Finanse i księgowość bez papieru? Tak! O sprawnym obiegu dokumentów księgowych w nowoczesnej firmie opowiada Barbara Skrzecz-Mozdyniewicz, Dyrektor Działu Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions.
Czym się na co dzień zajmujesz?
Zarządzam pionem, który dostarcza systemy ERP do naszych klientów i w ramach usług konsultacyjnych, pomaga im optymalnie wykorzystać rozwiązania informatyczne do ulepszenia biznesu klienta. Klient dzięki temu może się szybciej rozwijać i być bardziej konkurencyjny na rynku, czyli tak naprawdę pomagamy klientom w rozwoju działalności.
Czyli masz dostęp do takiej wiedzy, do której nie mają „zwykli śmiertelnicy”?
Bardzo często jest tak, że bierzemy udział w spotkaniach z działami finansowymi, kadrowo-płacowymi, sprzedażowymi – rzeczywiście dotykamy całości przedsiębiorstwa. Nie skupiamy się tylko na jakimś małym, konkretnym, ale na całym procesie. To pozwala sobie wyrobić zdanie na temat każdej firmy i skłania do refleksji, że każda z nich jest inna – ma róże potrzeby, priorytety oraz czynniki, które można zoptymalizować.
Czy możesz nam powiedzieć na podstawie tych obserwacji, gdzie zauważasz największą ilość papieru w firmach?
Często mówi się, że sercem oprogramowania ERP jest system finansowo-księgowy. To jest taki system, gdzie spływają informacje ze wszystkich części organizacji – ze sprzedaży, z zakupów, zapotrzebowania, list płac. Wszystko, co się dzieje w HR-ach, spływa na koniec do finansów. Tak naprawdę finanse mają najwięcej informacji. Niestety często te dane przychodzą w formie fizycznej, a to oznacza to, że w księgowości papierów jest najwięcej. Nawet jak wchodzimy do firmy i widzimy sekretariat – nie ma tam zazwyczaj szaf z segregatorami, ale z reguły gdzieś leży stos dokumentacji… Proszę mi wierzyć, że większość tych materiałów i tak trafi do działu księgowości.
Jeśli mówimy o miejscu, gdzie można pokusić się zminimalizowanie ilości papieru, to zdecydowanie zaczęłabym od części finansowo-księgowej.
Jakie typy dokumentów można w tym wypadku wymienić?
Firmy w Polsce są różne. Niektóre dopiero uruchamiają myślenie o paperless, a w ich księgowości dokumentów jest coraz mniej. Jednak wiele przedsiębiorstw ma ten etap jeszcze przed sobą i bardzo dużo fizycznego papieru.
Można wyróżnić kilka typów dokumentów:
- Faktury zakupowe
- Faktury sprzedażowe wystawiane dla odbiorców
- Rozliczenia miesięczne (deklaracje VAT-owskie, obrotówki, raporty kasowe, bankowe, rozliczenia delegacji i wiele innych)
Jakbyśmy porozmawiali z pracownikiem działu księgowości, byłby w stanie pokazać naprawdę wiele podgatunków fizycznych segregatorów, jak również opowiedzieć o ich zawartości.
To w ogóle możliwe, aby księgowość funkcjonowała bez papieru, skoro tego jest aż tyle?
Powinniśmy się raczej zapytać, kiedy to zrobić – od cyfryzacji już nie ma odwrotu, ona musi dojść w końcu i do tej sfery.
Obrót e-dokumentami jest szybszy, łatwiejszy, prosty w archiwizacji, bezpieczniejszy ze względu na mniejsze ryzyko utraty.
Mało kto w organizacji chce nadal pracować na wersjach papierowych. Kwestią kluczową jest czas, czyli od kiedy zaczniemy ten proces wdrażać w firmie. Zmiany przepisów prawnych, oczekiwania pracowników oraz sposób pracy z każdym miesiącem potęgują potrzebę, aby szybciej przejść na dokumenty elektroniczne. Przykładem jest nawet pandemia. Często teraz nie mamy pracowników w biurach, ale w różnych miejscach, ponieważ pracują zdalnie. Organizacja musi normalnie funkcjonować. Nie wyobrażam sobie sytuacji, aby prezes firmy nie dostał wyniku za miesiąc lub kwartał z tego powodu, że pracownik nie podpisał dokumentu, np. faktury kosztowej.
Każdy chce mieć szybki dostęp do informacji i umożliwiają mu to e-dokumenty – wszystkie procesy przechodzą wtedy szybciej i bez postojów typu ktoś miał coś zrobić, a nie zrobił. Taką sytuację można wówczas błyskawicznie wykryć i oddelegować zadanie innej osobie. Czy funkcjonowanie bez papieru jest możliwe? Jak najbardziej i powinniśmy przejść na taki tryb jak najszybciej.
Jak faktury zakupowe mogą funkcjonować w formie cyfrowej?
Każda firma ma dokumenty zakupowe, nawet jeśli to tzw. budżetówka. Ponadto przez ostatnie lata wiele z nich w Polsce pracowało w strukturze rozproszonej, a także poprzez fuzje i połączenia. W praktyce okazało się, że faktury, które kiedyś można było przenieść z biurka na biurko i czekać na podbicie pieczątek lub podpisy, nie mogą się już tego doczekać w wymaganym czasie lub nawet ogóle.
Jak prezes miałby podpisać fakturę, skoro jest na drugim krańcu Polski lub w innej części świata? Już kilka lat temu organizacje wdrażały e-dokumenty, aby w momencie, gdy przyjdzie faktura, wpisać ją do systemu i umieścić obraz. Wtedy nie ma znaczenia, czy przyszła ona gotowa w postaci elektronicznej, czy sekretarka musiała ją wcześniej zeskanować i podpiąć pod dane w systemie. Taki dokument od razu podlegał obiegowi – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, przechodził od jednej osoby do drugiej, aż po akceptacji końcowej, trafiał do działu księgowości. Procesy musiały iść dalej, nawet gdy niemal wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce zaczęły pracować w strukturze rozproszonej lub z formą pracy zdalnej czy hybrydowej…
Dlatego też zachęcam, aby każdy dokument finansowy i kosztowy był w firmie skanowany bądź od razu dostarczany elektronicznie. Następnie możemy wprowadzić je do systemu i uruchomić w organizacji ich elektroniczny obieg. Dzięki temu księgowość otrzymuje je szybko i sprawnie – bez opóźnień. Kolejnym plusem jest też łatwa ich późniejsza analiza, np. jeżeli szef poprosi o wszystkie faktury kontrahenta z określonego czasu, nie trzeba szukać kilkunastu segregatorów, ponieważ były wystawiane w 14 różnych miesiącach. Wystarczy wejść do systemu, wybrać klienta, wyświetlić wszystkie faktury i gotowe. Przełożony chce i dostaje od razu, nie musi czekać tygodnia.
Przepisy prawa mówią, że jak mamy e-dokumenty, to nie musimy już przechowywać papierów.
Plik mogę w każdej chwili sprawdzić, a także kto go stworzył, edytował, opisał. Jestem w stanie zweryfikować kto i co zamawiał, pod jaki projekt, z czym to było związane. W związku z powyższym można też dociec, po co pewne rzeczy były kupowane i ewentualnie optymalizować koszty.
Jak zapewnić sobie dokumenty w formie elektronicznej od kontrahentów?
Ustawodawca przewidział możliwość wymiany dokumentów w postaci elektronicznej. Wystarczy wyrazić zgodę, że takie faktury chce się otrzymywać mailem lub przy wykorzystaniu dedykowanej platformy. Od tego momentu dostawca po wysłaniu maila, ma potwierdzenie, że jego dokument otrzymano. Dostawca nie musi drukować, pakować, zamawiać odbioru poczty i płacić za te czynności. My nie musimy poświęcać czasu w sekretariacie na rozpakowywanie, skanowanie, segregowanie itp. E-faktury wszystko usprawniają. Możemy też poprosić dostawcę, aby wraz z nimi, dołączone były pozostałe informacje, np. pozycje magazynowe dla handlowca.
