Sytuacja, z jaką zmagamy się obecnie jasno pokazuje, że skończył się czas, w którym biznes powinien postrzegać wartości wyłącznie przez pryzmat materialnego zysku. W obliczu rosnącej z dnia na dzień liczby zachorowań na COVID-19 w poszczególnych państwach, zamknięcia granic czy obostrzeń w codziennym funkcjonowaniu, dotychczasowe strategie i plany biznesowe, koncentrujące się przede wszystkim na osiągnięciu jak najlepszych wyników finansowych, okazały się niewystarczające, by odnaleźć się w tak trudnej sytuacji. Wiele organizacji stanęło przed koniecznością zapewnienia ciągłości pracy, tak aby przetrwać ten niespokojny okres i przygotować się do podobnych wyzwań na przyszłość.
W obliczu pandemii koronawirusa wszyscy zdaliśmy sobie sprawę z tego, jak istotne jest wykorzystanie w firmach modelu pracy zdalnej i zapewnienie pracownikom odpowiednio zabezpieczonego dostępu do danych organizacji. Zagwarantowanie dostępu do narzędzi i informacji stało się więc w dzisiejszych czasach jednym z kluczowych elementów zapewnienia ciągłości pracy przedsiębiorstw. Bez tego wiele z nich nie mogłoby funkcjonować. Wsparcie pracy zdalnej odpowiednimi wytycznymi i procedurami jest wobec tego elementem niezbędnym, by firmy mogły zachować ciągłość swojego działania. Kluczowe wydaje się przy tym zapewnienie sprawnej komunikacji między poszczególnymi pracownikami w firmie.
Sprawna komunikacja to klucz do efektywnej pracy zdalnej
Sprawna komunikacja w firmie opiera się między innymi na szybkiej i bezpiecznej komunikacji pracowników z administracją firmy. Dlatego też chcemy skupić się teraz nad tym, w jaki sposób pracownicy mogą zdalnie rejestrować swój czas pracy. Jak przekazywać różnego rodzaju dokumenty rozliczeniowe wówczas, gdy nie mogą dostarczyć ich osobiście? Działy administracji, takie jak dział kadr czy księgowości, muszą posiadać wszelkie aktualne informacje pochodzące od pracowników pracujących zdalnie, często w różnych zakątkach Polski, bez możliwości osobistego pojawienia się w siedzibie firmy. Prace administracyjne związane z rozliczaniem dokumentów, przesyłaniem sprawozdań czy kontaktami z jednostkami administracji publicznej, muszę być realizowane bez względu na panującą sytuację.
Elektroniczny portal dla pracowników, który umożliwia elektroniczny obieg dokumentów i wniosków pracowniczych
Warto w takiej sytuacji sięgnąć po systemy elektronicznej obsługi pracowników. Portal pracowniczy i towarzyszący mu elektroniczny obieg dokumentów, w znacznym stopniu zabezpieczyłby funkcjonowanie organizacji w razie konieczności pracy zdalnej spoza siedziby firmy.
Portal dla pracowników jest platformą ułatwiającą komunikację wewnątrz organizacji. Wspomaga również dystrybuowanie między pracownikami dokumentów w formie elektronicznej. Umożliwia też pracownikom dostęp do akt kadrowo-płacowych, planowanie urlopów, wyjazdów służbowych czy szkoleń, a także planowanie i rozliczanie czasu pracy.
Za pośrednictwem portalu pracownicy wprowadzają informacje związane ze swoją pracą. Te następnie – zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką obiegu – trafiają do osób wykonujących kolejne czynności (akceptowanie, odrzucanie czy też weryfikację). Mogą również podpinać do tych informacji skany czy zrobione telefonem zdjęcia dokumentów, które powinny trafić do obiegu.
Ogromną zaletą takiego portalu jest również wspieranie pracy działu HR, który codziennie obsługuje wiele pytań dotyczących stanu urlopów, wynagrodzeń czy próśb o przygotowanie zaświadczeń dla pracowników. Bardzo pomocny w tej pracy może okazać się elektroniczny obieg dokumentów funkcjonujący w ramach portalu pracowniczego.
Trzeba także pamiętać, że w dziale kadrowo-płacowym realizowane są też wszystkie zadania związane z rejestracją godzin pracy, ich rozliczaniem czy naliczaniem wynagrodzeń i zewnętrzną sprawozdawczością. Portal Pracowniczy umożliwia automatyczne rejestrowanie tego typu danych, znajdujących się w zaakceptowanych wnioskach pracowniczych. Dane te trafiają ostatecznie do systemu ERP. Tam wykorzystywane są przez dział HR do obsługi kadrowo-płacowej pracowników. Dzięki temu pracownicy działu nie muszą ponownie ich rejestrować. Pozwala to na chociażby częściowe odciążenie działu HR, co umożliwia zaangażowanie pracowników działu w innych obszarach, jak na przykład opracowywanie analiz. Portal umożliwia ponadto udostępnianie pracownikom różnych dokumentów i informacji, w tym np. pasków z wynagrodzeniem.
