Przedstawiamy ostatnią już odsłonę naszego krótkiego cyklu o pulpicie użytkownika w systemie ERP. Tym razem wcielimy się w rolę pracownika Działu Finansów i Księgowości, czyli księgowej. Jak wyglądałby pulpit dostosowany do specyfiki pracy osoby z tego działu? Które elementy są kluczowe dla zwiększenia wydajności? Jakie zmiany w funkcjach i wyglądzie pulpitu są najważniejsze?

„Co zyska handlowiec dostosowując pulpit do swoich potrzeb?”
Przeczytaj pierwszą część cyklu o usprawnieniach przestrzeni roboczej w systemie Merit ERP, lub zapoznaj się z pulpitem specjalisty ds. kadr i płac w drugiej części cyklu:
„Jak dostosowanie pulpitu odmieni pracę specjalisty HR? Usprawnienia przestrzeni roboczej, cz. 2.”

Wyobraźmy sobie, że pulpit użytkownika to realne biurko. Chcemy, żeby papiery były uporządkowane i wszystko miało swoje miejsce, a te rzeczy, których używamy najczęściej, były pod ręką. Chcemy łatwo zaplanować zadania na dziś i się z nich bezproblemowo wywiązać. Gdy poznamy narzędzia, jakie oferuje w tym kontekście pulpit w Merit ERP, zyskamy nie tylko my, ale również ludzie zaangażowani we wspólny projekt, a w większej skali – nasz pracodawca.

Zadania

Po pierwsze: Zadania. W tej części pulpitu znajdą się zadania wynikające z roli „Księgowy”. Dotyczą one zarówno rejestrowania operacji, jak i wszelkich obowiązków rozliczeniowo-sprawozdawczych. Ewidencja finansowa to de facto serce systemu ERP: tu trafiają wszystkie zdarzenia  wymagające odpowiedniej rejestracji i weryfikacji. Zadania pojawiają się na liście w miarę realizowania różnych procesów, na przykład jako kolejne czynności w procesie sprzedaży do klienta. Na końcu takiego procesu należy ująć fakturę w księgach handlowych. To właśnie zadania tego typu najczęściej pojawiają się na liście księgowego.

Przyjrzymy się szczegółom. Księgowa, rozpoczynając pracę, widzi zadania przydzielone do swojej roli, ale lista zadań nieustannie się zmienia. Nagle pojawia się kilkadziesiąt zadań związanych z tym, że ruszyło fakturowanie sprzedaży lub wystawiono szereg dokumentów w magazynie. Oczywiście operacje te są już automatycznie zadekretowane zgodnie z przyjętymi schematami, ale wymagają weryfikacji. Widząc nowe zadania na pulpicie, księgowy włącza się w procesy, aby sprawdzić i zaksięgować dokument.

Karteczki

Oprócz zadań dotyczących księgowania pojawiają się również drobne zadania. Czasem nie można ich zrobić od razu, trzeba gdzieś zapisać, aby nie zapomnieć. W tej sytuacji dobrze sprawdzą się Karteczki. Na przykład trzeba zadzwonić w sprawie wyjaśnienia pozycji zakupionych na jednej z faktur do właściwego ujęcia w kosztach; nie zapomnimy o tym, jeśli zanotujemy na kolorowej karteczce „przylepionej” na naszym pulpicie w Merit. Wirtualną karteczkę dodajemy i usuwamy równie łatwo, jak papierową. Nie trzeba ich archiwizować.

Skróty

Ważnym elementem pulpitu są Skróty. To proste narzędzie pozwala zaoszczędzić wiele czasu. To właśnie w Skrótach księgowa będzie mieć swoje najczęściej obsługiwane obszary: dokumenty księgowe, obroty kont, rozrachunków czy ewidencji VAT i JPK. Wystarczy kliknąć na skrócie, żeby przejść do danego obszaru. W Skrótach mogą być też zapisane adresy www do najczęściej wykorzystywanych serwisów prawnych lub konkretnych ustaw.

Obszary robocze, Start procesów, Raporty

Chociaż programy ERP ze względu na wielość przechowywanych danych i obsługujących je funkcji mogą być jak biurka zawalone papierzyskami, Merit ERP został zaprojektowany tak, aby na pulpicie było to, co dla danego użytkownika istotne. W panelach Obszary robocze, Start procesów i Raporty na pulpicie są tylko te obszary z danymi, starty procesów i raporty, które są związane z moją rolą.

Księgowa znajdzie w Raportach zestawienia obrotów i sald, zapisów księgowych, zestawienia rozrachunków, rejestrów VAT.

Start procesów zawiera listę tych procesów, do których dany użytkownik ma uprawnienia. Powiedzmy: zamknięcie miesiąca w księgach. Pierwszym krokiem  będzie rejestracja danych: ktoś musi je wprowadzić do systemu. Potem następują kolejne zadania,  w zależności od tego, jak proces został zamodelowany. System prowadzi użytkownika „za rękę”, automatyzując tym pracę. Procesy obsługiwane przez księgową to na przykład obiegi dokumentów, rozliczenie podatku czy złożenie deklaracji VAT-7.

Komunikator

Kiedy trzeba coś znaleźć w danych zgromadzonych w systemie, mamy do dyspozycji funkcję wyszukiwania. Przykładowo, ktoś dzwoni do księgowej w pilnej sprawie: ona opłaciła fakturę, ale ktoś coś naliczył inaczej, a sprawę trzeba szybko wyjaśnić. Księgowa wpisuje symbol faktury do wyszukiwania. Szybko może ustalić co już zostało zrobione, co można ewentualnie skorygować. Jeżeli trzeba wyjaśnić sprawę z kimś innym, nie odrywając go od jego stanowiska pracy, może użyć Komunikatora, który również znajduje się na pulpicie użytkownika.

Zdjęcie

Można założyć, że księgowa doskonale odnajdzie się w systemie ERP, którego funkcjonalność jest oparta na automatyzacji i łatwo dostępnej liście zadań. Być może jedynym narzędziem, które nie jest bezpośrednio związane z obowiązkami księgowej, jest Zdjęcie. To miejsce można wypełnić w dowolny sposób. Najlepiej ustawić tam taki obraz, który wywoła uśmiech każdym razem, gdy spojrzymy na niego w przerwie pomiędzy dekretowaniem a obsługą rejestrów VAT.