Globalny biznes, który działa jak system naczyń połączonych, mocno odczuwa skutki panującej obecnie epidemii koronawirusa. Masowo odwoływane imprezy, wyjazdy służbowe i spotkania, przymusowe kwarantanny oraz wzrost liczby pracowników wykonujących obowiązki zdalnie oraz ogólny spadek liczby osób pracujących zawodowo to tylko niektóre z jej skutków. Wszystkie one mają kluczowy wpływ na funkcjonowanie gospodarki. Choć wszyscy zgodnie staramy się pracować nad tym, aby przeszkodzić wirusom w szybkim rozprzestrzenianiu się, mamy świadomość, że obecna sytuacja będzie powtarzać się w mniejszej lub większej skali także w przyszłości.

Obecna epidemia skłania nas do tego, aby uwzględnić w swoich firmach odpowiednie strategie działania. Te w przyszłości pozwolą na zminimalizowanie wpływu podobnych, niespodziewanych czynników na nasz biznes. Istotnym elementem, który pozwoli naszej firmie na przygotowanie się do działania w nietypowych sytuacjach jest wykorzystanie elektronicznych faktur i systemu ich zdalnego obiegu i akceptacji.

Faktury spływają do naszej firmy różnymi kanałami. Otrzymujemy je mailowo, czasami przyniesie je listonosz, a w innych przypadkach dostarczą je pracownicy. Najczęściej pierwszym miejscem w naszej firmie, do którego wpływają faktury jest sekretariat. To tutaj dokumenty są segregowane, rejestrowane, skanowane i wprowadzane do obiegu. Często odbywa się to poprzez układanie ich na oddzielnych stosach, które trafiają następnie do opisu i akceptacji odpowiednich pracowników.

W sytuacji, gdy chcemy wyeliminować elementy, które mogą zagrażać naszym pracownikom, doskonale sprawdzi się elektroniczny obieg faktur. Pozwoli on uniknąć konieczności tradycyjnego przenoszenia dokumentów papierowych pomiędzy biurkami poszczególnych pracowników. To pozwoli na sprawną pracę zdalną. System ten ma jeszcze jedną ważną zaletę – pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Czasu, który zazwyczaj marnujemy na poszukiwanie papierowych faktur czy sprawdzanie, gdzie faktury zaginęły i kto zwleka z ich akceptacją.

Etapy pracy z elektroniczną fakturą

Dzięki zastosowaniu obiegu elektronicznego już w sekretariacie firmy dokumenty papierowe są skanowane i rejestrowane w systemie ERP. Warto podkreślić, że taka czynność nie jest skomplikowana i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Pozycje, które są rejestrowane, dotyczą podstawowych danych zawartych na fakturze. Do rejestracji faktur możemy skorzystać z mechanizmów OCR dostępnych w specjalnym rozwiązaniu do skanowania, zintegrowanym z systemem ERP. Wykorzystuje ono sztuczną inteligencję i pozwala przyśpieszyć proces rejestrowania faktur poprzez automatyczne odczytywanie danych z obrazów skanowanych dokumentów.

Faktura zarejestrowana w systemie trafia w postaci powiadomienia do osoby, która ją następnie akceptuje i opisuje. Warto podkreślić, że od momentu rejestracji dokumentu w systemie, dział księgowości posiada informację o statusie dokumentu i z łatwością może sprawdzić, gdzie dokument ten aktualnie się znajduje.

Ilość kroków akceptacji faktury może być dowolnie rozbudowana. Może na przykład wynikać z wartości faktury (im większa wartość faktury, tym większa liczba osób akceptujących taki wydatek). Przejście całej ścieżki akceptacji dokumentu zakupu skutkuje powstaniem dekretu i tym samym jest dużym wsparciem przy rozliczaniu kosztów. Praca działu księgowości również w znacznym stopniu zostaje dzięki temu usprawniona.

Istotne jest to, że zarejestrowana faktura – nawet ta będąca jeszcze w obiegu, jest dostępna w danych dotyczących poniesionych kosztów. To daje bieżącą informację o stopniu zaawansowania wydatków. Trudno jest przecenić korzyści, płynące z takiej formy pracy z fakturami, zwłaszcza w sytuacji, kiedy musimy ograniczać kontakty międzyludzkie.

Korzyści z elektronicznego obiegu faktur w czasie pandemii

Warto też podkreślić inne korzyści płynące ze zdalnej formy pracy z elektronicznymi fakturami i dokumentami:

  • wszystkie dokumenty zakupu wpływające do firmy są widoczne w systemie finansowo-księgowym od momentu ich zarejestrowania w sekretariacie;
  • unikamy „zawieruszenia się” dokumentu, co mogłoby utrudnić terminową zapłatę za zobowiązania;
  • wszystkie dokumenty dostępne są w jednym miejscu w formie skanu;
  • dział księgowości posiada informacje o wszystkich fakturach, jakie dotarły do firmy wraz ze statusem, na jakim się znajdują;
  • posiadamy bieżącą informację o stopniu zaawansowania wydatków;
  • dział księgowości otrzymuje fakturę kompletnie opisaną i zaakceptowaną merytorycznie, co usprawnia jego pracę;
  • pracownicy mają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej, dzięki czemu faktury spływają do organizacji terminowo;
  • możemy w prosty i szybki sposób elektronicznie wyszukiwać potrzebne faktury i to przy zastosowaniu wielu różnych kryteriów wyszukiwania takich jak np. dane klienta, wartość zakupu, słowa kluczowe;
  • mamy dostęp do faktur z dowolnego miejsca, a nie tylko z poziomu archiwum firmy;
  • eliminujemy osobiste przekazywanie dokumentów papierowych pomiędzy osobami uczestniczącymi w obiegu, co pozwala zachować bezpieczeństwo i zdrowie pracowników.

Korzystajmy ze wszystkich możliwości, jakie dają nam rozwiązania technologiczne, po to abyśmy my i nasi pracownicy byli zdrowi i abyśmy wszyscy jak najszybciej mogli wrócić do normalności. Dzięki temu nasze firmy będą mogły działać sprawnie, nawet w tak trudnych czasach, z jakimi mamy do czynienia obecnie.

Marta Dobrzycka
Autor

Wykładowca WSA w Łomży, autorka w Infor i Beck, spec. ds. komunikacji, Dział Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions