59 procent polskich firm wykorzystuje elektroniczny obieg dokumentów, ale tylko 27 procent całkowicie odeszło od stosowania papieru [1]. Przyspieszenie zmian nastąpi, gdy wprowadzony zostanie obowiązek korzystania z Krajowego Rejestru e-Faktur. To nie zło konieczne, lecz szansa, aby wykonać pierwszy krok w stronę pełnej cyfryzacji firmy.
Nie czekaj na KSeF
Co dalej z KSeF? Wiadomo, że nakaz stosowania e-faktur zostanie wprowadzony dopiero od 1 lutego 2026 r. dla tych, którzy mieli obrót 200 mln zł, zaś od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostały przedsiębiorców.
W trakcie briefingu prasowego, który odbył się 26 kwietnia 2024 roku, minister Andrzej Domański ogłosił, że audyt ujawnił istotne niezgodności KSeF z ustalonymi standardami wydajnościowymi i jakościowymi, co spowodowało konieczność stworzenia nowej architektury systemu.. Natomiast jest niemal pewne, że państwo nie zrezygnuje z możliwości monitorowania obrotu faktur i nie odstąpi od prób wyeliminowania luki w VAT.
Skoro KSeF nie da się uniknąć, nie ma sensu czekać do chwili, aż stanie się obowiązkowy. Już teraz możesz wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, obsługę e-faktur, a następnie małymi krokami dążyć do pełnej cyfryzacji swojego biznesu.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów są liczne:
- automatyzacja – obsługę elektronicznych dokumentów można w dużym stopniu zautomatyzować, czego następstwem jest obniżenie kosztów administracyjnych, mniejsza liczba błędów i znaczne skrócenie czasu przeznaczonego na załatwianie spraw;
- większe zadowolenie klientów i pracowników – przyspieszenie obiegu dokumentów oznacza skrócenie czasu realizacji zamówień, podpisywania umów, załatwiania spraw pracowniczych, co sprawia, że rośnie zadowolenie klientów i poczucie komfortu pracowników;
- możliwość pracy zdalnej – cyfryzacja dokumentów jest koniecznym warunkiem pracy zdalnej, pozwala tworzyć zespoły, których członkowie nie znajdują się w jednym biurze, a często przebywają w innych miastach, innych krajach i na innych kontynentach;
- ułatwiony dostęp do informacji – zdigitalizowane dokumenty są łatwe w wyszukiwaniu i edytowaniu, a zawarte w nich dane można wykorzystywać do analiz biznesowych;
- bezpieczeństwo dokumentów – elektroniczne dokumenty nie płoną, nie szkodzi im woda i trudno je usunąć bez śladu, są też znacznie lepiej chronione przed nieuprawnionym dostępem;
- minimalizacja kosztów obsługi dokumentów papierowych – odchodząc od papieru, oszczędzasz na zakupie i eksploatacji floty urządzeń drukujących, na dostarczaniu dokumentów i kosztownym przechowywaniu (archiwa firmowe) ton papieru;
- ekologia – paperless to zmniejszona produkcja papieru, tuszów, tonerów, sprzętu drukującego i mnóstwa innych artykułów, których wytworzenie przyczynia się do zatruwania środowiska naturalnego.
Porzuć papier i przeskaluj biznes
Opisane zalety elektronicznych dokumentów przekładają się na bardzo konkretne korzyści biznesowe. Najbardziej oczywiste są bezpośrednie oszczędności związane z rezygnacją z druku. Jednak znacznie ważniejszy jest wzrost potencjału przedsiębiorstwa.
Przyspieszona obsługa dokumentów to szybsze załatwianie spraw, większe zadowolenie klientów, mniejsza uciążliwość pracy, więcej czasu na kreatywne działanie. Cyfryzacja i automatyzacja obsługi dokumentów sprawia, że przy tych samych zasobach przedsiębiorstwa możesz prowadzić biznes na większą skalę.
Sukces w zarządzaniu firmą w modelu paperless zależy w dużej mierze od odpowiednich narzędzi informatycznych. Jeżeli chcesz mieć pewność, że korzystasz z najlepszych dostępnych na rynku rozwiązań, wybierz produkty Asseco Business Solution.
Zacznij od elektronicznego obiegu dokumentów
Jeżeli już używasz dokumentów elektronicznych, to dobry moment, aby zastanowić się nad optymalizacją ich dystrybucji. Zamiast korzystać z maila, możesz sięgnąć po SEOD (System Elektronicznego Obiegu Dokumentów). Obsługuje on obiegi różnych dokumentów i wspiera formy pracy rozproszonej. Masz do niego dostęp z poziomu aplikacji mobilnej lub przeglądarki. Platforma jest wyposażona w wygodny system powiadomień i przypomnień.
Następny krok to automatyzacja obsługi dokumentów i spraw pracowniczych. Portal HR by Asseco usprawnia procesy, odciąża dział kadr, zapewnia lepszą obsługę pracowników i skuteczną komunikację w firmie.
Innowacyjny back office, czyli obieg informacji w SEOD i Portalu HR
Czas na e-commerce!
Handel internetowy nie ogranicza się do osób fizycznych. Coraz więcej firm wybiera sprzedaż internetową w modelu B2B. W krajach wysoko rozwiniętych to standard. Jeżeli potrzebujesz wydajnego, nowoczesnego narzędzia do obsługi sprzedaży w internecie, poznaj bliżej możliwości platformy e-commerce od Asseco. Możesz na niej prowadzić handel w kanałach B2C, B2B, a także B2M.
Zanim wystawisz fakturę, czyli cyfrowe procesy sprzedaży i e-commerce
Automatyczna obsługa KSeF
Asseco przygotowało rozwiązania informatyczne, które pozwalają w pełni zautomatyzować wystawianie i odbiór faktur z KSeF. Usługa Businesslink to nie tylko doskonały pośrednik pomiędzy Twoim systemem ERP a KSeF. To także sprawdzone narzędzie do wymiany dokumentów z klientami. Zapewnia łatwą komunikację pomiędzy systemami ERP od różnych dostawców.
Źródła:
[1] https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/informatyzacja_hrm/6316984,cyfryzacja-szesc-na-dziesiec-polskich-firm-uzywa-elektronicznych-doku.html
