Od kilku tygodni świat żyje tematem pandemii COVID-19. Towarzyszy jej wszechobecna atmosfera niepewności. Nie wiadomo przecież, jak długo potrwa obecna sytuacja. Trudno jest jednoznacznie oszacować skutki, jakie epidemia wywrze na życiu społecznym i gospodarczym. Walka z koronawirusem obejmuje szereg ograniczeń. Te jednak, ratując zdrowie ludzi, utrudniają funkcjonowanie wielu firmom. Przedsiębiorcy mogą utrzymać (przynajmniej częściową) ciągłość działalności biznesowej, decydując się na wprowadzenie pracy zdalnej.

Nie daj się znów zaskoczyć

Można zaryzykować stwierdzenie, że nie byliśmy gotowi na epidemię. Podobnie, wiele firm nie było gotowych na płynne przejście na pracę zdalną. Eksperci dwoją się i troją, przygotowując prognozy rozwoju sytuacji. Część z nich uważa, że po wyhamowaniu w okresie letnim, epidemia powróci jesienią. Niestety, nie da się przewidzieć, co będzie dalej. Można jednak skupić się na bieżącym działaniu oraz wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Praca zdalna rozwiązaniem części problemów

Wraz z postępowaniem epidemii zaostrzane są środki mające hamować transmisję wirusa. Polegają one w dużej mierze na znacznym ograniczeniu bezpośrednich kontaktów między ludźmi. Jak dostosować się do restrykcji kryzysowych i dalej prowadzić firmę?

Z opinii specjalistów wynika, że najskuteczniejszym sposobem przeciwdziałania epidemii jest izolacja. Powoduje ona oczywiste utrudnienia w komunikacji. Warto zauważyć, że ogrom działań biznesowych opiera się na komunikacji – tak na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. Ta z kolei, może z powodzeniem odbywać się zdalnie – o ile zorganizowana jest w sposób uporządkowany i bezpieczny.

Jak się przygotować?

Dla wielu przedsiębiorstw praca zdalna w obecnym czasie jest jedyną możliwością kontynuowania działania. Trzeba jednak pamiętać, że nie wystarczy wręczenie laptopów pracownikom. Należy zadbać o wszechstronną gotowość biznesu do działania „na odległość”. Codzienne funkcjonowanie biznesu obejmuje wiele różnych obszarów. Firma to profil działalności, kondycja pracowników i infrastruktura. To także czas, procesy, dokumenty, przepisy prawne. Dzięki technologii możliwe jest zapewnienie pracy w wielu z tych obszarów na odległość. Nadal borykasz się z organizacją pracy zdalnej w firmie? Przedstawiamy porady, jak krok po kroku przygotować firmę do pracy zdalnej.

Przygotowanie do pracy zdalnej:

Działania podstawowe

Zasoby techniczne

Pierwszym krokiem do wdrożenia pracy zdalnej jest zabezpieczenie zasobów technicznych. Niezbędne są sprzęt i łącza, które umożliwią podstawową komunikację w firmie. Sprawdź, czy twoi pracownicy, a szczególnie służby Backoffice mają urządzenia przystosowane do pracy poza biurem:

  • dysponują komputerami przenośnymi,
  • mają możliwość pracy przez Internet z domu lub innej lokalizacji poza firmą,
  • mają bezpieczny dostęp do zasobów firmowych, np. poprzez skonfigurowaną sieć VPN.

Przygotowania techniczne mogą obejmować wymianę lub odtworzenie sprzętu. Być może to dobry moment na rozważenie obsługi firmy w modelu chmurowym. Warto przyjrzeć się też, czy firma i jej zasoby odpowiadają wymogom bezpiecznej pracy zdalnej. Więcej na ten temat możesz przeczytać w innych naszych artykułach:

Bezpieczna praca zdalna z hostingiem w chmurze

6 zasad bezpiecznej pracy zdalnej

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny zapewnia autentyczność i skutki prawne dokumentom wysyłanym do urzędów. Jest ogromnym ułatwieniem w codziennym działaniu firmy, zwłaszcza w okolicznościach pracy zdalnej. Wdrażając podpis elektroniczny w swojej organizacji:

  • upewnij się, że osoby posługujące się podpisem do e-deklaracji czy JPK mogą z niego korzystać na urządzeniach przenośnych,
  • zastanów się, które z procesów w twojej organizacji mogą być podpisywane elektronicznie. Pomyśl o tych, które wymagają jednostronnego podpisu, np., zaświadczenia, potwierdzenia itp.

