Trwająca pandemia koronawirusa wymusza na osobach zarządzających przedsiębiorstwami, zmianę sposobu pracy oraz komunikacji – zarówno z pracownikami, jak i z otoczeniem zewnętrznym. Najbliższe tygodnie pracy zdalnej oraz zakazu zgromadzeń stanowią ogromne wyzwania w komunikacji firm. Dlatego tak istotne jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi i wdrożenie procedur, sposobów porozumiewania się, raportowania wyników oraz wzajemnego informowania się o postępach prac.

Zazwyczaj organizacje mają w swoich zasobach odpowiednie narzędzia, wspierające pracę zdalną. To oprogramowanie CRM, komunikatory, wewnętrzne kanały komunikacji społecznościowej czy też te, wspierające wideokonferencje. Jednak wiele firm nie korzysta aktywnie z tych narzędzi lub słabo je wdraża.  To powoduje dość duży szok podczas wprowadzania takiej zmiany.

Moment wprowadzenia nowego modelu pracy powoduje dla zarządzających konieczność opracowania zasad i ich komunikowania, wyznaczania kierunku a przede wszystkim motywowania pracowników, którzy są pozbawieni środowiska, w jakim funkcjonują na co dzień.

Jak zatem przygotować organizację do pracy zdalnej?

Krok 1. Ustal zasady komunikacji pomiędzy pracownikami.

Opracowane procedury to element, bez którego nie może obyć się żadna, dobrze przygotowana firma. Instrukcje działania w zakresie tych czynności, które są powtarzalne znacznie ułatwiają wejście w tryb pracy zdalnej. Przygotowanie pracowników do takiej formy pracy wymaga również przekazania im wytycznych dotyczących zakresu pracy oraz obowiązków, jakie powinny być wykonywane przez nich każdego dnia. Nie chodzi tu tylko o kontrolę i jasny przekaz. Również o zabezpieczenie jakości obsługi klientów oraz o ciągłość procedur na wypadek konieczności przejęcia obowiązków danego pracownika.
Odpowiednie instrukcje i procedury stanowią wsparcie dla pracowników, ponieważ nie mają oni poczucia, że zostali zostawieni sami sobie.

Krok 2. Przygotuj narzędzia do pracy zdalnej.

Same procedury nie pozwolą na uruchomienie pracy online. Niezbędne są do tego odpowiednie narzędzia. Na rynku mamy dość duży wybór w tym zakresie. Możemy skorzystać ze Skype, FaceTime, MS Teams, TeamWork Chat czy innych komunikatorów, wbudowanych w systemy dostępne w organizacji.

Oprócz powyższych warto zaopatrzyć pracowników w inne urządzenia, które ułatwią im wykonywanie obowiązków – słuchawki z mikrofonem, kamerę do transmisji online itp.
Nie bez znaczenia jest możliwość dostępu do wewnętrznych systemów spoza organizacji.

Oprócz standardowych instalacji, które są udostępniane na zewnątrz można wykorzystać możliwość pracy w modelu SaaS czyli w chmurze. Takie rozwiązanie pozwala na pracę z dowolnego miejsca, niezależnie od lokalizacji. Podłączenie do firmowych systemów, dysków i innych ważnych zasobów wymaga wprowadzenia kluczy i haseł. Dlatego wiele firm korzysta z podłączenia do sieci VPN, ze względu na bezpieczeństwo danych.

Warto także poinstruować pracowników, by zadbali o wzmocnienie bezpieczeństwa domowego połączenia internetowego. Można na przykład każdemu pracownikowi wysłać maile z instrukcją konfiguracyjną. Można też w razie potrzeby pomóc telefonicznie lub za pomocą programów umożliwiających współdzielenie ekranu. Specjalista IT, będąc online, może zdalnie wykonywać zadania na sprzęcie będącym w innym miejscu.

Powinniśmy również pamiętać o pracownikach wykonujących swoje obowiązki w tzw. back office, czyli w dziale księgowości, HR czy innych obszarach wspierających. Najczęściej korzystają oni z rozwiązań ERP, które też często posiadają komunikatory pozwalające na kontakt ze wszystkimi operatorami.

Aby kompletnie wesprzeć możliwość pracy zdalnej dla tych działów, warto pochylić się nad tematem digitalizacji dokumentów. Wprowadzenie e-faktur czy e-dokumentów w organizacji ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania działów back office. Warto wprowadzić narzędzia pozwalające na skanowanie dokumentów i umieszczanie ich w postaci plików w wykorzystywanych narzędziach.

Krok 3. Komunikuj się z pracownikami.

W sytuacji z jaką mamy obecnie do czynienia, bardzo ważnym elementem jest utrzymywanie kontaktu z pracownikami. Niektórzy zarządzający organizują spotkania on-line, które oprócz spraw służbowych pozwalają na swobodną rozmowę o kwestiach prywatnych. Taka wymiana poglądów i zwykła troska o sytuację pracownika również ma znaczenie.

Działy HR z kolei wykorzystują portale dla pracowników i umieszczają tam informacje na temat bieżącej sytuacji. Wiele organizacji wydaje newslettery oraz organizuje spotkania, pozwalające na utrzymanie relacji pomiędzy pracownikami.

Oczywiście, taka forma komunikacji ma również kluczowe znaczenie w zakresie rozliczania się z efektów pracy oraz odpowiedniej współpracy. Należy wyznaczyć dni raportowania czy terminy spotkań on-line całego zespołu.

Zarządzanie pracownikami w takiej strukturze wymaga otwartości i większego zaangażowania. Jednak aktualna sytuacja powinna być postrzegana jako doświadczenie, które wielu osobom da świadomość o trudnych aspektach tej formy pracy. Uświadomi jednak również korzyści z niej płynące. Może prowadzić do poprawy całego procesu zdalnej pracy i potencjalnie regularnego i świadomego korzystania z tej opcji dla firm i pracowników.

Monika Grabowska
Autor

Zastępca dyrektora sprzedaży i wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions S.A.