Jak wystawiać faktury zgodnie z Krajowym Systemem e-Faktur? Czym są elektroniczne faktury ustrukturyzowane? Jakie zmiany musisz wprowadzić w biznesie, by przygotować się na moment, gdy KSeF zacznie być obowiązkowy? Odpowiedzi na te i podobne pytania znajdziesz w wywiadzie z Barbarą Skrzecz-Mozdyniewicz, zarządzającą Działem Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions. Odcinek piąty Dobrego Podcastu o Biznesie poświęcamy tematowi dokumentacji elektronicznej w firmach i systemowi KSeF, który w mediach przewija się już od dłuższego czasu. Przedsiębiorcy muszą się przygotować, póki faktury ustrukturyzowane są opcjonalne. Sam termin obowiązkowego korzystania z KSeF przesuwa się.

Czy KSeF to rewolucja w fakturowaniu?

Zdecydowanie tak. Teoretycznie zmienią się tylko pewne elementy, czyli będzie szerszy zakres danych zawartych w fakturach i więcej informacji z nich będzie mogło zostać skontrolowane (zmiana podobna do JPK). W praktyce jednak dojdzie jeszcze inna kwestia, dotycząca sposobu wystawiania tych faktur. Obecnie mogą być one generowane w systemach sprzedażowych i logistycznych, ale gdy KSeF zacznie obowiązywać (niektórzy przedsiębiorcy z własnej woli korzystają z niego już teraz), będą one musiały być tworzone tylko w jednym miejscu, na specjalnej platformie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. To jest już pewnego rodzaju rewolucja.

Tu pojawiają się pytania o KSeF:

  • Jeśli mam system logistyczny, gdzie do tej pory wystawiałam dokumenty sprzedażowe, to stanie się on po prostu zbędny?
  • Gdzie i jak mam teraz wystawiać e-fakturę?
  • Czy faktura ustrukturyzowana wystarczy bez wersji papierowej?
  • W jaki sposób mogę odzwierciedlić dane z mojego systemu logistycznego na platformie KSeF?
  • Skoro logistyka do tej pory służyła nam do zarządzania sprzedażą, zakupami, relacjami z klientami, cennikami, rabatami, magazynami, a także do wystawiania faktur, to czemu to ostatnie będę musiała się nauczyć robić na portalu Ministerstwa Finansów?

Jak widać, to jest rewolucja, ponieważ ta zmiana miejsca oznacza całkowitą zmianę procesów, które do tej pory były w organizacji, np. proces związany z obsługą naszych klientów zarówno pod względem dostawców, jak i odbiorców. Trzeba podkreślić, że projekt wymusi na przedsiębiorcach korzystanie z elektronicznej formy faktur, co będzie kolejnym krokiem w cyfryzacji, ale także szansą na rozwój.

Innymi słowami: z jednej strony możemy postrzegać to jako nowy obowiązek i rewolucję, ale z drugiej, jako wyjątkową okazję biznesową do rozwoju firm.
Jakie procesy będą się odbywały przez platformę Ministerstwa Finansów?

Platforma udostępniona przez ministerstwo zapewnia możliwość wystawiania dokumentów sprzedażowych przez osobę, która zalogowała się w nim i ma odpowiednie uprawnienia z przedsiębiorstwa. Można tam też pobierać skierowane do nas faktury zakupowe.

Proszę zwrócić uwagę, że przynajmniej na ten moment, platforma nie ma żadnych mechanizmów informujących, że np. ktoś wystawił dla mojego przedsiębiorstwa fakturę. Dopiero po zalogowaniu się i ręcznym sprawdzeniu zdarzeń, dowiadujemy się o takim fakcie. Jest to tym bardziej istotne, że zgodnie z przepisami, data jej otrzymania jest jednocześnie datą wystawienia w KSeF-ie. Krótko mówiąc, jeśli ktoś mi wystawi taki dokument, a ja tego nie sprawdzę i nie będę o tym wiedzieć, to pod względem podatkowym jest on i tak traktowany jako otrzymany. Ta funkcjonalność platformy nie została za bardzo rozbudowana.

