Jak nowoczesne podejście wpływa na dotychczas żmudne i skomplikowane procesy kadrowe? Sprawdźmy, jak wygląda typowy proces obsługi wniosków urlopowych przy użyciu portalu pracowniczego.

Czy Twoja firma potrzebuje portalu pracowniczego?

Czas na konkrety

Rozważania z poprzedniego artykułu wskazują na korzyści wynikające z wdrożenia portalu pracowniczego. Znając je, przejdźmy do konkretów. Przeanalizujmy tylko jeden, stosunkowo nieskomplikowany i typowy proces, realizowany w obszarze kadr i płac: obsługę wniosków urlopowych.

Przyjrzymy się, jak ten proces może być realizowany w sposób tradycyjny w firmie, która posiada dosyć rozbudowaną strukturę organizacyjną. Przyjmijmy, że obsługa wniosków urlopowych składa się z trzech głównych etapów.

• Wypełnienie i złożenie wniosku przez pracownika.
• Akceptacja wniosku przez przełożonego i przesłanie go do działu HR.
• Wprowadzenie zaakceptowanego urlopu do systemu kadrowego.

Po stronie pracownika

Po pierwsze: wstępne ustalenia

Zajmijmy się etapem numer jeden, a więc złożeniem wniosku przez pracownika. Co powinien zrobić najpierw? Ustalić, jaki przysługuje mu obecnie limit urlopowy. Może to zrobić na kilka sposobów:  pójść, zadzwonić lub wysłać maila do działu kadr; poszukać w otrzymywanych raportach okresowych lub własnych plikach xls; poprosić bezpośredniego przełożonego, żeby to ustalił, albo, po prostu, zaryzykować i złożyć wniosek bez sprawdzania limitu. Każde z zaprezentowanych powyżej podejść generuje szereg problemów dla organizacji.

Wypełnienie wniosku

Przyjmijmy, że nasz pracownik ustalił stan dostępnego mu limitu urlopowego. Co dzieje się dalej? Teraz wniosek trzeba znaleźć lub wydrukować, a następnie wypełnić. I tu pojawiają się kolejne problemy. Skąd mam wziąć aktualny wzór wniosku? Czy mam go znaleźć w intranecie? Czy udać się po niego do przełożonego, a może do działu HR? Jak poprawnie wypełnić właściwy wniosek? Ustalić, ile godzin/dni znajdzie się we wnioskowanym okresie, w stosunku do obowiązującego planu pracy pracownika?

Złożenie wniosku

Dobrze, jakoś udało się naszemu pracownikowi przebrnąć przez kolejny etap. Pozostało już tylko ostatnie zadanie, czyli złożenie przygotowanego wniosku do akceptacji przełożonego. Wydaje się to stosunkowo proste. Ale czy faktycznie takie jest?

Pracownik może w tym etapie zastosować kilka alternatywnych strategii. Udać się do przełożonego i uzyskać „od ręki” podpis pod wnioskiem. Jeżeli jego przełożony jest zajęty (a jako menedżer bywa zajęty prawie zawsze) lub gdy po prostu go w danym momencie nie ma – może zostawić wniosek na jego biurku. Jednak w sytuacji, gdy podwładny pracuje w innej lokalizacji niż przełożony, musi on wysłać wniosek pocztą lub kurierem. Zatem jedynie w pierwszym przypadku pracownik może być pewien, że jego wniosek został pozytywnie przyjęty, czyli że może udać się na urlop. W dwóch kolejnych sytuacjach pracownik nie ma już takiej pewności.

Czas na menedżera

A jakie problemy pojawiają się na tym etapie dla przełożonego? Musi on poświęcić swój czas na sprawdzenie poprawności wniosku. Czy pracownikowi przysługuje urlop? Czy w planie pracy podczas tej nieobecności pozostanie właściwa obsada stanowisk? Po pozytywnym rozpatrzeniu menedżer przekazuje wniosek do kadr.

Kadry muszą sprawdzić merytoryczną poprawność wniosku, oraz monitorować czy wnioski wypełnione i złożone przez pracowników w regulaminowym czasie docierają do kadr. Zawsze bowiem istnieje ryzyko, że pracownik udał się na urlop, a jego papierowy wniosek zaginął gdzieś po drodze w labiryntach organizacji.

Wniosek w systemie

Jeżeli złożony wniosek szczęśliwie dotarł do działu HR, zaczyna się ostatni etap procesu: wprowadzenie do systemu kadrowego. W przypadku procesu opartego o obieg papierowych dokumentów zazwyczaj wygląda on tak:

Pracownicy działu HR najpierw weryfikują poprawność otrzymanego wniosku. Sprawdzają, czy:

• pracownikowi przysługuje wnioskowany limit urlopowy?
• prawidłowo wpisano liczbę dni/godzin urlopu?
• właściwy przełożony zaakceptował ten wniosek.

