Po majowym komunikacie Państwowego Inspektora Pracy, zawierającym zalecenia dotyczące bezpiecznego powrotu do pracy oraz stopniowym odmrażaniu gospodarki przez rząd, wiele firm zaczyna myśleć o ograniczeniu pracy zdalnej i o powrocie pracowników do biur. W dobie panującej w Polsce pandemii COVID-19 stanowi to nie lada wyzwanie dla pracodawców, którzy często nie tylko muszą zadbać o bezpieczeństwo i zdrowie pracowników, ale także przeorganizować działalność całej firmy, by dopasować się do nowych warunków.
Pracownicy to najcenniejszy kapitał
Kluczem do sukcesu niemal każdej firmy są kadry. To wykwalifikowani, doświadczeni pracownicy stanowią największy kapitał, o czym podczas epidemii COVID-19 dobitnie przekonało się wiele organizacji. Wprowadzane stopniowo odmrażanie gospodarki sprawiło, że firmy zaczęły myśleć o powrocie pracowników do biur. Wymaga to od nich przystosowania się do nowej rzeczywistości i podjęcia wszelkich środków zapewniających bezpieczeństwo i ochronę zdrowia pracowników. Co ciekawe, wiele firm, które w trakcie epidemii korzystało z pracy zdalnej, chce wykorzystać płynące z tego doświadczenia i wprowadzić zmiany kultury pracy w swoich organizacjach. Nowoczesne narzędzia ERP okazały się dla wielu przedsiębiorstw nie do przecenienia, nie tylko na co dzień, ale także w czasie kryzysu. Dzięki nim, a także specjalnym procedurom, powrót do pracy może okazać się łatwiejszy, a przede wszystkim, bezpieczniejszy.
Planując powrót pracowników do biur, warto więc rozważyć nie tylko wprowadzenie odpowiednich procedur, przestrzeganie zaleceń BHP, ale także wspomóc pracowników odpowiednimi narzędziami.
Stosuj zalecenia organów państwowych
Przede wszystkim, planując powrót pracowników do biura, pracodawcy powinni na bieżąco śledzić przepisy i zalecenia wydawane przez organy państwowe, w tym przez Państwową Inspekcję Pracy i Głównego Inspektora Sanitarnego. Wiele środków, które wprowadzono, aby powstrzymać rozprzestrzenianie się koronawirusa w zakładach pracy zostało bowiem nadal utrzymanych. Poza tym, wraz z rozwojem aktualnej sytuacji epidemiologicznej, wprowadzone lub znoszone są kolejne zasady.
Zaktualizuj ocenę ryzyka
Pamiętaj, że w przypadku zmian w procesie pracy, pracodawca musi wprowadzić odpowiednie zmiany w analizie i ocenie ryzyka zawodowego. Zadbaj w o to, aby ocena ryzyka uwzględniała nowe zagrożenia dla zdrowia pracowników, także te mogące wpływać na zdrowie psychiczne.
Zadbaj o bezpieczeństwo i zdrowie – stwórz przejrzyste regulaminy
Pomyśl nad nowymi procedurami bezpieczeństwa albo dostosuj te, które już funkcjonują w twojej firmie. W tym celu pomyśl o wprowadzeniu w firmie specjalnych regulaminów. Jeden może na przykład dotyczyć sposobów zapobiegania zakażeniu COVID-19 w organizacji, a inny – opisywać ścieżkę postępowania w przypadku podejrzenia lub zdiagnozowania u któregoś z pracowników choroby.
Włącz pracowników w tworzenie nowego środowiska pracy
Przy tworzeniu nowych zasad pracy postaraj się włączyć pracowników w ustalanie zasad dotyczących ich stanowisk pracy, współpracy ze współpracownikami czy kontrahentami.
Minimalizuj ryzyko zakażenia wewnątrz organizacji
Zapewnij bezpieczeństwo swoim pracownikom oraz pracownikom innych firm, przebywających w obiektach twojej firmy. W tym celu możesz m.in.:
- Zorganizować on-line obowiązkowe szkolenie informacyjne BHP o przeciwdziałaniu COVID-19 dla wszystkich pracowników;
- Udostępnić pracownikom instrukcję prawidłowego mycia i dezynfekcji rąk oraz udostępnić płyny, mydła i żele antywirusowe;
- Wyposażyć pracowników w płyny do dezynfekcji sprzętu elektronicznego;
- Wyposażyć pracowników w jednorazowe rękawiczki oraz maseczki lub przyłbice ochronne;
- Zapewnić dezynfekcję pomieszczeń i sprzętu przez specjalistyczny serwis sprzątający;
- Zobowiązać pracowników do zachowania określonego dystansu między sobą;
- Wprowadzić ograniczenia w korzystaniu z kuchni – np. ograniczyć liczbę osób, jednocześnie przebywających w kuchni, pozwolić na spożywanie posiłków przy stanowisku pracy, nakazać korzystanie ze zmywarki do naczyń, czy ustalić minimalną odległość między pracownikami korzystającymi z kuchni;
- Umieścić w toaletach grafiki z instrukcją mycia rąk;
- Ograniczyć korzystanie ze stref wspólnych, korytarz, stref wypoczynku;
- Zawiesić spotkania integracyjne;
- Zawiesić zebrania i konferencje na rzecz telekonferencji;
- Umożliwić załatwianie spraw pracowniczych w formie elektronicznej i zdalnie;
- Wprowadzić rotacyjny, zmianowy lub zdalny tryb pracy;
- Zakazać korzystania z wind;
- Wyznaczyć specjalne miejsca utylizacji zużytych maseczek i rękawiczek.