Informacje znajdujące się na platformie, są bardzo ważne dla przedsiębiorstwa. W KSeF-ie każdej e-fakturze przydzielany jest specjalny numer i staje się ona wówczas jedyną poprawną prawnie wersją. Wspomniany numer powinno się tylko przenieść do systemu finansowo-księgowego dla bezpieczeństwa, aby móc potem w razie czego kontrolować różne procesy. Dobrze byłoby też sprawnie i na bieżąco pobierać dokumenty kosztowe. Oczywiście można się logować i codziennie ściągać sobie je ręcznie – pewnie przy małej skali działania, kilku plikach, byłoby to możliwe. Jednak patrząc na klientów Asseco Business Solutions, są to tak naprawdę setki faktur w miesiącu, a są też tacy, którzy mają ich tysiące. W związku z powyższym potrzebny jest odpowiedni system ERP.

Producenci systemów ERP skupili się na usprawnieniu procesów firmy w taki sposób, aby pracownicy mieli jak najmniej czynności do wykonania ręcznie, czyli innymi słowami, na zautomatyzowaniu komunikacji między ERP a platformą Ministerstwa Finansów.

W praktyce wygląda to tak, że korzystamy z oprogramowania ERP, gdzie na co dzień pracujemy, a w tle odbywa się jakaś wysyłka i dostajemy wszystkie informacje. Tylko przy takim podejściu możemy mówić, że jesteśmy w stanie zapanować nad całym procesem.

Rozmawiając o fakturach, tak naprawdę rozmawiamy też o podatku VAT. Sankcje za niepoprawne rozliczenia VAT-u są dość duże, dlatego każdy przedsiębiorca czy księgowa, potrzebują mieć pełną kontrolę nad sytuacją. Przy ręcznej obsłudze, nie sprawdzimy, czy na pewno wszystkie dokumenty zostały poprawnie wystawione, czy żadna faktura kosztowa nie została pominięta przy pobieraniu itp. Platforma Ministerstwa Finansów nie wystarczy, bo tak naprawdę każdy przedsiębiorca powinien sobie odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób może zautomatyzować swoją komunikację z nią. Inaczej jej ręczna obsługa będzie bardzo ciężka, niepraktyczna i ryzykowna.

Jak zmieni się komunikacja między podmiotem wystawiającym e-faktury a ich odbiorcą po uruchomieniu KSeF-u? Czy zgoda na otrzymywanie faktur w wersjach elektronicznych będzie nadal wymagana, nawet gdy KSeF stanie się obowiązkowy?

Cały problem z wprowadzeniem KSeF-u właśnie polega na tym, że wchodzimy do każdego przedsiębiorstwa w procesy, które już tam wcześniej istniały, czyli m.in. proces sprzedaży i dostarczania dokumentów. W jaki sposób były one otrzymywane dotychczas? Do tej pory, aby wystawić fakturę elektroniczną, nawet mailem jako PDF, trzeba było mieć zgodę partnera biznesowego czy też osoby kupującej. Tak naprawdę mogliśmy ją uzyskać nie tylko w formalnie, ale również, gdy odbiorca wcześniej chociaż raz dokonał płatności w ten sposób. Przyjmowało się wtedy, że e-forma została uzgodniona.

Gdy KSeF zostanie uruchomiony jako obowiązek dla wszystkich firm, nie będą one już musiały przekazywać plików bezpośrednio swoim kontrahentom i klientom. Odbiorca będzie mógł je po prostu pobrać z platformy – one będą tam na niego czekać.

Pod względem biznesowym sądzę, że jest to znacznie lepsze podejście. Każdy przedsiębiorca powinien się raczej zastanowić, jak taki obraz faktury dostarczyć pod względem załączników i innych dodatkowych informacji. Często są to różne protokoły lub dane magazynowe. Mogłabym przygotować długą listę takich plików na podstawie doświadczeń klientów. Pamiętajmy jednak, że KSeF przyjmuje tylko faktury ustrukturyzowane – bez możliwości podpięcia pozostałych załączników. Kontrahent nie uzyskuje z platformy Ministerstwa Finansów więcej informacji, więc w praktyce to trochę… kiepska wymiana dokumentów. Najlepiej byłoby oczywiście móc wysyłać wszystko w jednym miejscu, a zarazem segregować i podpinać tematycznie. W AssecoBS zachęcamy klientów, aby usiąść razem i zastanowić się wspólnie, jak to ma dalej wyglądać. Po to, aby krótko mówiąc, ułatwić komunikację. Jeśli klient sprawnie otrzymuje faktury, to nie denerwuje się bez potrzeby, a my szybko otrzymujemy zapłatę.

Ten sam problem występuje w drugą stronę. My również dostajemy w jakiś sposób faktury, często mailowo lub inaczej, ale na szczęście coraz rzadziej papierowo. No i co wtedy? Mamy za każdym razem logować się, ręcznie sprawdzać? A może ktoś coś dla mnie wystawił, a może jeszcze nie? Wolałabym umówić się z dostawcą, w jaki sposób po zmianach będzie mi te dokumenty dostarczał. Może okazać się, że nie będzie musiał mi wysyłać tych faktur dodatkowo na maila, bo ja sobie je po prostu automatycznie pobiorę z KSeF-u. Automatycznie, bo nie wyobrażam sobie, żeby pracownicy w księgowości ręcznie ściągali te pliki, zapisywali je gdzieś non stop na dysku i potem jeszcze coś z nimi robili.

W Asseco Business Solutions mamy ułożony plan, jak będziemy to robić – wszystkie dokumenty kosztowe do naszej firmy będą w zautomatyzowany sposób pojawiać się w systemie finansowo-księgowym. Naszych klientów też zachęcamy, aby przemyśleli, jak chcą się komunikować ze swoimi dostawcami.

Dzięki takim rozwiązaniom można uniknąć wielu problemów z rozliczaniem VAT-u, bo eliminuje się ryzyko pomyłek, zapomnienia o czymś, przeoczenia jakiegoś terminu lub nawet wprowadzenia dokumentów podwójnie do systemu. Automaty są zdecydowanie lepsze, a my wiemy, jak je wykorzystać, jak to robić.

No właśnie, więc jak to robić?

Opowiem o idealnym sposobie obsługi obiegu dokumentów w organizacji:

  • Firma ma system logistyczny, w którym pracownicy do tej pory sprawnie wystawiają
  • Do komunikacji ze swoimi kontrahentami wykorzystują system chmurowy Businesslink od Asseco Business Solutionsplatformę do wymiany dokumentów.
  • Wystawiają zatem fakturę w systemie ERP, sprawdzają jej poprawność, po czym ją wysyłają.
  • Faktura automatycznie pojawia się w Businesslinku.
  • Businesslink od razu generuje wiadomość e-mail do kontrahenta o treści typu: „Drogi X, czeka już na Ciebie dokument. Tu masz link do pobrania”.
  • Kontrahent dostaje powiadomienie i pobiera plik.

Tak wyglądałoby to obecnie. Natomiast w momencie, gdy KSeF wejdzie w życie, nie zmieni to wiele w funkcjonowaniu takiej firmy. Poza tym, że będzie trzeba poświęcić więcej czasu, aby uzupełnić dodatkowe informacje niezbędne do prawidłowego wystawienia faktury. Zatem z KSeF-em będzie to wyglądać w ten sposób:

  • Firma wystawi fakturę w systemie logistycznym ERP wraz ze wszystkimi załącznikami.
  • Dokumenty z pozostałymi plikami trafią do Businesslinka, np. z protokołami przekazania.
  • Businesslink automatycznie nawiąże połączenie z KSeF-em i prześle tam plik.
  • Gdy KSeF potwierdzi otrzymanie faktury i nada jej numer, Businesslink go pobierze.
  • Businesslink przekaże numer faktury do systemu ERP w części finansowo-księgowej.
  • W tym samym momencie wygeneruje też wiadomość do kontrahenta z opcją pobrania.
  • W razie faktur zakupowych czynności zostaną wykonane analogicznie i w tym samym czasie.

Z wieloma kontrahentami umówimy się na wystawianie faktur wyłącznie przez KSeF – już bez konieczności wysyłania obrazów przez e-maila. W kontekście faktur zakupowych procedura przebiegnie bardzo podobnie:

  • Businesslink cyklicznie sprawdzi, czy w KSeF-ie pojawiły się nowe pliki adresowane do firmy.
  • Jeśli tak, zostaną one od razu zaprezentowane w Businesslinku, a z niego automatycznie zewidencjonowane w naszym systemie finansowo-księgowym w specjalnym buforze.
  • Dalej, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów (SEOD), pracownicy będą mogli szybko zapoznać się z fakturami, zaakceptować je i podpisać czy też podpiąć pod konkretny projekt.
  • W ramach akceptacji końcowej nastąpi automatyczna dekretacja na konta.

Gdy KSeF wejdzie w życie, temat ręcznej ewidencji dokumentów zniknie. To dotyczy wszystkich pracowników, działów księgowości, sekretariatów. Skanowanie ewentualnych form papierowych, konwertowanie ich potem do PDF-ów i inne tego typu czynności nie będą już w ogóle potrzebne. Ta praca zostanie całkowicie wyeliminowana pod warunkiem, że KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich – wtedy do firmy na pewno trafi każda faktura. Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) oznacza jedynie, że nikt z mojej organizacji nie wpadnie na pomysł, aby wziąć jej obraz i przesłać mailem do 13 osób z pytaniem o akceptację, nie wydrukuje jej, nie położy na czyimś biurku.

