W warunkach globalnej gospodarki opartej na danych transformacja cyfrowa firmy jest koniecznością. Zasadnicze zmiany w jej funkcjonowaniu to droga do wzmocnienia pozycji na rynku oraz możliwość zbudowania realnej przewagi konkurencyjnej. W związku z tym warto poznać pięć głównych argumentów przemawiających za rozpoczęciem transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwie.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Według raportu „Bariery i trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce”, przygotowanego przez Instytut Humanities, 93% kierowników i 88% pracowników firm przyznaje, że pandemia przyspieszyła transformację cyfrową. Zmiany są już wdrażane w ponad ¾ organizacji z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw. Pomimo to w małych i średnich przedsiębiorstwach aż 14% managerów przyznaje, że nie rozpoczęli cyfryzacji i nie planują wprowadzenia zmian w przyszłości.

Terminy digitalizacja, cyfryzacjatransformacja cyfrowa są często używane zamiennie. Wszystkie odnoszą się do tego samego procesu, lecz nie są tożsame.

Digitalizacja dokumentów polega na wykonaniu cyfrowych kopii papierowych oryginałów, a także kopii analogowych nagrań dźwiękowych i wideo. To pierwszy etap, po którym następuje cyfryzacja, czyli odwzorowanie w postaci cyfrowej istniejących procesów biznesowych. Na przykład podpis cyfrowy zastępuje ręczne sygnowanie papierowych dokumentów.

Transformacja cyfrowa to ostatni etap procesu wdrażania paperless (rezygnacja ze stosowania papierowych dokumentów w firmie). Jej symbolem są procedury, procesy i modele biznesowe, które powstały dzięki cyfryzacji. Wszystkie etapy są konieczne, a ich kolejność nieprzypadkowa. Zatrzymanie się na etapie digitalizacji lub cyfryzacji oznacza, że transformacja cyfrowa jest niedokończona lub wręcz pozorna.

Trzeba jednak pamiętać, że prawdziwe korzyści można czerpać tylko z realnej transformacji cyfrowej we wszystkich obszarach działalności firmy.

Pięć korzyści z transformacji cyfrowej w firmie

Transformacja cyfrowa jest kluczową zmianą w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Drogę do paperless można zacząć od księgowości lub od działu HR, wprowadzając na początek e-faktury lub podpis elektroniczny. Alternatywą jest całościowa zmiana modelu biznesowego, która pozwala zmaksymalizować korzyści dzięki efektowi synergii. Wprowadzenie pełnej transformacji cyfrowej umożliwia wysokiej jakości system ERP. Zapewnia on szybki przepływ danych pomiędzy oprogramowaniem księgowym, WMS, HR i narzędziami analizy biznesowej.

Dlaczego warto dokonać transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa? Oto pięć najważniejszych argumentów:

Argument 1: Zwiększenie wydajności i zmniejszenie kosztów pracy

Cyfryzacja zwiększa wydajność pracy, a w efekcie prowadzi do obniżenia jej kosztów. Paperless pozwala oszczędzić czas i pieniądze na drukowaniu tysięcy stron dokumentów papierowych. Dzięki temu zmniejszają się koszty przechowywania dokumentacji. Rezygnacja z czasochłonnego przetwarzania tradycyjnych dokumentów sprawia, że nie musisz zwiększać zatrudnienia w działach księgowości i HR.

Paperless w HR – Dobry Podcast o Biznesie #1

Istotną korzyścią biznesową jest też zmniejszenie kosztów przesyłania e-dokumentów. Operując plikami cyfrowymi, nie korzystasz z usług poczty i kurierów. Dostarczanie dokumentów jest nie tylko tanie, lecz także natychmiastowe – niezależnie od odległości i miejsca, do którego mają dotrzeć.

Argument 2: Usprawnienie procesów biznesowych

Doskonałym przykładem tego, jak cyfryzacja usprawnia procesy biznesowe, jest podpisywanie umów lub zatwierdzanie faktur. Takie aplikacje, jak Portal HR czy Businesslink (automatyzacja obiegu faktur) zapewniają trzy podstawowe korzyści:

  • dostarczenie dokumentów do osób decyzyjnych – do podpisu, zatwierdzenia lub zgłoszenia uwag;
  • ochrona przed zagubieniem – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów błyskawicznie sprawdzisz, gdzie aktualnie znajdują się dokumenty oraz na jakim etapie jest prowadzona sprawa;
  • powiadomienia i potwierdzenia odbioru – dokumenty nie utykają na biurkach decydentów, ponieważ system powiadamia o konieczności załatwienia sprawy i sprawdza potwierdzenie odbioru – automatyczny nadzór i sterowanie przepływem dokumentów skraca do minimum czas procesowania spraw, co przekłada się na satysfakcję pracowników, kontrahentów i klientów.

Finanse i księgowość bez papieru – Dobry Podcast o Biznesie #2

Argument 3: Skuteczniejsza analityka

Efektywne prowadzenie biznesu wymaga szybkich i wiarygodnych analiz. Zaawansowane oprogramowanie automatyzuje, a dzięki temu przyspiesza i usprawnia analizy biznesowe. Tworzysz raporty finansowe, sprzedażowe, produkcyjne, magazynowe i wiele innych, bazując na konkretnych danych, a nie na intuicji i doświadczeniu. Inaczej mówiąc, operujesz konkretnymi, niepodważalnymi informacjami.

Skuteczna analityka danych biznesowych prowadzi do szybkiej oceny wydatków w różnych działach firmy. Umożliwia analizę rentowności wybranych kontraktów. Jest skutecznym narzędziem do identyfikowania miejsc powstawania kosztów i obszarów, które mają największy potencjał rozwojowy.

Argument 4: Podejmowanie trafnych decyzji biznesowych

Transformacja cyfrowa sprzyja zarządzaniu opartemu na danych, które jest obecnie warunkiem uzyskania przewagi konkurencyjnej na globalnym rynku. Analiza ogromnych ilości danych i przetwarzanie ich do poziomu raportów pozwala kadrze kierowniczej usprawnić procesy zarządcze, a tym samym zwiększyć liczbę trafnych decyzji biznesowych.

Bieżąca analiza jest podstawą szybkiego i elastycznego reagowania na zmiany sytuacji rynkowej. W efekcie będziesz mógł ograniczyć straty oraz zmaksymalizować zyski.

Argument 5: Poprawa customer experience

Cyfryzacja pozwala zoptymalizować customer experience. Personalizacja oferty, uwzględnienie potrzeb i oczekiwań, elastyczność w dopasowaniu obsługi, wielokanałowa komunikacja oraz sprzedaż (omnichannel) – tego oczekują Twoi klienci. Możesz im to zapewnić tylko dzięki paperless i pełnej transformacji cyfrowej procesów biznesowych.

Cyfryzacja cyfrowego, czyli e-Commerce bez papieru – Dobry Podcast o Biznesie #4

W warunkach globalnej gospodarki transformacja cyfrowa firm przestaje być kwestią wyboru – coraz częściej jest warunkiem przetrwania. Przedsiębiorstwa, które nie docenią tej zmiany, w krótkim czasie stracą możliwość rozwoju, a w konsekwencji mogą zostać wyparte z rynku przez konkurencję.