Transformacja cyfrowa zapewnia najlepsze warunki do ochrony poufnych danych firmowych i osobowych. Jednak samo przestawienie firmy na paperless nie gwarantuje, że dane wrażliwe są właściwie zabezpieczone. Zarówno dokumenty papierowe, jak i cyfrowe są bezpieczne wtedy, gdy użytkownicy mają świadomość zagrożeń, a przede wszystkim stosują odpowiednie procedury.

Czy dokumenty papierowe są bezpieczne?

Obecnie używany papier ma trwałość 200–300 lat. To znacznie więcej niż potrzeba do zachowania przepisowych okresów przechowywania dokumentów pracowniczych. Kradzież danych jest możliwa tylko wtedy, gdy złodziej uzyska do nich fizyczny dostęp.

Pomimo oczywistych zalet dokumenty papierowe są podatne na kilka zagrożeń:

  • fizyczne zniszczenie – papier (bez zabezpieczenia folią) łatwo ulega destrukcji pod wpływem wilgoci, wody i pleśni, a nawet najlepsza folia nie uchroni go przed pożarem;
  • blaknięcie nadruków – tusze używane do druku mogą tracić kolory i zanikać pod wpływem światła słonecznego (promieniowanie UV);
  • zgubienie – częstym powodem utraty danych z dokumentów papierowych jest ich zgubienie; zdarza się, że teczka jest w biurze, lecz nie można jej odnaleźć, bo nie została odłożona na właściwe miejsce.

Zniszczenie dokumentu papierowego jest ostateczne. Jeżeli umowa lub faktura nie miała kopii lub skanu, nie zdołasz jej odtworzyć. Ten problem nie dotyczy plików cyfrowych: dokumenty elektroniczne są praktycznie niezniszczalne – ich trwałość nie ma ograniczeń czasowych, a zdigitalizowane kolory nigdy nie wyblakną.

Jak transformacja cyfrowa zmieni Twoją firmę?

Jakie jest ryzyko posługiwania się dokumentami cyfrowymi?

Rynek cyberbezpieczeństwa w Polsce i na świecie rośnie w rekordowym tempie. W 2030 roku jego wartość ma przekroczyć 500 mld dolarów. Nie należy się temu dziwić, bo z każdym rokiem rośnie liczba wykrywanych cyberataków. W 2021 roku liczba włamań do sieci korporacyjnych była o 50% większa w porównaniu z rokiem 2020. Hakerzy najczęściej atakowali instytucje edukacyjne i placówki naukowe.

Ryzyko związane z posługiwaniem się dokumentami cyfrowymi wynika z charakterystycznych cech oraz zalet tego nośnika danych:

  • łatwość powielania i dystrybucji – usprawnia codzienną pracę, lecz jednocześnie stwarza pole do nielegalnego kopiowania i przesyłania; zabezpieczeniem jest precyzyjne określenie praw dostępu i zakresu wykonywanych czynności (przeglądanie, kopiowanie, edycja dokumentów);
  • zagrożenie atakami hakerskimi – skuteczna ochrona przed cyberprzestępcami polega na stosowaniu zabezpieczeń programowych oraz odpowiednich procedur ochronnych; wdrożona z powodzeniem polityka bezpieczeństwa jest podstawą skutecznej ochrony przed kradzieżą danych i dokumentów cyfrowych;
  • zagrożenie fizycznym zniszczeniem serwerów – jeżeli chcesz zabezpieczyć się przed utratą danych na skutek awarii sprzętu IT, korzystaj z chmury obliczeniowej; to najpewniejszy sposób ochrony danych cyfrowych przed fizycznym wymazaniem czy uszkodzeniem uniemożliwiającym odczytanie;
  • ryzyko fałszowania dokumentów – łatwo zmienić dokument cyfrowy w taki sposób, aby przypominał oryginalny; ochroną przed fałszerstwami jest szyfrowanie dokumentów, zabezpieczanie hasłem i stosowanie podpisu elektronicznego.
Transformacja cyfrowa firmy może zakończyć się sukcesem tylko wtedy, gdy będzie szła w parze z wdrażaniem odpowiednich zabezpieczeń, zasad postępowania i polityk cyberbezpieczeństwa. Ryzyko związane z atakami cyberprzestępców jest jednym z najpoważniejszych problemów związanych z prowadzeniem działalności biznesowej.

Dlaczego cyfrowe dokumenty zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych?

Paperless nie oznacza braku zagrożeń wyciekiem czy utratą danych. Jednak znacznie łatwiej i taniej jest chronić dane wrażliwe w postaci elektronicznej niż papierowej. Dlaczego?

  • Elektroniczny obieg dokumentów, w przeciwieństwie do przepływu dokumentów papierowych, można skutecznie monitorować.
  • System ERP wraz z modułami księgowości, HR, WMS i wieloma innymi tworzy środowisko, które pozwala sprawnie zarządzać różnymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu zawsze wiesz, gdzie znajduje się dokument, jaki jest etap załatwiania sprawy oraz kto powinien podejmować związane z tym działania.
  • W elektronicznym obiegu dokumentów nie ma miejsca na przypadek i błędy popełniane w chwilach dekoncentracji lub zmęczenia. Żaden dokument nie zaginie w stertach papierów na czyimś biurku, a sprawa nie utknie w martwym punkcie, bo ktoś zapomni złożyć podpis lub przekazać dokument do akceptacji kolejnej osobie.
  • System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala też na scentralizowane zarządzanie uprawnieniami użytkowników. W efekcie dostęp do danych zapisanych w cyfrowych plikach jest realnie kontrolowany i opiera się na jasno zdefiniowanych regułach. Tak skuteczny monitoring i tak wysoki poziom bezpieczeństwa nie są możliwe do osiągnięcia przy pracy z dokumentami papierowymi.

Korzyści z paperless znacznie przeważają nad ryzykiem wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentów. Poza tym wybór jest zero-jedynkowy: transformacja cyfrowa daje szansę na zyskanie realnej przewagi nad konkurencją, a zaniechanie cyfryzacji oznacza zamknięcie wielu ścieżek rozwoju firmy.