Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana.
Heraklit z Efezu

Dynamika pojawiania się nowych zdarzeń i rozwój technologii zmuszają firmy do sprawnej adaptacji wobec zmian oraz szybkiego tempa reagowania. Przedsiębiorstwa działają w coraz bardziej rozbudowanych ekosystemach, a tym samym wzrasta liczba podmiotów, które wpływają na ich funkcjonowanie. Obecnie ryzyko kryzysów jest stałym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, a elastyczność i zdolność do sprawnej adaptacji umożliwia jej przetrwanie oraz utrzymanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

Co oznacza adaptable organization?

Organizacja adaptacyjna to taka, która ma refleks w dostosowywaniu się do bieżących wydarzeń i zmiennych, a dzięki temu zapewnia sobie stabilność oraz osiąga większe zyski. Elastyczne podejście do zarządzania przedsiębiorstwem wpływa na jego kilka obszarów jednocześnie: ekosystem, organizację pracy, zespół, liderów i indywidualnych pracowników. To opozycyjna taktyka względem sztywnego trzymania się ustalonych reguł.

Jakie cechy mają firmy stosujące ten model zarządzania?

  • Zdolność do szybkiego zmieniania priorytetów, reguł i przyzwyczajeń
  • Opanowanie jako kompetencja miękka u osób decyzyjnych
  • Aktualizowanie kompetencji kadry pracowniczej względem konkurencji
  • Otwarty umysł na nowe idee i sposoby rozwiązywania problemów
  • Posiadanie systemu ERP do automatyzacji i optymalizacji procesów, logistyki, HR
  • Umiejętność przyznania się do błędów i ich szybka naprawa
  • Korzystanie z zawsze aktualnych wersji aplikacji, programów i sprzętu
  • Digitalizacja rozumiana jako ciągły i przemyślany proces cyfrowej transformacji
  • Operacje na danych w chmurze, minimalizowanie biurokracji i dokumentów fizycznych
  • Błyskawiczna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna z publicznościami PR

Zastosowanie modelu adaptacyjnego stanowi problem dla wielu firm, ponieważ poza oferowanymi możliwościami oznacza również pewne trudności i ewentualne komplikacje – przedstawia to poniższa tabela.

Szanse Wyzwania i zagrożenia
Stabilne funkcjonowanie i przewaga konkurencyjna Oporność kadr na zmiany, stres u pracowników
Renoma w obszarze EB Brak pokory u osób odpowiedzialnych za błąd lub kryzys
Rozwój technologiczny Cyberataki wynikające z pośpiechu we wdrażaniu nowych technologii
Usprawnienie procesów Dobór odpowiedniego oprogramowania i personelu
Pozytywny wizerunek jako efekt szybkich, kreatywnych i adekwatnych rozwiązań Spadek popularności jako efekt błędnych lub niewystarczająco przemyślanych decyzji

Jakie obszary zarządzania firmą dotyczą jej adaptacyjności?

Jeśli przedsiębiorstwo ma być zdolne do zmian jako całość, to każdy pion i dział firmy musi być gotowy na sprawną i szybką adaptację.

Wiele zależy od branży, ale wyróżnić możemy tutaj zarówno sekcje IT, EB i HR, logistyki, finansów, PR, new business, marketingu, social media, SEM, SEO, customer service, a także i te, odpowiedzialne za zaplecze sprzętowebiurowe.

Nowoczesność = adaptacyjność

W kontekście omawianego zagadnienia warto wyjaśnić, że digitalizacja jest szerszym pojęciem, obejmującym m.in.: zbieranie, segregowanie, zapisywanie wiedzy w chmurach, automatyzację procesów, AI, optymalizację pracy personelu przez odpowiedni system przydzielania zadań, usprawnienie audytów, kontroli kosztów, pensji, zwolnień, budżetów projektowych… Ponadto zapewnia sprawną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, pozwala na monitoring internetu, szkolenia online, a także ograniczenie papierowej dokumentacji, (działanie w ramach CSR, szczególnie istotne w czasach zmian klimatycznych).

4 powody, dla których twoja firma pokocha elektroniczny obieg dokumentów

Cyfrowy dostęp do dokumentów zapewnia ich większe bezpieczeństwo (jeśli firma dba o cyber security), oszczędza fizyczne miejsce, ułatwia archiwizację i podział tematyczny oraz umożliwia szybkie indeksowe wyszukiwanie informacji, które w razie potencjalnego kryzysu może się okazać zbawienne. Zespoły projektowe są w stanie tym sposobem sprawniej pracować, co sprzyja również elastyczności.

Systemy ERP a sprawne reagowanie biznesu

Oprogramowanie ERP pełni szczególną rolę w zdolności przystosowywania się do zmian dla firmy.

Zapewnia kompleksowe zarządzanie nią oraz dostęp do różnorodnych funkcji dopasowanych do branży. Korzystając z odpowiedniego systemu, mamy szybką możliwość np. wycofać konkretną partię ze sprzedaży, powiadomić pracowników o awarii, skorygować plany urlopowe, przeprowadzić ankietę wewnętrzną, edytować nadgodziny, kontrolować koszty, a także sprawniej rejestrować błędy czy tworzyć raporty.

Jak najszybciej osiągnąć zdolność do adaptacji?

Firma w pewnym sensie przypomina organizm. Inwestując długofalowo w odpowiedni System ERP, zyskujemy stabilną odporność na każde zagrożenie zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Kontrola nad trudnymi sytuacjami jest do osiągnięcia, jednak musimy w tym celu podążać na nowoczesnymi i profesjonalnymi rozwiązaniami.

Autor

Asseco Business Solutions S.A.