Warto zwrócić uwagę, czy oprogramowanie, z którego korzysta organizacja obsługuje podpis elektroniczny. Rozwiązania Asseco Business Solutions przygotowywane są do e-podpisu, zarówno dokumentów wymaganych przepisami, jak i opcjonalnych.

Więcej o podpisie elektronicznym w artykule:

Dlaczego podpis elektroniczny ułatwia pracę zdalną?

Komunikacja

Komunikowanie się jest niezbędne do prowadzenia firmy. Tylko sprawna komunikacja między zespołami umożliwi płynne działanie. Warto przygotować przejrzyste zasady kontaktu od samego początku. Takie podejście może oszczędzić wielu kłopotów i nieporozumień. Ustal zasady komunikacji w ramach zespołów i między nimi tak, by nie blokować prac operacyjnych:

  • wprowadź praktyki i zasady komunikacyjne. Określ, jakiego komunikatora mają używać wszyscy w organizacji, do kiedy należy odpowiadać na e-maile itp.,
  • udostępnij firmową bazę wiedzy tak, by wszyscy wiedzieli jak rozwiązywać bieżące problemy i do kogo zwrócić się z ewentualnymi pytaniami,
  • zadbaj o wdrożenie narzędzi do pracy grupowej, takie jak komunikatory czy planery,
  • udostępnij niezbędne zasoby elektroniczne, jak choćby przestrzeń dyskową.

Na rynku funkcjonuje wiele komercyjnych narzędzi, które ułatwiają pracę zdalną, takich jak Skype, Teams, chmura Microsoft czy Adobe. Zwróć uwagę, że możesz korzystać z komunikatorów wbudowanych w system ERP. Dobry system tego typu pozwala także na gromadzenie informacji, takich jak skany czy instrukcje.

Procesy sprzedaży i zakupów

Jeżeli twoja firma działa w branży handlowej, warto zastanowić się nad dostosowaniem działań do obecnej sytuacji. Odpowiednie oprogramowanie pomoże z łatwością skoordynować i obsłużyć procesy sprzedażowe, zarówno w sektorze B2B, jak i B2C. Przygotowując się do prowadzenia zdalnej sprzedaży:

  • zastanów się nad internetowym kanałem sprzedażowym. Czy możesz dotrzeć w ten sposób do obecnych klientów? Czy możesz dotrzeć do nowych klientów? Pamiętaj, że epidemia przeniosła aktywność ludzi do Internetu,
  • rozważ dostawę towarów przez zewnętrzne firmy kurierskie,
  • przejdź na elektroniczne gromadzenie informacji i dokumentów handlowych. Każdy z twoich uprawnionych pracowników będzie miał pełny zdalny dostęp do historii ustaleń z kontrahentem.

Procesy księgowe

Obsługa ewidencji i rozliczeń zakupów

Elektroniczny obieg dokumentów

Możesz uniknąć konieczności obsługi papierowych dokumentów otrzymywanych i składowanych w biurach firmy.

  • Ustal ze swoimi dostawcami, że zarówno oferty, jak i faktury będą przysyłali elektronicznie.
  • Określ, w jakim formacie chcesz otrzymywać dokumenty, mogą być to np. skany lub pdf-y.
  • Dla stałych i dużych dostawców wybierz formaty EDI. To zaoszczędzi wiele czasu i wysiłku poświęcanego wprowadzaniu dokumentów.
  • Pamiętaj, by sformalizować wszystko poprzez wyrażenie zgody.
Akceptacja faktur
  • Aby usprawnić pracę grupową nad obiegiem informacji, wprowadź elektroniczną formę akceptacji faktur. Faktura zarejestrowana elektronicznie zostanie opisana i zaakceptowana przez uprawnione osoby. Na koniec nastąpi automatyczne zadekretowanie, które będzie wymagało tylko merytorycznej weryfikacji.
Ewidencja informacji
  • Wszelkie informacje od dostawców zbieraj w centralnym miejscu w systemie informatycznym. Dzięki temu zainteresowane i uprawnione osoby będą mogły mieć dostęp do ustaleń księgowych i handlowych, takich jak umowy czy warunki obsługi.

