Myśleliście kiedyś o tym, że robimy w pracy rzeczy, które nie do końca mają sens? Angażujemy czas i energię własną oraz pracowników, niewspółmiernie do potrzeb i efektów. Coś wam to przypomina?

Codzienność HR

Zadałam sobie ostatnio pytanie, dlaczego tak wiele kwestii dotyczących zatrudnienia, płac, premii, oceny, zwolnień, delegacji, itp. wymaga osobistej wizyty w dziale kadr lub przynajmniej telefonu albo maila? Kierownicy, z którymi rozmawiałam, podzielają te wątpliwości. Działy HR toną w papierach, a pracownicy szybko tracą cierpliwość do załatwiania niektórych spraw. Dobra wiadomość jest taka, że świadomość to pierwszy krok w kierunku poprawy sytuacji. Skoro wiemy już, jak jest, zastanówmy się, dlaczego, oraz jak może być.

Dlaczego HR bywa „trudny”?

Każda organizacja ma własne powody. Może chodzi o przyzwyczajenie do dotychczasowych rozwiązań? Trzeba tylko pamiętać, że coś, co sprawdzało się w przeszłości, nie musi być rozwiązaniem najlepszym.  Innym powodem może być brak czasu na wprowadzanie zmian – tylko co, jeżeli rezygnacja z przestarzałych, czasochłonnych metod mogłaby zaoszczędzić ten czas?

Portal pracowniczy: mniej pracy, więcej efektów

Pędzący pociąg zmian

Tymczasem, wszystko ewoluuje. Przekonaliśmy się, że otaczająca nas rzeczywistość potrafi ulec gwałtownym zmianom, które bezpośrednio wpływają na nasze firmy. Z dnia na dzień zdalny dostęp do danych, oczywisty dla młodych pracowników, stał się niezbędny do utrzymania działania organizacji. Potrzeby pracowników także się zmieniają. Z resztą, kto nie chciałby skoncentrować się na swoich zadaniach, zamiast na załatwianiu formalności?

W życiu prywatnym niemal wszędzie posługujemy się technologiami informatycznymi. Kupujemy przez Internet, płacimy online, realizujemy przelewy telefonem, komunikujemy się przez portale społecznościowe, sprawdzamy online stan naszych zamówień, rezerwacji i rozliczeń. Z drugiej strony, w firmowej rzeczywistości ciągle wiele procesów wymaga papieru, pieczątki, telefonu czy osobistej wizyty w biurze, a online, chmura, interfejs webowy czy dostęp do danych z poziomu smartfona bywają rzadkim luksusem.

W gruncie rzeczy, sprawy pracownicze niewiele różnią się, co do istoty, z tym, co robimy prywatnie. Komunikujemy się, poszukujemy informacji, załatwiamy formalności, na przykład w urzędach, szacujemy domowy budżet czy planujemy czas. Te i wiele innych czynności można wykonać z poziomu laptopa, smartfona czy tabletu. Rozmaite aplikacje ułatwiają nam codzienne funkcjonowanie, oszczędzają nasz czas i energię. Czy można w takim razie przenieść dobre rozwiązania do naszych biur?

Jak może być?

Nie tylko można, ale nawet trzeba. Na szczęście, jest to prostsze, niż mogłoby się wydawać. Na rynku dostępne są gotowe systemy informatyczne, przeznaczone do zarządzania zasobami ludzkimi. Dobry system ERP, dzięki szerokiemu zakresowi funkcjonalnemu w obszarze twardego i miękkiego HR znacznie ułatwi życie wszystkim pracownikom, specjalistom HR oraz menedżerom. Nie chodzi tu jednak o dane, wykresy i słupki, ale o żywych ludzi, z ich możliwościami i potrzebami. Im wszystkim dobry system umożliwi zdalny dostęp do wszystkiego, co ważne w życiu zawodowym.

Zintegrowany z systemem ERP portal pracowniczy odpowiada na wszystkie wyzwania stojące przed współczesnym HR: przyspiesza obsługę procesów kadrowych, usprawnia komunikację, pomaga budować relacje wewnątrz firmy i oszczędza czas oraz energię pracowników i menedżerów.  Zdalny dostęp do portalu umożliwia załatwianie spraw pracowniczych wszędzie tam, gdzie jest dostęp do Internetu – co ostatnio ma szczególne znaczenie.

Wyobraźmy sobie typowe sceny: bieganie z wnioskami urlopowymi, zabawę w głuchy telefon w poszukiwaniu niezbędnych informacji, niekończące się maile do działu kadr, żmudne zestawianie analizowanych danych albo zgłaszanie pomysłów i inicjatyw… Można takie małe i duże problemy wymieniać w nieskończoność – ale po co, skoro można o nich zapomnieć?

Rozwiązanie dla wszystkich

Przeszliśmy razem przez trzy perspektywy. Przyjrzeliśmy się temu, jak jest, zastanowiliśmy, dlaczego i sprawdziliśmy, jak być może. Najważniejszą zmianą w firmie jest zmiana sposobu myślenia. Z niej naturalnie wypływają działania i dobre efekty. Wdrożenie portalu pracowniczego jest szansą na eliminację mnóstwa zupełnie niepotrzebnej pracy i poprawę jakości obsługi pracowniczej. Niewiele potrzeba, by zadbać o pracowników. Wszakże biznes to ludzie, a nie od dziś wiadomo, że firmy, które stawiają na pracowników, osiągają lepsze wyniki. Wygrywają wszyscy.