E-dokumenty zdecydowanie łatwiej obrabiać, popełnia się też mniej błędów.
Na wielu wydrukach cyfra 0 i znak O wyglądają niemal tak samo. Pomyłek lepiej unikać, szczególnie, jeśli wysyłamy coś do urzędu, pliki JPK itp. Dbając o płynność finansową, firma może szybko zwrócić się do klienta o informację zwrotną, a także dopytać, dlaczego zapłata nie wpłynęła na umówiony czas – druga strona nie może powiedzieć, że faktury nie otrzymała. Przepływ informacji jest błyskawiczny i zdecydowanie łatwiejszy.
Jak wygląda wystawianie faktur sprzedażowych, tak bardziej szczegółowo?
Wiele firm przechodzi na paperless – systemy ERP umożliwiają im zapisanie każdej faktury w postaci pdf lub innym e-formacie. Znika potrzeba drukowania.
Jest to ułatwienie w sferze finansowo-księgowym oraz logistycznym. Łatwo też prześledzić historię lub dotrzeć do poszukiwanego dokumentu bądź korekty do faktury. Rozmowy również są ułatwione, gdyż obie strony mają szybki dostęp do informacji i klarowny, przejrzysty wgląd w aktualną sytuację.
Niestety nadal pozostają firmy, które nie są paperless ze względu na… przyzwyczajenia.
Warto dodać, że dokumenty finansowo-księgowe są archiwizowane 5 lat i po upływie tego czasu, jeśli mamy wersje elektroniczne, można z nimi zrobić wszystko w kilka kliknięć – nie trzeba opróżniać stosu segregatorów. W Asseco Business Solutions krok po kroku stawaliśmy się paperless i w końcu teczki zniknęły, także za aprobatą pracowników. Nie kupujemy już segregatorów.
A jeśli jakieś segregatory zostały, to zostały poddane recyklingowi?
Jak najbardziej – do innych celów.
Co się dzieje z archiwum, gdy przechodzi się na e-dokumenty?
Zawsze zachęcam klientów – zajmijmy się teraźniejszością i przyszłością. Przeszłości nie ruszajmy, chyba że kiedyś będziemy mieli wolne moce przerobowe, ale to się zazwyczaj nie zdarza. Ewentualnie skany. 5 lat wydaje się długo, ale te lata lecą szybciutko. Ważne, aby krok po kroku coraz mniej gromadzić nowych papierowych dokumentów. Trzeba się zająć tym, co obecnie robimy, a przeszłość zostawić. Nic się z tym nie stanie, bo i tak wszystko było już kiedyś wydrukowane czy kupione (teczki, segregatory, regały). Przygotujmy organizację do paperlessu, pokażmy sobie i innym, że nie ma się czego bać.
E-dokumenty są przechowywane w systemie ERP lub w folderach, które utworzyliśmy na zasadzie wydruku do PDF. Pliki z podpisem kwalifikowanym przechowujemy na zasobach dyskowych. To wszystko jest odpowiednio archiwizowane. Dział IT na pewno się tym zajął. Jeśli nawet mamy jakieś wątpliwości, zawsze możemy dopytać o cykl archiwizacji, możliwość odtworzenia itp. Warto od czasu do czasu przeprowadzać też z działem IT testy hipotetycznych kryzysowych sytuacji, np. Papiery spaliły się, co dalej? Mamy możliwość sprawdzać, upewniać się, czy rzeczywiście firma jest zabezpieczona. Jednak przechowywanie kopii plików różnych miejscach powoduje, że e-dokument jest łatwiejszy do przechowania nawet przez bardzo długi czasu.
Jak wygląda kwestia zabezpieczeń i dostępów do e-dokumentów?
