Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wyzwania i korzyści

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to prawdziwa rewolucja w wystawianiu faktur i dla wielu użytkowników jego wdrożenie może okazać się dużym wyzwaniem. Ale KSeF to także uproszczenia oraz korzyści dla podatników.

Główne wyzwania związane z KSeF

KSeF niesie za sobą konieczność zmiany procesów wystawiania i obiegu faktur sprzedażowych i zakupowych.

W przypadku faktur sprzedażowych oznacza to zapewnienie dostępu do informacji, które są obowiązkowe w KSeF, jak również wprowadzenie wewnętrznej walidacji faktur KSeF. Warto również zaadresować potrzebę uzgodnienia z kontrahentami sposobu prezentowania dodatkowych informacji na fakturach wobec braku możliwości wysyłania załączników przez KSeF. Nie zapominajmy przy tym o konieczności dostosowania procedur z kontrahentami, w tym w szczególności w przypadkach działania w trybie offline lub awarii.

Wyzwaniem będzie również właściwa identyfikacja faktur sprzedażowych, które powinny znaleźć się w KSeF i tych, które są z obowiązku KSeF wyłączone, w szczególności faktur na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej.

Podatnicy muszą także zapewnić odpowiedni obieg faktur zakupowych, a co za tym idzie zagwarantować przepływ informacji o otrzymaniu faktur w KSeF. Powinni także uzgodnić i wdrożyć sposób identyfikacji w systemie faktur otrzymanych oraz przypisać je do odpowiedniego centra kosztów. Takie działanie może być konieczne w przypadku faktur pozyskiwanych przez pracowników, np. w podróżach służbowych, pochodzących z różnych oddziałów firmy.

Nie można także zapomnieć o konieczności dostosowania dat wystawienia i otrzymania faktury w oparciu o nowe przepisy, w szczególności dla faktur w walutach obcych.

Również w przypadku faktur zakupowych dodatkowym wyzwaniem będzie identyfikacja faktur, które powinny być wystawione w KSeF, w szczególności od podmiotów zagranicznych, zarejestrowanych na VAT w Polsce posiadających tu stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w transakcji.

Nowe Priorytety IT

System KSeF wymaga uwagi w dziale IT. Jego priorytet powinien wzrosnąć, aby zagwarantować płynne wdrożenie i dostosowanie do nowych wymogów.

Więcej na ten temat w artykule:
Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań

Bezpieczeństwo KSeF

Podatnicy muszą mieć na uwadze bezpieczeństwo wdrażania i korzystania z nowego systemu. KSeF będzie miejscem przechowywania wszystkich faktur B2B wystawionych przez zarejestrowanych podatników VAT posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Stworzy tym samym ogromną bazą danych, która może stać się celem cyberataków, zarówno dla hackerów amatorów, jak i profesjonalnych grup działających w celu uzyskania korzyści finansowych. Zgodnie z doniesieniami prasowymi KSeF – działający aktualnie na zasadzie dobrowolności – już padał ofiarą ataków hackerskich.

Nie zapominajmy, że integracja systemów finansowo–księgowych podatników VAT z KSeF rodzi po stronie użytkowników dodatkowe ryzyka związane z cyberbezpieczeństwem, wynikające z samej integracji – w przypadku jej niepoprawnego przeprowadzenia niepowołane osoby mogą uzyskać dostęp do danych podatników bezpośrednio w ich systemach księgowych.

Zalety KSeF

Wśród korzyści, jakie niesie za sobą Krajowy System e-Faktur dla podatników należy wymienić:

• Skrócony termin zwrotu nadwyżki VAT z 60 dni do 40 dni.
• Brak obowiązku wysyłki struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych. Przy czym wyjątek stanowią faktury wystawiane poza KSeF, czyli np. faktury B2C.
• Przechowywanie e-faktur w KSeF przez okres 10 lat i brak konieczności archiwizowania faktur (z wyjątkami, dot. np. niektórych środków trwałych, które ze względu na dłuższy okres amortyzacji muszą być w posiadaniu podatnika przez okres dłuższy niż 10 lat).
• Prostsze rozliczanie e-faktur korygujących „in minus”. Brak stosowania warunków dotyczących uzgodnień korekty: sprzedawca-wystawienie e-korekty, nabywca-obowiązek obniżenia VAT naliczonego w momencie otrzymania e-korekty.
• Automatyzację procesów i bezpieczeństwo obrotu fakturowego – wszystkie faktury będą w ustrukturyzowanym formacie – możliwe więc będzie zautomatyzowanie procesów księgowych. Nie zaginą, nie ulegną zniszczeniu, nie będzie duplikatów.

Należy pamiętać, że KSeF jako obowiązkowe narzędzie do fakturowania zostanie uruchomiony 1 lipca 2024 r. Działania podatników zobowiązanych do wystawiana faktur poprzez KSeF z pominięciem systemu będą skutkować nałożeniem kar pieniężnych. Przepisy w zakresie wspomnianych kar będą stosowane od 1 stycznia 2025 r.