Obsługa ewidencji i rozliczeń sprzedaży

Elektroniczny obieg dokumentów
  • Odwracając sytuację: ustal z klientami, że będziesz dostarczać faktury w formie elektronicznej.
  • Pamiętaj, by zarejestrować zgodę każdego klienta na taki sposób przesyłania dokumentów.
  • Wdróż mechanizmy udostępniania lub wysyłania faktur drogą elektroniczną.
  • Udostępniaj klientom informacje o płatnościach i windykacji poprzez powiadomienia lub udostępnienie stanu rozliczeń na stronie internetowej. Usprawnić te działania mogą systemy erp.
Ewidencja informacji
  • Zadbaj o to, by wszelkie informacje związane z klientami dotyczące windykacji, a także umowy handlowe czy notatki lub maile zamieszczać w centralnym miejscu w systemie. Dzięki temu uprawnione osoby w firmie będą miały do nich szybki, zdalny dostęp.

Rozliczanie podatków i zamknięcia okresu

Upewnij się, czy wszystkie osoby biorące udział w procesie rozliczeń mają dostęp do danych, ich weryfikacji, akceptacji oraz podpisu elektronicznego. Procesowy system erp ułatwia całościowy wgląd w to, kto uczestniczy w jakim zamknięciu okresu i powinien potwierdzić gotowość do udziału zdalnego. Dzięki temu łatwiej:

  • zweryfikujesz procedurę obsługi JPK, e-deklaracji, e-sprawozdań,
  • sprawdzisz proces zamknięcia okresu i udział poszczególnych ról.

Systemy erp Asseco Business Solutions oferują szereg usprawnień dla elektronicznego obiegu dokumentów:

  • przechowywanie postaci elektronicznych faktur czy zamówień do rejestracji i wglądu przez osoby obsługujące ewidencję,
  • zintegrowaną ze skanuj.to opcję OCR (optyczne rozpoznawanie znaków),
  • ewidencję kontrahentów według typów, a więc przechowywanie informacje i załączniki dotyczące płatności, umów czy notatek dotyczących telefonów, zdalnych spotkań itp.
  • udostępnianie dokumentów sprzedaży i rozliczeń przez BusinessLink,
  • uruchomienie rozsyłania faktur przez e-mail i EDI,
  • uruchomienie systemu powiadamiania windykacyjnego, np. o zaległościach przez e-mail i SMS

Utrzymywanie płynności finansowej

Dostęp do aktualnych informacji

Planowanie strategicznych działań musi opierać się na rzetelnych i aktualnych informacjach. W przetwarzaniu ich i wyciąganiu stosownych wniosków pomagają rozwiązania analityczne, takie jak rozrachunkowe analizy BI.

  • Zweryfikuj dostęp do bieżących informacji o stanie dostępnych środków finansowych oraz wpływach urealnionych zgodnie z sytuacją klientów. Pamiętaj, że niektóre płatności odbywają się poprzez mechanizm podzielonej płatności. Powoduje to ograniczony dostęp do części środków.
  • Sprawdź, czy posiadasz aktualne informacje o zaległościach oraz przyszłych płatnościach klientów. Taka wiedza pozwoli na sprawniejsze otrzymanie należności, o ile będzie ono możliwe w sytuacji klienta.
Terminy i windykacja

Sztuką jest zbalansowanie płynności finansowej i relacji kontrahenckich. Możesz mieć wpływ na sprawny spływ należności, mając do dyspozycji twarde dane. Weryfikacja wypłacalności klientów w zależności od obrotów i zasad kredytowania może odbywać się w narzędziach analitycznych:

  • zweryfikuj politykę ustalania terminów płatności, limitów kredytowych i rabatów za terminowe i wcześniejsze spłaty,
  • przemyśl stosowane metody windykacyjne. Weź pod uwagę działania prewencyjne, które są zwykle tańsze i bardziej skuteczne, niż usługi faktoringu czy sprzedaż należności.

