Dobrze dopasowany system WMS powinien uwzględniać indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa – ponieważ różne firmy mogą mieć różne wymagania w zakresie gospodarki magazynowej. Magazyn dystrybucyjny, w którym składowane są towary suche (np. herbata, kawa itp.) wymaga konkretnej konfiguracji systemu. Innej potrzebuje magazyn, w którym znajdują się towary chłodnicze (np. jogurty, serki, itp.) czy artykuły mrożone. W tych dwóch ostatnich przypadkach towar jest często przygotowywany tuż przed samym załadunkiem. Może być też odwożony do miejsc składowania na paletach. Są jednak pewne wspólne cechy aplikacji WMS, które mają duży wpływ na pracę w magazynie składującym produkty spożywcze. Warto wziąć je pod uwagę przed ich wdrożeniem.

Podczas magazynowania towarów spożywczych kluczowym elementem jest przede wszystkim stałe kontrolowanie ich terminów przydatności do spożycia oraz śledzenie partii. Wbrew pozorom jest to zadanie niełatwe, jednak nowoczesne systemy WMS całkiem dobrze sobie z tym radzą. Rozwiązania te umożliwiają na przykład szybką rotację właściwych towarów.  Zabezpieczają także firmy przed stratami finansowymi, z którymi musiałyby się liczyć na skutek zbyt długiego przechowywania towarów nie nadających się już do odsprzedaży z powodu zbliżającego się terminu niezdatności do spożycia.

Daty przydatności: optymalizacja przechowywania towarów spożywczych w magazynie

Daty przydatności do spożycia są kluczowe w branży spożywczej, ze względu na swój krótki termin, a także różnorodność. Często te same produkty zgromadzone w jednym magazynie mają różne terminy przydatności. Ich kluczowi odbiorcy  mogą w stosunku do nich mieć swoje ściśle określone indywidualne wymagania zapisane w umowach z dystrybutorami. Przykładowo dystrybutor podpisuje ze swoim odbiorcą A umowę, na mocy której dostarczane towary muszą posiadać datę ważności nie krótszą niż 7 dni. Z odbiorcą B zawiera podobną umowę, z tym że na te same towary z datą ważności nie krótszą niż 10 dni. Producent musi zatem dopilnować, by do każdego z klientów trafiły odpowiednie produkty spełniające owe wymagania. I w tym przypadku zadaniem systemu WMS jest poprowadzenie magazyniera w celu właściwej kompletacji. Musi on uwzględnić wspomniane daty ważności. Jeśli takich odbiorców i umów mamy więcej, organizacja kompletacji może stanowić niełatwe wyzwanie.  Dobrze dopasowane rozwiązanie WMS poradzi sobie z nim bez trudu.

Śledzenie partii: kontrola nad magazynowanym towarem

System WMS pozwala na śledzenie partii, umożliwiając pełną kontrolę nad przechowywanym towarem we wszystkich procesach magazynowych, oczywiście z uwzględnieniem wydań zewnętrznych. Ten ostatni element jest szczególnie ważny w przypadku, kiedy np. konieczne jest wycofanie całej partii danego produktu z rynku. Bez rejestracji informacji, którym odbiorcom wydano daną partię towaru, byłaby to operacja niemożliwa do szybkiego i sprawnego przeprowadzenia.

Tzw. traceability, to śledzenie partii dostępne w rozwiązaniach WMS. Pozwala ono na rejestrację wszystkich zdarzeń, procesów i przemieszczeń towarów. Zachowuje dokładność co do każdej jego partii. System udostępnia całą historię przechowywania w magazynie. Pokazując wszystkie ścieżki, jakie odbyła dana partia towaru, np. przyjęcie, przepakowanie, chłodzenie, składowanie, inwentaryzacja, kompletacja, wydanie, itp.

Program WMS już na przyjęciu do magazynu wymusza rejestrację dat ważności przyjmowanych towarów, dokonuje kontroli dostawy i jej pochodzenia (np. numery weterynaryjne, data produkcji, dane pracownika obsługującego przyjęcie, itp.), ewentualnej selekcji partii czy blokady przyjęcia do magazynu, jeśli towar nie spełnia odpowiednich warunków. Poza tym system podpowiada, jak towary powinny być w magazynie rozłożone i ewidencjonuje je z dokładnością do szczegółowej lokalizacji. Produkty o krótszych datach np. ze zwrotów lub przerzutów mogą trafiać od razu do miejsc kompletacji.

Oprogramowanie sugeruje też, który towar powinien zostać w pierwszej kolejności wydany, gdyż jego termin przydatności jest krótszy. Oczywiście, w zależności od przyjętego algorytmu, system może pracować na różnych zasadach.  FEFO (First Expire – First Out) lub FIFO (First In – First Out). Z pewnością żaden pracownik sam nie byłby w stanie w pełni zapanować nad tego typu procesami. Nawet jeśli w jakimś zakresie byłoby to możliwe, to firma miałaby problem, jeśli postanowiłby on zmienić miejsce pracy.

Rola etykiet logistycznych w śledzeniu partii

Numer etykiety logistycznej z kodem kreskowym pozwala w każdym procesie magazynowym na identyfikację produktu znajdującego się na danej jednostce logistycznej. Dlatego też nowoczesny system klasy WMS najczęściej oferuje taką funkcję. Dzięki niej można cały czas widzieć zawartość pod kątem indeksu, ilości, daty produkcji, czy innych wymaganych parametrów takich jak np. data ważności. Co więcej, pozwala to na automatyzację procesu przyjęcia z produkcji każdej jednostki logistycznej. Umożliwia jej identyfikację w systemie oraz określenie większości niezbędnych parametrów. Wszystko to dzieje się na podstawie danych zawartych w systemie WMS. Ponadto dzięki etykietom logistycznym rozwiązania WMS oparte o terminale radiowe potrafią nadzorować stany w miejscach przyjęć wyprodukowanego towaru. W przypadku np. niewielkiej ilości urządzeń transportujących palety oraz obecności kilku takich miejsc pozwala między innymi na balansowanie kolejnością odwożenia palet z produkcji do miejsc składowania.

Jak dopasować system WMS do potrzeb firmy oraz przeprowadzić jego udane wdrożenie?

Zobacz, jak radzi sobie system WMS by Asseco w innych branżach.

Mariusz Żelazny
Autor

Szef Wydziału Handlowo-Projektowego w Asseco Business Solutions S.A.