Jeżeli są zapisane w oprogramowaniu ERP, czyli podpięte pod jakieś zdarzenie ekonomiczne, to dostęp mają tylko osoby, którym wcześniej przydzielono odpowiednie role i funkcje w systemie. Takie informacje są tam tak samo chronione, jak wszystkie inne dane. Może być taka sytuacja, że ktoś ma dostęp np. do list płac, a inna osoba już nie – działają identyczne mechanizmy ochronne.
W systemie ERP raz wpisaną informację wykorzystujemy w wielu miejscach.
Nie musimy podwójnie wprowadzać danych, nie ma czegoś takiego, że najpierw sobie wystawimy fakturę sprzedażową w sekcji logistycznej, a później ten sam plik wprowadzimy w dziale księgowo-finansowym. Ta sama zasada działa w stosunku do załączników, które są tam przechowywane. W każdej chwili jest też opcja podglądu e-dokumentu, jeżeli chcielibyśmy coś w nim sprawdzić. Dzięki systemowi, osoby odpowiedzialne za kontrole w firmie, również mają dedykowane dostępy. Tym sposobem bardzo skraca się wszystkie procesy w organizacji. To, co zajęłoby kilka dni, zajmuje dosłownie kilka minut. Jeśli na przykład księgowa, która pracuje w jakiejś lokalizacji, przebywa akurat na urlopie, a inna księgowa nie ma dostępu do danych dokumentów, bo działa w innym biurze, to nie muszę czekać, aż ktoś wróci z urlopu – mam wszystko dostępne od ręki z dowolnego miejsca. To jest całkiem inna jakość pracy i pozyskiwania informacji, a informacja to podstawowa funkcjonowania firm, na ich podstawie podejmujemy różne dalsze decyzje.
Co się dzieje z ewidencją VAT?
Ewidencje zbiorcze różnie są przechowywane – zależy od pracownika i preferencji szefa działu księgowo-finansowego. Czasem ktoś sobie na wszelki wypadek drukuje deklaracje VAT, inna osoba zestawienie obrotów bądź stan rozrachunków… Jednak należy zwrócić uwagę, że takie zakupy, w organizacji o rzędzie wielkości Asseco Business Solutions, potrafią oscylować między 100 a 200 stron na miesiąc. To nie zmieści się wygodnie nawet w jednym dużym segregatorze. W razie kontroli i tak szybciej odnajdziemy potrzebne dokumenty w sposób cyfrowy, niezależnie czy stron jest 200, 500, więc po co ten papier?
PDF można też segregować według daty, odpowiednio oznaczyć podpisami elektronicznymi. Metodą Ctrl + F znajdziemy każdą potrzebną informację.
Ręcznie byłoby to bardzo trudne i uciążliwe do zrobienia. Teraz już też wiele firm dostarcza e-podpis dla wszystkich swoich pracowników, a szczególnie dział księgowości powinien nim dysponować. Jeśli go nie posiadamy, to obecnie sprawne załatwienie go, również nie stanowi problemu. Porównując aspekt użyteczności starego podejścia i typu paperless, widzimy naprawdę ogromną różnicę.
W kontekście zabezpieczeń zalecam, aby e-dokumenty umieszczać w odpowiednich przestrzeniach dyskowych, do których dostęp mają wybrane osoby. Dział IT z pewnością poradzi sobie, aby chronić te dane w należyty sposób, a także dbać o ich uporządkowanie (nazewnictwo folderów, plików miesięcznych i rocznych). Późniejsze korzystanie z takich dokumentów to czysta przyjemność. Natomiast w razie pracy zdalnej i biurowej kilku różnych osób, wszyscy w projekcie lub dziale, mogą mieć dostęp do potrzebnych plików w tym samym czasie. Oczywiście, można byłoby robić ksero… tylko po co?
Jak przebiega kontrola, gdy firma bazuje dokumentacji elektronicznej?
Bardzo rzadko zdarzają się sytuacje, w których przychodzi kontroler albo nawet biegły rewident, który też jest pewnego rodzaju kontrolerem i chce pracować na dokumentach papierowych. To nie ta epoka, oni też już preferują formy cyfrowe. Osoby pracujące w kontrolach zazwyczaj sprawnie posługują się narzędziami informatycznymi. Papier nie jest potrzebny.
