022 roku do 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT mogą potraktować jako wprowadzenie do KSeF i za pomocą KSeF wystawiać faktury na przykład dotyczące jednego typu transakcji lub dokumentujące dostawy na rzecz jednego z kontrahentów. Pozostałe faktury można nadal wystawiać metodami tradycyjnymi. Należy jednak pamiętać, że jeżeli odbiorca tych faktur nie wyraził odpowiedniej zgody na odbieranie ich z KSeF, to do 1 lipca 2024 roku trzeba mu je dostarczyć tradycyjnymi metodami. Pomogą w tym systemy ERP dostarczane przez Asseco BS, ponieważ dla podatników, dla których w systemie nie została zarejestrowana taka zgoda, program automatycznie przygotuje fakturę w postaci elektronicznej (np. w formacie PDF) i wyśle na wskazany adres e-mail.
Czym się różni faktura od e-Faktury?
Praktycznie, po odpowiednim przygotowaniu systemu ERP, obsługa elektronicznego fakturowania niczym nie różni się od dotychczasowego wystawiania faktur. Jeżeli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany, można działać na zasadzie set and forget.
System zadba o prawidłowe uzupełnienie wymaganych pól w ustrukturyzowanych plikach e-Faktury, niezależnie od tego, jaki będzie obowiązywał schemat, a przed wysłaniem do KSeF zwaliduje (porówna) jej poprawność z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD. Pytanie „Jak wysyłać e-Faktury?” w tym przypadku dotyczy zaplanowania bezpiecznego rozpoczęcia tego okresu wprowadzającego, ponieważ – przypomnijmy – będą wysyłane rzeczywiste dokumenty sprzedaży firmy.
Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF?
Odpowiedź jest prosta: w sposób przemyślany, bezpieczny i zaplanowany.
- Należy rozpocząć od wystawienia pierwszej faktury, na przykład dla zaprzyjaźnionych kontrahentów.
- Odebrać pierwsze faktury z KSeF.
Metody muszą zostać dostosowane do specyfiki swojej firmy i rodzaju wystawianych faktur.
Kilka z przykładowych scenariuszy opisaliśmy w artykułach:
Dlaczego nie warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem wysyłki faktur do KSeF?
Jako dostawca oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem możemy poddać pod rozwagę kilka sugestii:
- Warto zweryfikować procesy sprzedaży i zakupu oraz procesy obsługi dokumentów powiązanych z fakturami.
- Należy sprawdzić, czy system ERP rejestruje wszystkie dane niezbędne do wystawiania e-Faktur.
- Rekomendujemy przygotowanie procesów automatyzujących odbieranie i wysyłkę faktur. Ograniczy to koszty i ewentualne pomyłki w obsłudze dokumentów.
Co zrobić, kiedy w systemie ERP pojawi się pierwsza faktura z KSeF?
Rekomendujemy, aby po wystawieniu pierwszej faktury w KSeF stopniowo zwiększać liczbę wystawianych faktur elektronicznych.
Warto przetestować specyficzne rodzaje transakcji, czyli różne typy dokumentów.
Równolegle, już w czasie pierwszych testów i wystawiania faktur w KSeF, zalecamy skorzystanie z usługi Businesscheck kontrola e-Faktur. To nowa usługa, która na podstawie formuł kontrolnych na bieżąco weryfikuje poprawność danych w e-Fakturze, w tym również jej zgodność z przepisami ustawy o VAT. Wskutek kontroli mogą zostać na przykład wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielonej płatności.
Kontrola e-Faktury odbywa się przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wysyłka dokumentów do KSeF zostanie automatycznie wstrzymana, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie (zmieni się status dokumentu, a dodatkowo wyświetli się komunikat lub też zostanie wysłana wiadomość e-mail).
Jak zminimalizować ryzyko błędów oraz poziom stresu związany z wdrożeniem KSeF?