W przypadku organizacji zatrudniającej dużą liczbę pracowników dział kadr dosłownie „tonie w papierach”. Realizuje logicznie zbędną pracochłonność, przepisując dane z wniosków papierowych do systemu kadrowego, narażając się przy tym na możliwość popełnienia błędów. Jeżeli wyłapie błąd w złożonym wniosku, musi kontaktować się z wnioskodawcą lub jego przełożonym w celu wyjaśnienia wątpliwości. To nierzadko uruchamia cały proces praktycznie od nowa.

Jak widać skrótowe opisanie tylko jednego, stosunkowo prostego procesu zajęło sporo miejsca. A przecież takich procesów jest zdecydowanie więcej: wnioski o zatrudnienie, o zmianę warunków pracy, aktualizacje danych kadrowych, dostęp pracowników do danych o zarobkach, wnioski premiowe i wiele innych.

Oszczędność czasu i pracy

Czy warto w pocie czoła poprawiać efektywność takich działań, jak te opisane powyżej? A może należy podjąć decyzję o zmianie sposobu realizacji procesów? Może warto zainwestować swój czas, energię i pomysłowość w nowe rozwiązanie, zamiast naprawiać dotychczasowe? Ułatwi to życie zarówno wszystkim pracownikom naszej organizacji, jak również obsługującym ich specjalistom z obszaru HR. Moim zdaniem odpowiedź jest prosta. Należy eliminować z organizacji to co jest nieefektywne!

Jak to zrobić w naszym konkretnym przypadku? Wdrożyć w firmie nowoczesny, zintegrowany system klasy HR, posiadający szeroki zakres funkcjonalny, zarówno w obszarze twardego, jak i miękkiego HR. System pozwalający pracownikom – oczywiście w ramach przyznanych im uprawnień – na zdalny dostęp do danych personalnych i płacowych, które ich dotyczą. Innymi słowy: postawić na portal pracowniczy.

Pracownicza samoobsługa

Zobaczmy teraz, jak analizowany wcześniej proces może przebiegać w oparciu o zastosowanie portalu. Pracownik loguje się unikalnym loginem do portalu pracowniczego. Przechodzi do modułu urlopowego. Widzi w nim aktualny stan swojego limitu urlopowego. Wypełnia formularz nowego wniosku urlopowego. Już na tym etapie system automatycznie sprawdza poprawność wprowadzonych danych i nie pozwoli na zapisanie nieprawidłowego wniosku. Na koniec pracownik jednym kliknięciem przekazuje wniosek do akceptacji przełożonego.

Rola menedżera

Menedżer otrzymuje w portalu stosowne powiadomienie o pojawieniu się nowego wniosku urlopowego. Ma wgląd do danych o nieobecnościach zespołu i szybko podejmuje decyzję. Jednym kliknięciem akceptuje wniosek, który automatycznie pojawia się w odpowiednim module systemu kadrowego. Na koniec już dział HR dokonuje ostatecznej autoryzacji wniosku.

Procesy dopasowane do potrzeb organizacji

Warto podkreślić, że cały proces odbywa się zgodnie z  zaprojektowaną przez dział HR sekwencją działań. System automatycznie nadzoruje poprawność i terminowość koniecznych do wykonania zadań. Dodatkowo, mechanizm powiadomień przypomina wszystkim zaangażowanym osobom, o tym co jest do zrobienia i w jakim terminie.

Mierzalne efekty

Ile to wszystko trwało? Dosłownie chwilę. Dane do systemu zostały wprowadzone tylko raz – przez samego pracownika. Dzięki portalowi wszystkie strony procesu dysponowały pełnym zakresem niezbędnych danych: dostępnych limity, zastępstw, zgodności urlopu z planem pracy, itp. System dopilnował, aby na etapie wprowadzania danych nie pojawiły się błędy, a po akceptacji przez przełożonego wniosek od razu pojawił się w systemie kadrowym.

Zmieniając sposób myślenia i wdrażając portal pracowniczy wyeliminowaliśmy dużo niepotrzebnej pracy pracowników, menedżerów i działu HR. Wybraliśmy przejrzyste i zrozumiałe procesy, które już nikogo nie stresują. Jednocześnie, nasi pracownicy zyskali staranną obsługę ich spraw. Przykłady mówią same za siebie. Z portalem pracowniczym zyskuje cała organizacja.