Proszę też zwrócić uwagę, że coraz więcej raportów i sprawozdań finansowych, które są dostarczane do oficjalnych instytucji, są w postaci elektronicznej. Wszystko przekazujemy w ten sposób. Nikt nie drukuje formularzy, nie podpisuje ich, nie składa gdzieś potem, tylko wszystko idzie automatycznie.
Ponadto została podpisana ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF.
Wkrótce jedynym oficjalnym dokumentem sprzedaży będzie właśnie wspomniana e-faktura. To kolejny argument, aby jak najszybciej odejść od papieru i zainwestować w obieg dokumentów elektronicznych.
Tak, faktury sprzedażowe w wersji papierowej powoli odchodzą, szczególnie w okoliczności wprowadzenia KSeFu.
Jedną rzecz jeszcze dodam – ewentualne pobieranie e-faktury z KseF i zamiana jej na wersję papierową również nie miałoby wówczas sensu. Mamy 2022 rok i trzeba przyzwyczaić organizację, że na rynku nikt już nie akceptuje fizycznych form. Korzystając z KseF, dokumenty automatycznie będą w naszym systemie – bez ryzyka błędów przy wprowadzaniu danych, itp. Wszystko się upraszcza.
Trzeba zaznaczyć, że logowanie do KseF też jest weryfikowane poprzez e-podpis.
To wtedy możemy już wyrzucić z pokoju cały regał?
Tak, bo wszystkie dokumenty, faktury zakupowe i sprzedażowe, koszty i przychody mamy zabezpieczone w formie cyfrowej.
Jak wygląda zarządzanie obszarem związanym z pracownikami, np. rozliczanie delegacji?
Młodzi pracownicy są zdziwieni, jeśli muszą coś zrobić z dokumentami papierowymi – oczekują raczej, że coś klikną i w ten sposób zamkną sprawę. Najlepiej, żeby system jeszcze im podpowiedział, co zrobić krok po kroku i dał możliwość wglądu do jak największej liczby informacji.
Chcą móc od ręki sprawdzić informacje np. o tym, ile dni urlopowych mają do dyspozycji. Potrzeby są „na teraz”, nawet jeśli na zegarku zbliża się północ. Jak wygląda obieg delegacji papierowej? Konieczne jest odwiedzenie kilku biurek w celu rozliczenia. Z reguły to jedna z gorszych rzeczy, z którą w takiej formie możemy mieć do czynienia. W systemie elektronicznym wszystko odbywa się znacznie sprawniej, a pracownicy nie muszą nawet brać zaliczki na koszty, bo zwrot poniesionych wydatków nastąpi zdecydowanie szybciej. Nie ma konieczności chodzenia z dokumentami, proszenia się osób trzecich, sprawdzania, czy w ogóle są w danym dniu dostępni w biurze… Niezależność czasowa jest bardzo istotna.
Należy mieć na uwadze, że pracownicy z reguły nie są opłacani za załatwianie kwestii formalnych (delegacje, biurokracja), tylko zatrudniani do innych celów. Im więcej czasu poświęcą na rzeczy nieefektywne, tym gorzej dla organizacji. Zapewnienie szybkiego i sprawnego przebiegu procesów stanowi ogromną korzyść, co szczególnie cenią młodzi pracownicy. Powrót do formy papierowej dla działów zajmujących się delegacjami byłby wręcz niewyobrażalny.
Pracownik zgłasza zapotrzebowanie na nowy sprzęt – co w takiej sytuacji?
Wysyłając pewne rzeczy mailami, łatwo coś przeoczyć lub po otrzymaniu wiadomości niektórzy mają tendencję do odkładania odpowiedzi na później i niekiedy zapominania. Uruchamiając elektroniczny obieg informacji (w tym przypadku zapotrzebowania), pracownik będzie miał wgląd na jakim etapie zatrzymał się wniosek i może skontaktować się z odpowiednimi osobami. Gdy otrzyma sprzęt, nie musi drukować dokumentów ani ich skanować – elektroniczna wiadomość dotrze do osoby odpowiedzialnej za ewidencję środków trwałych i wszystko automatycznie zostanie zapisane w odpowiednim systemie.
