Wprowadzenie KSeF będzie nie lada wyzwaniem dla większości przedsiębiorców objętych tym obowiązkiem. Już 1 lipca 2024 r. pierwsi czynni podatnicy VAT będą zmuszeni do korzystania z elektronicznego rejestru w zakresie wystawiania faktur, a 1 stycznia 2025 r. do tej grupy dołączą podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Już niedługo niemal wszyscy przedsiębiorcy będą korzystali z KSeF, czego konsekwencją będzie uszczelnienie systemu sprawozdawczego.
Czy KSeF to problem?
Jak zwykle: to zależy. Możesz podejść do KSeF jak do problemu i znalezienie rozwiązania zostawić na ostatnią chwilę. Niczego nie zyskasz – będziesz musiał spełnić obowiązek w terminie (tak jak pozostali podatnicy) w stresującej atmosferze i przy konieczności dostosowania się do bieżącej sytuacji. Możesz też wykorzystać szansę – zreorganizować pracę, zyskać nowe możliwości wcześniej niż konkurencja i wejść do systemu na własnych warunkach.
Problemy w związku z Krajowym Systemem e-Faktur
Rzućmy okiem. Wydaje się, że KSeF to klasyczny generator problemów:
- Nowy obowiązek – rejestracja dokumentów na bieżąco, w bazie Ministerstwa Finansów.
- Potencjalne błędy i związane z tym kary.
- Tzw. chaos ostatniej chwili – czyli wprowadzanie rozwiązania tuż przed wejściem w życie obowiązku.
- Kolejny mechanizm urzędniczo-kontrolny.
Powyższe twierdzenia oczywiście są prawdziwe, ale nie pokazują całości zagadnienia – skupiliśmy się na wadach, lecz niemal każdą z nich niewielkim nakładem pracy można przekuć w zysk, zaletę lub przewagę rynkową.
KSeF jako wyzwanie i szansa
Obowiązek rejestracji dokumentów – szansa dla biur rachunkowych
Rzeczywiście, każdy dokument wygenerowany w systemie informatycznym przedsiębiorcy, należy zarejestrować (a wg. nazewnictwa urzędowego „wystawić”) w KSeF. Oczywiście da się to zrobić ręcznie w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo, o ile skala nie przekracza kilku bądź kilkunastu dokumentów miesięcznie. Większa liczba dokumentów wymaga zastosowania jakiegoś systemu automatyzującego pracę.
Automat (Businesslink), połączony z programem ERP przedsiębiorcy prześle dokument do KSeF w celu wystawienia faktury, pobierze potwierdzenie i w ten sposób umożliwi automatyczne spełnienie wymogów narzuconych przez ustawodawcę. Przy jednorazowej konfiguracji procesu praktycznie możemy zapomnieć o problemie. Oczywiście zakładając, że serwery Ministerstwa Finansów będą pracować poprawnie – w takim przypadku system też sobie poradzi, ponawiając próbę dostarczenia dokumentów aż do pozytywnego skutku.
Skoro mamy wyeliminowany problem, zajmijmy się szansą – czyli co na tym może zyskać klient oraz jego biuro rachunkowe. Otóż okazuje się, że całkiem dużo. Skoro moje dokumenty jako przedsiębiorcy są rejestrowane na bieżąco, codziennie, to oznacza że dokumenty wystawione dla mnie przez innych przedsiębiorców również są dostępne zaraz po wystawieniu. A więc nie ma przeszkód, aby biuro rachunkowe dysponujące odpowiednim oprogramowaniem mogło:
- bez zbędnej zwłoki uzyskać dostęp do dokumentów w KSeF,
- pobrać je,
- dzięki ustalonemu formatowi – automatycznie zaimportować i zaksięgować je w systemie.
Potencjalne błędy i związane z tym kary – szansa ich uniknięcia z usługą Businesscheck
Dokument prawidłowo zarejestrowany w KSeF nie musi być poprawny. Brzmi to paradoksalnie, ale tak niestety jest. System KSeF nie kontroluje poprawności merytorycznej faktury a tylko jej zgodność z wymaganym schematem technicznym (XSD). Za merytoryczną poprawność z aktualnymi przepisami – tak jak do tej pory – odpowiada podatnik.
Czy można uniknąć problemów wynikających z niepoprawnego wystawienia faktury? W 100% się nie da, ale próbować warto. Służy do tego nowa usługa Asseco Business Solutions – Businesscheck kontrola e-faktur, którą otrzymują do dyspozycji użytkownicy Businesslinka. Businesscheck na podstawie formuł kontrolnych:
- sprawdzi fakturę pod względem zgodności z wymaganym przez ministerstwo formatem e-faktury,
- zweryfikuje zgodność danych dokumentu z przepisami ustawy o VAT w oparciu o przygotowane formuły kontrolne Businesscheck (np. zostaną wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielnej płatności),
- sprawdzi fakturę pod względem rachunkowym i merytorycznym (np. poprawność należności wskazanej do zapłaty),
- potwierdzi zgodność danych kontrahenta wskazanego na fakturze z informacjami dostępnymi o tym kontrahencie w serwisach rządowych (Biała lista podatników VAT oraz VIES).
Czy da się pracować bez Businesschecka? Oczywiście tak, ale lepiej mieć do dyspozycji zaawansowany mechanizm kontrolny, który uchroni nas przed konsekwencjami karno-skarbowymi, niż zdać się na ślepy los.
Do lipca 2024 r. jeszcze tyle czasu…
Popełniamy często klasyczny błąd, zakładając, że jeszcze mamy czas. Jednak teraz czasu naprawdę już nie ma.
Do 1 lipca 2024 r. kilka milionów przedsiębiorstw musi podjąć konkretne działania: dostosować systemy informatyczne, zmienić lub zweryfikować obieg dokumentów w firmie, przeszkolić pracowników, wypracować nowe zasady współpracy z biurem rachunkowym lub wewnętrzną księgowością, a także dokładnie sprawdzić poprawność funkcjonowania wszystkich procesów. To wszystko przy jednoczesnym zarządzaniu, działaniu i rozwoju firmy.
Naprawdę nie ma już czasu na zwlekanie. Warto jak najszybciej skontaktować się ze swoim opiekunem informatycznym i opracować plan działania w związku z wprowadzeniem KSeF.
Przygotuj się na KSEF na własnych warunkach
Wprowadzanie rozwiązania tuż przed wejściem w życie obowiązku skutkuje zwykle tzw. chaosem ostatniej chwili. Aby go uniknąć, możesz: przygotować się wcześniej, dokładnie określić poligon ćwiczebny, a potem wyciągnąć wnioski z okresu próbnego.
Jako dostawca oprogramowania ERP na bieżąco śledzimy przepisy, rozporządzenia, działanie platformy Ministerstwa Finansów. Zadbamy o to, aby uruchomienie KSeF nie było tylko przykrym obowiązkiem.