Jakie wnioski może zdalnie złożyć pracownik za pośrednictwem portalu pracowniczego?
Pracownicy, za pośrednictwem Portalu, mogą zdalnie składać następujące wnioski elektroniczne:
- wniosek o telepracę – po wprowadzeniu na portal pracowniczy wniosek trafia do przełożonego. Ten akceptuje go lub odrzuca, dzięki czemu wiadomo w jakiej formie pracownik będzie pracował danego dnia. Zazwyczaj firmy limitują ilość telepracy w ciągu danego miesiąca. W obliczu panującej właśnie epidemii koronawirusa jest to najprawdopodobniej najczęściej składany obecnie wniosek;
- wniosek o urlop – pracownik, po przeanalizowaniu, ile dni urlopowych ma jeszcze do wykorzystania, zdalnie rejestruje na Portalu wniosek. Ten następnie jest akceptowany bądź odrzucany przez przełożonego. Po akceptacji elektroniczny wniosek trafia do systemu kadrowo-płacowego. Portal Pracowniczy umożliwia też pracownikowi zdalne złożenie wniosku o wycofanie urlopu;
- wnioski pracownicze: o zasiłek opiekuńczy, o wydanie zaświadczenia dla pracownika (np. na potrzeby uzyskania kredytu czy też pożyczki);
- wniosek o zaliczkę – po wprowadzeniu na portal pracowniczy wniosek pracownika trafia do jego przełożonego, który akceptuje lub odrzuca prośbę. W razie pozytywnego rozpatrzenia wniosku, kierowany jest on do odpowiednich osób w celu wypłacenia środków;
- obsługa delegacji – system obsługuje wniosek od momentu jego zarejestrowania przez pracownika. Przeprocedowuje go zgodnie ze ścieżką akceptacji, aż do momentu rozliczenia delegacji, łącznie z wypłaceniem diet czy zwrotem kosztów podróży.
Gdy w organizacji istnieją inne obiegi dokumentów, które należałoby zautomatyzować, to również można zamodelować je w Portalu dla pracowników. Dzięki temu ich obsługa przebiega sprawniej i możliwa jest również zdalnie w formie elektronicznej.
Korzyści płynące z wykorzystywania portalu dla pracowników
O korzyściach płynących z wykorzystania takiego rozwiązania można mówić wiele. Warto podkreślić kilka najważniejszych:
- utrzymanie przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami a działami, które muszą prowadzić swoją pracę bez względu na sytuację (czyli dział finansowy czy HR);
- optymalizacja pracy działu HR, a w szczególności rezygnacja z konieczności ręcznej rejestracji danych o urlopach czy przepracowanych godzinach;
- usprawnienie pracy działu HR poprzez umożliwienie pracownikom zdalnego dostępu do ich danych kadrowych i płacowych;
- bieżące rozliczanie dokumentów oraz sprawna ich rejestracja;
- eliminacja papierowych dokumentów i zastąpienie ich dokumentacją elektroniczną;
- ograniczenie błędów przy rejestrowaniu danych (są one wielokrotnie weryfikowane, a system kontroluje poprawność ich wprowadzania);
- oszczędność czasu działów rozliczających dokumenty (dostępne są w formie elektronicznej i dalej podlegają tylko księgowaniu bądź rozliczaniu);
- uproszczenie i przyspieszenie komunikacji z przełożonym, który posiada bieżącą informację o zadaniach wykonywanych przez pracowników;
- możliwość modelowania dowolnych obiegów dokumentów, które dotychczas funkcjonowały w firmie w tradycyjnej, papierowej, formie.
Portal dla pracowników może w znacznym stopniu wpłynąć na stabilne prowadzenie codziennych działań w formie zdalnej, nawet w tak trudnym momencie, w jakim obecnie się znajdujemy. Wydaje się, że wykorzystywanie wszystkich możliwych rozwiązań, uniezależniających nas od realizacji zadań w biurach czy eliminowanie tym samym bezpośredniego kontaktu między pracownikami, będzie stanowiło podstawę budowania stabilności naszych organizacji.
Każdy z nas, niezależnie od tego czy zarządza firmą, czy w niej pracuje, powinien dbać o bezpieczeństwo i zdrowie. Dlatego warto wykorzystać możliwości, jakie niosą ze sobą platformy komunikacyjne, portale czy inne narzędzia. W dobie pandemii COVID-19 warto rozwijać możliwości pracy zdalnej, tak aby zadbać zarówno o pracowników, jak i o biznes.
