Kilka lat temu transformacja cyfrowa firmy była modnym hasłem. Obecnie stała się koniecznością. Początkowo traktowana jako użyteczne narzędzie do poprawy efektywności procesów biznesowych, okazała się sposobem na zdefiniowanie od nowa DNA organizacji. Istotą zmiany jest przejście do tworzenia nowych modeli zarządzania – odkrywania niedostępnych wcześniej możliwości rozwoju.

Trzy etapy zmiany: digitalizacja, cyfryzacja, transformacja cyfrowa firmy

Wielu przedsiębiorców utożsamiało transformację cyfrową z digitalizacją, a potem z cyfryzacją. Nie wszyscy zdawali sobie sprawę z faktu, że sens zmiany nie wyczerpuje się po przekształceniu dokumentów papierowych w elektroniczne. Często brakowało też zrozumienia, że skuteczna transformacja cyfrowa nie może być wybiórcza. Implementacja nowych rozwiązań powinna bowiem docelowo objąć wszystkie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Cyfrowa zmiana przebiega w trzech etapach:
  • digitalizacja – przekształcanie dokumentów z formatów analogowych na cyfrowe: wydruki, nagrania na taśmach magnetofonowych, filmowych i wideo należy zapisać w plikach elektronicznych o odpowiednim formacie;
  • cyfryzacja – jej celem jest cyfrowe odwzorowanie istniejących procesów biznesowych, integracja świata wirtualnego i fizycznego;
  • transformacja cyfrowa – zaczyna się w momencie, gdy na fundamencie cyfryzacji powstają zupełnie nowe modele biznesowe, nowe sposoby dostarczania wartości i budowania przewagi konkurencyjnej.

Trzy obszary transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa i odejście od papierowych dokumentów (paperless) wiążą się z zasadniczą zmianą myślenia o prowadzeniu działalności biznesowej. To wielopłaszczyznowe przeobrażenia struktury, modeli zarządzania i kultury organizacyjnej firmy.

1. Transformacja procesów biznesowych

Do skutecznej transformacji procesów biznesowych niezbędny jest system ERP. Dzięki niemu możliwa jest integracja baz danych różnych systemów działających w przedsiębiorstwie, w tym m.in. oprogramowania księgowego i kadrowo-płacowego.

Oprogramowanie ERP umożliwia bieżący monitoring procesów biznesowych oraz przepływy pracy w przedsiębiorstwie.

Precyzyjne i aktualne dane pozwalają wychwycić wąskie gardła i miejsca powstawania kosztów. Analogowy proces, po odtworzeniu w postaci cyfrowej, natychmiast ujawnia swoje słabe i mocne strony. To doskonała podstawa do lepszego zaspokajania oczekiwań klientów, a także podniesienia poziomu konkurencyjności.

Najprostszym przykładem zmiany procesu analogowego na cyfrowy jest podpis elektroniczny. Zmiana formy podpisu powoduje przeobrażenie całego procesu decyzyjnego, związanego z akceptacją dokumentów firmowych. Już sama rezygnacja z dostarczania papierowych dokumentów do kolejnych akceptantów pozwala skrócić czas załatwiania spraw. Jednak istotą zmiany jest to, że do podpisania dokumentu nie trzeba fizycznej obecności w określonym miejscu i czasie. Aby złożyć podpis, wystarczy urządzenie z dostępem do internetu.

2. Transformacja modeli biznesowych

Wzorcowym przykładem transformacji cyfrowej modelu biznesowego jest e-commerce, czyli rozszerzenie działalności placówek stacjonarnych na platformy handlowe w internecie. To nie tylko odwzorowanie procesu, lecz zupełnie nowy model sprzedaży. Najbardziej innowacyjne są metody promocji i docierania do klientów – nie tylko za pośrednictwem banerów oraz filmów reklamowych, lecz np. z wykorzystaniem poczty elektronicznej czy portali społecznościowych.

Cyfryzacja cyfrowego, czyli e-Commerce bez papieru – Dobry Podcast o Biznesie #4

Przykładem zmiany modelu biznesowego jest również przejście na pracę zdalną. Dzięki transformacji cyfrowej poprowadzisz firmę, której centralnym elementem jest platforma służąca do zarządzania takim modelem pracy. Dzięki paperless i oprogramowaniu HR procesy rekrutacji, podpisywania dokumentów i prowadzenia dokumentacji nie wymagają bezpośrednich spotkań z pracownikami.

3. Transformacja organizacyjna i kulturowa

Do transformacji cyfrowej niezbędna jest digitalizacja dokumentów i wdrożenie odpowiednich systemów do zarządzania przepływem pracy. Jednak równie ważna jest zmiana organizacji wewnętrznej firmy oraz zmiana mentalności.

Modelowym przykładem jest ponownie e-commerce. Jeżeli prowadzisz handel w sieci, nie musisz zatrudniać sprzedawców. Przydatniejsi są konsultanci, którzy obsługują znacznie więcej klientów niż byłoby to możliwe w sklepach stacjonarnych. Efektem jest zdecydowane zmniejszenie kosztów pracy.

Zasadnicza zmiana w funkcjonowaniu firmy i jej otoczenia
Transformacja cyfrowa zmienia nie tylko organizacje biznesowe, lecz również klientów.

Jeszcze dziesięć lat temu powszechna była opinia, że w sieci można kupić elektronikę, ale nie ubranie czy buty. Obecnie zakupy w internecie są czymś całkowicie naturalnym. To jeden z symboli zmiany kulturowej (mentalnościowej), zachodzącej pod wpływem cyfryzacji procesów biznesowych.

Odejście od papieru to nie tylko zmiana formy dokumentacji, lecz przeobrażenie całego modelu biznesowego. Transformacja cyfrowa sprawia, że procesy biznesowe są łatwiejsze do przeprowadzenia, szybsze, obarczone mniejszym ryzykiem błędów i bardziej ekologiczne.