Chociaż różnią się wielkością, małe i duże firmy wbrew pozorom wiele łączy. Wszystkie poszukują oraz wdrażają rozwiązania i usprawnienia. Dzięki nim lepiej zarządzają pracownikami i realizują założone cele. Oczywiście inne będą: specyfika, skala, odpowiedzialność czy dostępne zasoby. Z pewnością jednak odpowiednia polityka personalna, opracowana choćby dla bardzo niewielkiej organizacji, może bardzo wiele zdziałać. Wpływ kapitału ludzkiego na rozwój przedsiębiorstwa jest naprawdę znaczący.

Kwestie związane z zasobami ludzkimi bardzo często są jedną z głównych bolączek w małych firmach (podobnie zresztą, jak w dużych). Wielu z nich można uniknąć lub je zminimalizować, jeśli w odpowiednim momencie zadba się o ustanowienie odpowiednich zasad lub praktyk. Zwykle ciężko jest znaleźć na to czas czy uzyskać odpowiednią wiedzę.

Czy w Twojej organizacji potrzebne są osoby dedykowane do obszaru HR?
Warto w tym momencie zadać sobie kilka kontrolnych pytań:

• Czy musisz spędzać długie godziny „nad papierami”?
• Skuteczna rekrutacja nie ma dla Ciebie tajemnic?
• Masz wystarczająco dużo czasu dla każdego nowego pracownika?
• Twoi pracownicy to anioły?
• Odejścia pracowników nie są Twoim problemem?
• Śpisz spokojnie przed każdą rozmową zwalniającą?
• Dyskryminacja – słowo nieznane?
• HR, czyli wsparcie dla wszystkich zatrudnionych i zarządzających

Czy musisz spędzać długie godziny „nad papierami”?

Podstawową kwestią w każdym przedsiębiorstwie jest konieczność dbania o przestrzeganie regulacji prawnych związanych z zatrudnianiem, wynagradzaniem oraz rozliczaniem czasu pracy, a także prowadzenia odpowiedniej dokumentacji pracowniczej.

Zaletą małej firmy jest to, że wiele działań odbywa się w sposób nieformalny, bez nadmiernej „papierologii” i procedur. Trzeba pamiętać, że w przypadku prawa pracy może to wiązać się negatywnymi konsekwencjami. Poza tym, jeśli pracownicy otrzymają spisane jasne reguły i zasady obowiązujące w firmie, będą zadawać mniej pytań i zmniejszy się angażowanie pracodawcy w proces udzielania im informacji kadrowych. Ważne jest jednak, aby „podręcznik HR” został przeczytany i podpisany przez pracownika już w momencie zatrudniania.

Czas poświęcony na uporządkowanie i spisanie podstaw polityki personalnej zwróci się wielokrotnie. Będzie też gwarancją dla osób zarządzających, że wszystkie kwestie kadrowe są prowadzone zgodnie z prawem, są także spójne i klarowne dla wszystkich pracowników od momentu, w którym są zatrudniani.

Skuteczna rekrutacja nie ma dla Ciebie tajemnic?

Rekrutacja może być pracą samą w sobie, szczególnie jeśli firma wciąż się rozwija i potrzebuje nowych pracowników . Jest to ostatnio jedno z najtrudniejszych zadań stojących przed przedsiębiorstwami. Znalezienie odpowiednich osób na tzw. „rynku pracownika” to obecnie prawdziwe wyzwanie.

Poza tym warto pamiętać, że rekrutacja to nie tylko spotkania z kandydatami (czym zwykle zajmuje się osobiście właściciel firmy / osoba zarządzająca). To przede wszystkim zadbanie o to by :

• dobrze określić „kogo tak właściwie szukamy”, czyli jakie umiejętności i doświadczenie ma posiadać kandydat idealny,
• zamieścić informację w odpowiednich miejscach (czyli tam, gdzie potencjalni kandydaci zaglądają), że firma poszukuje pracowników,
• na bieżąco selekcjonować spływające cv,
• kontaktować się (dość szybko) z wybranymi kandydatami,
• otrzymać profesjonalne wsparcie menedżera w ich ocenie.

Masz wystarczająco dużo czasu dla każdego nowego pracownika?