SEOD umożliwia akceptowanie dokumentów niezależnie od tego, gdzie znajdują się osoby decyzyjne w ich sprawie, ponieważ są one w stanie je podpisać cyfrowo w każdym miejscu z dostępem do internetu. Nie trzeba czekać, aż ktoś pojawi się w biurze lub podejdzie do firmowego komputera. To szczególnie przydatne w czasach coraz bardziej powszechnej pracy zdalnej i dla organizacji rozproszonych.

Proszę sobie wyobrazić sytuację, że stosy papierów leżą i czekają na akceptację. Jaki to miałoby wpływ na dostawców? Na pewno denerwowaliby się ze względu na opóźnione przelewy bankowe. Dzięki możliwości pobierania dokumentów z KSeF-u nie musimy ich wprowadzać ręcznie. Natomiast elektroniczny obieg pozwala nam na sprawną ewidencję w księgach i terminowym regulowaniu płatności. Dlatego u nas będzie to działać w ten sposób. Naszych klientów zachęcamy do podobnego podejścia. Im więcej automatyzacji, tym mniej pomyłek i łatwiej przygotować procesy oraz procedury kontrolne.

W AssecoBS mamy na szczęście jedno oprogramowanie do wystawiania faktur, ale są firmy, które z powodów biznesowych wykorzystują kilka różnych systemów i mogą mieć ich nawet siedem. Co zrobić w takiej sytuacji? A jeszcze, gdy w organizacji jest tylko jedna osoba odpowiadająca za rozliczanie VAT-u – jak teraz to skontrolować i czy wszystko z tych siedmiu programów trafiło do KSeF-u? Może powinniśmy te dokumenty najpierw zaciągnąć do jednego systemu finansowo-księgowego i dopiero z niego puszczać całość do KSeF-u? Wtedy łatwo można byłoby uzyskać pełną kontrolę nad całością, bo byłaby w jednym miejscu.

Obowiązki obowiązkami, ale jak skorzystać z dobrodziejstwa automatyzacji w firmie?

KSeF zmienia procesy obiegu informacji dokumentów sprzedażowych i kosztowych, czyli coś, co w każdej organizacji istnieje. Zmiana obecnych procesów jest bardzo trudna i wymaga czasu. Dlatego my jako AssecoBS już teraz zachęcamy, aby spotykać się z naszymi konsultantami i rozmawiać o tym.

Mamy przygotowane specjalne dokumenty dla klientów, które poruszają różne zagadnienia i są w stanie pomóc w analizie sytuacji, a także zawierają istotne pytania:

  • Kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę dokumentów do KSeF-u? Czy będzie to ta sama osoba, która wystawia faktury, a może inne?
  • Czy wystawianie e-faktur jako proces będzie przebiegać tak samo, jak do tej pory?
  • Czy e-faktury będą wystawiane przez system tylko do którejś godziny, aby zweryfikować to jeszcze z KSeF-em i mieć taką samą datę ich wystawienia?
  • Czy występują transakcje, do których KSeF będzie wymagał dodatkowych informacji, a których do tej pory nie trzeba było wprowadzać?
  • Z ilu systemów do wystawiania faktur korzysta firma? Czy potrafią się ze sobą komunikować? Czy będą umiały połączyć się z KSeF-em (zazwyczaj w przypadku kilku różnych, faktury lądują automatycznie w systemie finansowo-księgowym)?
  • Czy mając automat, należy i tak dokonać usprawnień?
  • Co zrobić, jak w KSeF-ie znajdzie się komunikat, że faktura nie została wystawiona, czyli dane w niej są błędne (u naszych klientów rzadko mogą być takie sytuacje, bo mechanizmy kontrolne odbywają się już na etapie generowania pliku)?
  • Czy w firmie został wprowadzony elektroniczny obieg dokumentów (jeśli go brakuje, proponujemy zastosowanie takiego rozwiązania)?
  • Jak dokumenty mają być dostarczane do kontrahentów? Czy zostawić tylko opcję odbierania z KSeF-u? A może wysyłać przez Businesslinka powiadomienie, które przekieruje do pobrania kompletu dokumentów z załącznikami?