Ogranicz ryzyko zakażenia organizacji z zewnątrz
Wdróż procedury pozwalające minimalizować zagrożenia zakażeniem wirusem SARS-CoV2 twoich pracowników przez osoby przebywające w pomieszczeniach firmy w ramach współpracy zewnętrznej. Możesz np.:
- Wprowadzić ograniczenia dotyczące współpracy zewnętrznej (ogranicz do minimum delegacje, spotkania i szkolenia) na rzecz kontaktów elektronicznych;
- Wprowadzić szkolenia w formie on-line;
- Zobowiązać pracowników do noszenia maseczek i jednorazowych rękawiczek przy kontaktach z osobami z zewnątrz;
- Ograniczyć możliwość przemieszczania się po obiektach twojej firmy osób z zewnątrz;
- Dopilnować, aby notowano dane kontaktowe osób z zewnątrz, by w razie podejrzenia zakażenia szybko je zidentyfikować;
- Wprowadź specjalne procedury postępowania z korespondencją i przesyłkami napływającymi do firmy.
Poinformuj pracowników, jak mają się zachowywać w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem
Pracownicy twojej firmy mogą zetknąć się z osobami, u których podejrzewa się zakażenie COVID-19 lub które chorują (także bezobjawowo) na SARS CoV2. Przygotuj swoją na firmę i pracowników na taką sytuację:
- Zaleć pracownikom, u których występuje podwyższona temperatura, kichanie czy katar, pozostanie w domu i pracę zdalną;
- Skieruj pracownika, u którego występują objawy sugerujące zakażenie COVID-19 do Państwowej Inspekcji Sanitarnej;
- Współpracownikom osób skierowanych na kwarantannę lub mających styczność z osobą, u której podejrzewa się zakażenie, zaleć pracę zdalną lub kontakt z Państwową Inspekcją Sanitarną;
- Wytycz ścieżkę informowania poszczególnych osób i działów w firmie o podejrzeniu zakażenia pracownika COVID-19;
- Wytycz ścieżkę postępowania w przypadku, gdy pracownik zachorował na SARS CoV2, pamiętaj zwłaszcza o zidentyfikowaniu wszystkich osób, z którymi mógł mieć kontakt oraz o dezynfekcji pomieszczeń i sprzętów.
Wyciągnij wnioski z dotychczasowych doświadczeń z pracą zdalną i spraw, by twoja firma działała pomimo epidemii
Dla wielu firm praca zdalna w czasie epidemii koronawirusa była nowością. Inne, dotychczas stosujące tę formę pracy na mniejszą skalę, objęły nią większość swoich pracowników. Ten wymuszony przez koronawirusa sposób pracy dał organizacjom szansę na przetestowanie w praktyce na niespotykaną dotąd skalę nowego modelu pracy. Z pewnością stosowane wówczas rozwiązania wspomogą teraz powrót pracowników do biur, a być może, w wielu firmach, zagoszczą na stałe. Wielokrotnie na blogu poruszaliśmy już temat funkcjonalnych rozwiązań ERP, które sprawdzają się w pracy zdalnej.
Firmy mają tutaj do wyboru szereg rozwiązań, jak na przykład:
- Portal dla pracowników – by on-line wnioskować o urlop, sprawdzić dane płacowe czy rozliczać czas pracy;
- Elektroniczny obieg dokumentów – by uniknąć bezpośrednich kontaktów między pracownikami i zawsze mieć wszystkie dokumenty pod ręką;
- Zdalna windykacja należności – aby dbać o płynność finansową firmy;
- Wirtualne kanały kontaktu z partnerami biznesowymi – by w dobie home office być w stałym kontakcie z klientami;
- Podpis elektroniczny – aby sprawnie podpisywać bieżące dokumenty, umowy i faktury, zwłaszcza te wysyłane do kontrahentów;
- Hosting w chmurze – by zapewnić bezpieczeństwo firmowych danych oraz stabilność działania.
Narzędzia te pozwalają pracownikom na sprawne wykonywanie obowiązków, nawet w tak trudnych warunkach, jak panująca w Polsce epidemia COVID-19. Każda organizacja powinna przetestować oferowane przez systemy ERP rozwiązania i na stałe zaimplementować u siebie te, które się sprawdziły.
Podsumowanie
Zastosowanie powyższych wskazówek z pewnością przyczyni się do umożliwienia dalszego funkcjonowania firmy i świadczenia w niej pracy podczas wprowadzonego na terenie Polski stanu epidemii. Oferowane przez systemy ERP rozwiązania ułatwią zaś pracę w tych nowych dla nas wszystkich warunkach. A wszystko to w trosce o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników.
Poza tym – nie ma tego złego… co by na dobre nie wyszło. Być może szersze zastosowanie pracy zdalnej w firmach sprawi, że pracownicy będą mniej zestresowani, bardziej wypoczęci i zmotywowani, a co za tym idzie – bardziej efektywni. Wiele badań zdaje się to potwierdzać.
