Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (paperless) przyspiesza pracę, a także pozwala podnieść standardy ochrony danych. Cyfryzacja firmy jest optymalnym sposobem na zabezpieczenie wrażliwych danych osobowych przed uszkodzeniem, zagubieniem i nieuprawnionym dostępem.
Jakie są najważniejsze operacje z danymi osobowymi?
Przetwarzanie danych osobowych wiąże się z szeregiem czynności, takich jak:
- umożliwienie składania żądań i ich realizacja,
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania i rejestru zgód,
- raportowanie i dokumentowanie naruszeń RODO,
- zarządzanie uprawnieniami.
Sprawne odpowiadanie na żądania, tworzenie rejestrów i raportów w tradycyjny sposób jest zajęciem czasochłonnym. Ponadto wymaga doskonałej znajomości przepisów – wiedzy o tym, jakie dane i kiedy można przetwarzać, udostępniać lub usunąć. Komfortowym rozwiązaniem problemu jest cyfryzacja i aplikacje automatyzujące obsługę RODO, które usprawniają pracę administratora danych osobowych.
Jak RODO Utility usprawnia ochronę danych osobowych?
Istotą zmiany, którą oferuje RODO Utility, jest automatyzacja procesów. Działanie oparte na starannie zdefiniowanych i sprawdzonych regułach przekłada się na wzrost bezpieczeństwa obsługi danych osobowych. Jedną z ważniejszych funkcji RODO Utility jest obsługa żądań. Aplikacja weryfikuje tożsamość, a system ERP jest dla niej źródłem informacji o przetwarzanych danych osobowych. Automatycznie powstaje odpowiedź gotowa do przesłania podmiotowi danych.
Bardzo ważną kwestią jest przestrzeganie terminów przechowywania danych. System automatycznie zgłasza zakończenie okresu retencji i wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach usunięcia danych. Powodem usunięcia może być to, że nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane. Program RODO Utility pomaga administratorowi danych osobowych w postępowaniu zgodnym z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Dlaczego dane osobowe są bezpieczniejsze w chmurze niż na firmowym serwerze?
Po pierwsze: uprawnienia
Kluczową kwestią przy obsłudze RODO jest ochrona danych osobowych, które nie mogą trafić do nieuprawnionych osób. Aplikacja RODO Utility umożliwia precyzyjne przydzielanie uprawnień użytkownikom. Administrator zachowuje pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i jakie dane może analizować oraz przetwarzać.
Po drugie: ewidencja i raportowanie
Każdy rejestr RODO Utility umożliwia generowanie raportów do użytku wewnętrznego i na żądanie organów nadzorczych. Dzięki ewidencjonowaniu wszystkich operacji możliwe jest szybkie wykrywanie naruszeń ochrony danych osobowych.
Dane w chmurze
RODO Utility jest jedną z aplikacji w chmurze Business Cloud od Asseco. Użytkowanie aplikacji chmurowych wiąże się z podwyższonymi standardami bezpieczeństwa. Przechowywanie danych w chmurze wyklucza przypadkowe uszkodzenie lub skasowanie plików. Bardzo trudne jest też przełamanie zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem. Nawet w przypadku awarii części serwerów, ich prace przejmą inne maszyny. W efekcie nawet poważne zakłócenia w pracy serwerowni nie narażają bezpieczeństwa danych i w większości przypadków nie zostają zauważone przez użytkowników.
Stworzenie równie mocnej ochrony na serwerach firmowych jest możliwe, lecz bardzo kosztowne. Wymaga inwestycji w infrastrukturę IT, zatrudnienia specjalistów i zakupu licencji na oprogramowanie. Tymczasem dostęp do chmury cyfrowej uzyskujesz w zamian za opłacenie abonamentu. Kluczowe znaczenie ma też łatwa skalowalność pojemności i mocy obliczeniowej chmury. W każdej chwili możesz zwiększyć jej wydajność, powiększyć przestrzeń do przechowywania danych lub rozszerzyć zakres funkcjonalności.
Dlaczego warto?
Cyfrowy obieg dokumentów sprzyja wdrożeniom polityki ochrony danych osobowych:
- Proces przebiega znacznie szybciej i prościej niż w przypadku dokumentów papierowych.
- Administracja danymi osobowymi w postaci cyfrowej jest nie tylko bezpieczniejsza i bardziej komfortowa, lecz także znacznie tańsza i efektywniejsza.