Wprowadzasz nowych pracowników? Osoba odpowiedzialna za HR pomoże opracować choćby najprostsze zasady – kto i w jakiej kolejności jest odpowiedzialny za wdrożenie nowego pracownika w jego nowe obowiązki, zasady pracy, systemy, itp., a następnie dopilnuje, aby miało to miejsce. Wydaje się, że w małej firmie „wszystko widać”, „wszystko jest proste”, „wystarczy zapytać kogokolwiek” i nie trzeba żadnych organizować specjalnych procesów wdrożeniowych. Ale życie pokazuje, że pracownicy – niezależnie od wielkości firmy – często czują się zagubieni, niepewni, a czasem również lekceważeni. I pracują nieefektywnie labo szybko odchodzą z pracy.

Twoi pracownicy to anioły?

HR jest też idealnym miejscem, aby przyjmować wewnętrznie skargi pracowników i dbać o to, by były wyjaśniane w odpowiedni sposób. Podobnie z konfliktami między pracownikami. Rolą osoby odpowiedzialnej za HR może być również pełnienie roli mediatora w spornych kwestiach lub poszukanie pomocy zewnętrznej w wyjątkowo skomplikowanych kwestiach, zanim eskalują do rozmiarów niepożądanych przez firmę.

Odejścia pracowników nie są Twoim problemem?

Osoba odpowiedzialna za HR będzie z pewnością cennym źródłem wiedzy i wsparciem w jednym z najtrudniejszych obszarów związanych z zarządzaniem ludźmi – motywowaniem i budowaniem zaangażowania. I to wcale nie oznacza ogromnych budżetów. To właśnie działania motywacyjne bezpośrednio przyczyniają się do zmniejszenia rotacji i zatrzymania najbardziej wartościowych pracowników. Tym samym , utrzymują płynność pracy i wydajność organizacji.

Śpisz spokojnie przed każdą rozmową zwalniającą?

Podobnie rzecz ma się ze zwalnianiem pracowników. HR stoi na straży zachowania wszelkich niezbędnych działań, jakie pracodawca musi podjąć, aby nie narazić się na oskarżenie bezpodstawnego zwolnienia. Dodatkowo specjalista ds. HR wesprze menedżera, aby zachował odpowiednią formę i atmosferę samej rozmowy zwalniającej.

Dyskryminacja – słowo nieznane?

Jednym z najczęściej słyszanych słów w działach HR jest „spójność”. Spójność postępowania wobec pracowników w organizacji uchroni ją przed zarzutami dyskryminacji lub nawet sprawami w sądach pracy. Czyż nie często słyszy się, że „szef jest niesprawiedliwy”, „faworyzuje znajomych”, „uznaniowo przydziela zadania, premie, awanse”? Posiadanie jasnych regulacji odnośnie tych kwestii jednoznacznie zamyka drogę do nieuzasadnionych roszczeń. Jeśli sądzisz, że to się nie zdarzy w Twojej firmie, to poznaj trochę statystyk. Spraw o dyskryminację i mobbing było w Polsce nieco ponad 1000 w 2010 roku. W 2014 – niemal 1200, natomiast w 2017 – 2500. (dane za Informatorem Statystycznym Ministerstwa Sprawiedliwości). Nawet jeśli wciąż jest to niewielka liczba, to przyrost jest tutaj bardzo dynamiczny.

Do tego dochodzą takie obszary, jak szkolenie i rozwijanie pracowników, dokonywanie oceny ich prac.

HR, czyli wsparcie dla wszystkich zatrudnionych i zarządzających

Dla kandydata specjalista ds. HR jest także strażnikiem firmy, który decyduje, kogo zaprosić na rozmowę. Dla nowoprzyjętego pracownika jest sojusznikiem i przewodnikiem w nowej rzeczywistości, dając mu poczucie pewności i komfortu. Dla wieloletnich pracowników dział HR jest wsparciem w dążeniu do rozwoju i utrzymywaniu motywacji. A dla samego właściciela lub zarządzającego jest zapewnieniem, że jego firma będzie zarządzała kapitałem ludzkim zgodnie z jego potrzebami i regulacjami prawnymi.

Oczywiście część zarządzających czy właścicieli samodzielnie radzi sobie z powyższymi kwestiami, a część uważa tak –  że sobie z tym radzi. I jeśli czytając ten tekst ani razu nie pomyśleliście: „o, w naszej firmie to faktycznie zaczyna być problem”, „byłoby dobrze, żeby ktoś zajął się tym aspektem”, „tego działania związanego z ludźmi naprawdę nie lubię”, to pewnie jako organizacja nie potrzebujecie osoby specjalnie dedykowanej do HR. Ale w innym przypadku… zachęcam do przekalkulowania – zyski będą większe niż koszty.