Obsługa HR

Zdalne prowadzenie firmy nadal obejmuje dbałość o sprawy pracownicze. Choć twoi pracownicy spełniają swoje zadania w domowych zaciszach, dział HR wciąż ma pełne ręce roboty, tyle że zdalnej. Przygotowując przedsiębiorstwo do pracy na odległość, zwróć uwagę na takie zagadnienia:

e-obsługa
  • Wprowadź możliwość elektronicznej obsługi pracownika. Korzystając z Portalu Pracowniczego można zdalnie rejestrować, akceptować i anulować wnioski: o telepracę, urlopowe, o zaliczkę, zasiłek opiekuńczy, zaświadczenie i inne stosowane w organizacji. Można także akceptować i rozliczać delegacje pracowników.
  • Wdróż elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu dział HR zdalnie może korzystać z informacji zawartych w dokumentach, wystawiając np. wniosek RP-7. Pracownik natomiast ma wgląd do swojej dokumentacji. Może także pobrać dokumenty w formie elektronicznej.
  • Wprowadź obsługę zapotrzebowania wewnętrznego przez Portal Pracowniczy. Dzięki temu pracownik zdalnie zgłosi, co jest mu niezbędne do pracy. Zgodnie z ustaloną procedurą zakupy zostaną zaakceptowane i przekazane do realizacji. Rozważ także opcję kontrolowania budżetu zakupowego podczas obiegu akceptacji zapotrzebowania.
Kondycja pracowników

Wielu pracowników nie przywykło do dłuższych okresów pracy zdalnej. Nie wszyscy potrafią odnaleźć się w takich okolicznościach. Tym bardziej, kiedy trudne warunki pandemii zmuszają ich do całkowitej izolacji. Niemożność opuszczania mieszkań powoduje, że stają się one w tym czasie miejscem tak pracy, jak i odpoczynku. Możesz pomóc swoim zespołom oswajać niepewność poprzez odpowiednie działania komunikacyjne, takie jak:

  • wewnętrzne newslettery,
  • zdalną komunikację: zadawanie pytań, umieszczanie ogłoszeń i zgłaszanie pomysłów, dobrych praktyk i usprawnień na portalu pracowniczym,
  • wprowadzenie wewnętrznego informowania poprzez social media,
  • prowadzenie kalendarza wydarzeń firmowych i zespołowych.
Zdalne zatrudnianie

Rekrutacja i zatrudnianie także może odbywać się przy użyciu środków telekomunikacyjnych, nie tylko w czasach pandemii. Możesz skorzystać z systemu erp, który oferuje procesowość oraz przypisywanie ról, a także wewnętrzny komunikator i przestrzeń informacyjną dokuwiki. W przypadku nowego zatrudnionego lub zmiany stanowiska zadbaj o adaptację pracownika poprzez:

  • zapewnienie zdalnej komunikacji z osobami czuwającymi nad procesem wdrażania do pracy,
  • konfigurację środowiska pracy zgodnie ze spełnianą rolą. Dzięki temu pracownik otrzymuje jasno określoną listę zadań, dostęp do odpowiednich funkcji systemu ewidencjonującego oraz przyjazną dokumentację systemu.
Zgodność z przepisami
  • Upewnij się, że twoje rozwiązania HR są zgodne z obowiązującą sytuacją prawną. Jest to istotne zawsze, gdyż zmiany prawne wiążą się z pewnymi konsekwencjami. Szczególne okoliczności pandemii COVID-19 sprawiają, że prawo dostosowywane jest z dnia na dzień do walki z wirusem. Czy twój system obsługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy, dodatek przestojowy czy ewidencję kwarantanny? Zwróć uwagę na to, czy dostawca twojego oprogramowania HR monitoruje na bieżąco zmiany prawne. Asseco Business Solutions śledzi wydarzenia i przepisy i informuje o przyszłych rozwiązaniach.

Krótko mówiąc

Zdarza się, że okoliczności prowadzenia biznesu ulegają mniej lub bardziej spodziewanym zmianom. Kryzysy uwypuklają dotychczasowe problemy. Stwarzają także nowe trudności, jednak ich rozwiązania nie zawsze muszą być skomplikowane. Epidemia koronawirusa zagraża nie tylko zdrowiu ludzi, ale także kondycji przedsiębiorstw. Sposobem na utrzymanie działań biznesowych jest wdrożenie pracy zdalnej. Czerpiąc z najnowszych doświadczeń, warto być przygotowanym na prowadzenie biznesu na odległość. Znacznym ułatwieniem w organizowaniu i koordynacji pracy zdalnej są systemy informatyczne. Warto wybierać takie, które tworzone są nie tylko dla wymagających przedsiębiorstw, ale także wymagających okoliczności.

Renata Łukasik
Autor

Dyrektor działu ds. oprogramowania, pion Macrologic ERP w Asseco Business Solutions S.A.