Jak wdrożyć paperless, skoro dotyka tak wielu różnych obszarów?
W pierwszej kolejności należy określić, gdzie te papiery są fizycznie i jakiego rodzaju są to dokumenty. Jednocześnie trzeba wskazać obszary, w których funkcjonują cyfrowe odpowiedniki i skupić się na rzeczach, które najwięcej ważą. Sama implementacja strategii paperless niemal w każdej organizacji rozpoczyna się od elektronicznego obiegu dokumentów kosztowych, który ma na celu eliminację fizycznego przerzucania faktur z biurka na biurko. Wykonanie tego pierwszego kroku przyczyni się do zmiany sposobu myślenia o tym, jak można pracować z dokumentami. Należy mieć świadomość, że przejście na paperless to długotrwały proces, wymagający zaangażowania ze strony zarówno księgowości, jak i osób zarządzających. W dalszej kolejności możemy uruchamiać kolejne obiegi, tym bardziej, że w zbliżającym się nieubłaganie roku 2023 KSeF będzie obowiązkowy. Dlatego warto już teraz przygotować się do tego, aby całkowicie zautomatyzować proces pobierania dokumentów kosztowych oraz przyzwyczaić organizację do pracy z tym systemem.
Pracownicy widząc korzyść w tak nowoczesnych rozwiązaniach z czasem sami będą sugerować nowe obszary, które można usprawnić – to jest inna jakość pracy i zarządzania.
Praca zdalna stała się nowym standardem, który umożliwia rekrutowanie osób z różnych zakątków kraju i świata – tacy pracownicy nie są w stanie na dłuższą metę komunikować się za pomocą tradycyjnego papieru. Zbawienne jest za to wykorzystanie elektronicznych odpowiedników, które są łatwiejsze w zarządzaniu, usprawniają procesy, redukują liczbę pomyłek i przyczyniają się do lepszej kontroli nad całą firmą, niezależnie od jej wielkości. Do zagadnienia cyfryzacji musimy podejść w sposób indywidualny, mając na uwadze m.in. złożoność struktury i parametryzując to tak, aby ostatecznie mieć z tego korzyść, a nie działać na zasadzie: „sztuka dla sztuki”.
Jak szybko nastąpi całkowita cyfryzacja dokumentów i procesów w firmach? Kiedy stanie się to standardem?
Procesy zachodzą już teraz – zmieniają się przepisy prawa, firmy decydują się same na ten krok w celu usprawnienia procesów.
Młode pokolenie także wywiera dodatkową presję na swoich pracodawcach, co prowadzi do rezygnacji z tradycyjnej formy papierowej – w ich świecie wszystko musi być cyfrowe i dostępne na telefonie.
Konkurencyjność firmy w ogromnej mierze zależy od tego, jak sprawnie przetwarzane są informacje, więc cyfryzacja stanowi naturalny krok w dążeniu do upragnionego zwiększenia efektywności. Świat dynamicznie się zmienia i jeśli chcemy szybko się rozwijać oraz dobrze zarządzać organizacją, to digitalizacja procesów jest nieunikniona. W dodatku obowiązkowe CFO od 2023 roku wprowadzi wiele przedsiębiorstw na nowy, wyższy poziom zarządzania. Cyfryzację należy postrzegać jako skok rewolucyjny – szansę dla firmy. Poza tym i tak wszystkie przedsiębiorstwa poniosą koszty związane z uruchomieniem KSeF, ale taka inwestycja już teraz powinna szybko się zwrócić. Podsumowując, nie ma na co czekać, bo jest to przyszłość naszych organizacji i postęp, który pozwoli im się szybciej rozwijać, być bardziej konkurencyjnymi na rynku i spełniać oczekiwania najbardziej wartościowych pracowników.