Takich pytań jest kilkadziesiąt i trzeba na nie odpowiedzieć, aby móc odpowiednio się przygotować. Po ich analizie będziemy wiedzieć, ile rzeczy jest jeszcze do zrobienia w organizacji. Po naszej stronie jako dostawcy systemów ERP bardzo często zakres prac jest mniejszy niż ten, po stronie klienta.

To firma musi się zmienić, aby móc sprawnie wywiązywać się z obowiązku wystawienia dokumentów sprzedaży w KSeF-ie.

W wielu organizacjach decyzji nie podejmuje się od razu, tylko wymagają one czasu – dlatego jest to coś, nad czym trzeba mocno popracować. Czasem różne decyzje trzeba też zmienić. Analiza jest bardzo ważna, bo dzięki niej firma dowiaduje się, ile projektów musi jeszcze u siebie uruchomić oraz o co powinna jeszcze dopytać dostawców swoich systemów. Następnie należy wykonać kilka procedur:

  1. aktualizację oprogramowania ERP,
  2. jego dodatkową parametryzację,
  3. szkolenia dla pracowników.

Z reguły ten pierwszy krok jest najważniejszy, bo pozwala na ułożenie zadań w ramach czasowych, a czasu nigdy nie ma zbyt wiele. Im więcej go zostanie, tym lepiej wszystko przećwiczymy. To, co musimy zrobić, to jest jedno, ale, jak możemy zadziałać wokół, aby przynieść korzyść dla naszej firmy, to już całkiem inna sprawa i szkoda byłoby taką szansę utracić.

Jak według Ciebie będzie wyglądało wdrażanie KSeF?

U części naszych klientów może okazać się, że większość rzeczy jest już odpowiednio przystosowana – elektroniczny obieg dokumentów czy aktualizacja systemu. Wystarczy wtedy zastanowić się, kto i w jakim momencie w organizacji będzie wysyłać dokumenty, czy nie trzeba uzupełnić jakichś dodatkowych informacji, w jaki sposób kontrahenci chcą być powiadamiani itp. Skala prac po stronie firmy nie musi mieć wówczas szerokiego zakresu – na spokojnie ustali się harmonogram działań, a na koniec zaplanuje testy połączenia z Businesslinkiem i KSeF-em.

Jednak u niektórych firm mogą być potrzebne różne zmiany. Mogą one wymagać natychmiastowego rozpoczęcia prac ze względu na wynik analizy, pokazującej jak wiele jest do zrobienia. Im szybciej zaczniemy, tym lepiej organizacja będzie mogła wykorzystywać dokumenty elektroniczne.

Usprawnienie procesów to poprawa efektywności, lepsza współpraca z klientami, mniej błędów, konkretna odpowiedzialność, a także szybsze i bardziej transparentne płatności.

W systemie wszystko widać, na przykład kto coś zrobił i kiedy. Należy z tego skorzystać. Starajmy się zmieniać nasze organizacje tak, aby obowiązek związany z KSeF stał się okazją do rozwoju. Czasem taki dodatkowy przymus może się przydać, aby czas został całkowicie przeznaczony na automatyzację wszystkich możliwych procesów. Po co ktoś ma nadal robić tyle czynności ręcznie?

Można zatem naszą rozmowę podsumować stwierdzeniem „KSeF nie taki straszny pod warunkiem, że…”

KSeF nie jest taki straszny pod warunkiem, że mamy dobrego partnera do rozmowy, czyli firmę informatyczną, która po pierwsze rozumie, czym on jest i zna wymagania prawne, a po drugie pomoże odpowiednio zaplanować i zaprojektować zmiany procesów z uwzględnieniem cyfryzacji.

No i potem już można korzystać z tego, co dzieje się samo.

Z dobrodziejstwa? Tak. A najbardziej podoba mi się, jak te dokumenty będą się same pojawiać!

Naszym czytelnikom możemy życzyć, aby dokumenty same się pojawiały, ale przypominamy, że trzeba nad tym najpierw trochę popracować.

Muszę dodać, że samo pojawienie się ich w systemie nie oznacza, że są one zasadne – nadal można je podważyć. W tej kwestii niczym nie różnią się od dokumentu papierowego. Jak przychodzi faktura, to nie oznacza, że każdy od razu ją łapie i natychmiast informuje o jej opłaceniu. Ktoś musi zaakceptować i potwierdzić, że rzeczywiście coś zamawiał. Podobnie z e-dokumentami. Jednak cyfryzacja daje komfort i minimalizuje ryzyko popełniania błędów.

Autor

Dyrektor Działu Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions S.A.