Wewnętrzny program oszczędnościowy dla uczestników PPK w firmach

Ustawa z dnia 4 października 2018 roku o Pracowniczych Planach Kapitałowych (określanych dalej jako PPK) narzuca na podmioty zatrudniające pracowników nowe obowiązki. Przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników będą zobowiązane do zorganizowania oraz obsługi wewnętrznego programu oszczędnościowego dla zatrudnionych osób, uczestników PPK. W obsłudze tego programu będą zaangażowane działy kadr i płac firm oraz ich działy księgowości.

Od kiedy PPK?

Program będzie wprowadzany etapami. W pierwszej kolejności obejmie podmioty zatrudniających najwięcej pracowników. Zgodnie z art. 134 ust. 1 ustawy o PPK, ustawę stosuje się do:

1. podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – od dnia 1 lipca 2019 r.,
2. podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od dnia 1 stycznia 2020 r.,
3. podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od dnia 1 lipca 2020 r.,
4. pozostałych podmiotów zatrudniających – od dnia 1 stycznia 2021 r.

Przy czym, zgodnie z art. 134 ust. 4, podmioty zatrudniające, należące do jednej grupy kapitałowej, są uprawnione do zawierania umów o zarządzanie i umów o prowadzenie PPK w terminie, w którym ustawa ma zastosowanie zgodnie z ust. 1 w stosunku do podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia największą liczbę osób zatrudnionych w tej grupie kapitałowej. W ostatnim etapie razem z pozostałymi podmiotami (art. 134 ust. 1 pkt 4 ustawy o PPK), program obejmie również jednostki sektora finansów publicznych, które będą podlegać tym obowiązkom od 1 stycznia 2021 roku.

Nowe obowiązki pracodawców

Biorąc pod uwagę fakt, że PPK:

• jest programem długoterminowego, dobrowolnego oszczędzania, który gromadzi prywatne oszczędności osób zatrudnionych, które będą mogły być wykorzystywane po 60 roku życia,
• co do zasady dotyczy zatrudnionych osób na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (program nie obejmie osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą)

Łatwo można wyobrazić sobie skalę nowych obowiązków wynikających z konieczności obsługi tego programu w firmach. Na wstępie, zadaniem pracodawców będzie wybór instytucji finansowej, podpisanie z nią umowy o zarządzanie a następnie w imieniu i na rzecz zatrudnionych osób, umowy o prowadzenie PPK a następnie ciągła obsługa programu, w tym miedzy innymi:

• Ewidencjonowanie pracowników, uczestników;
• Wysyłanie deklaracji oraz aktualizacji danych pracowniczych;
• Ewidencjonowanie deklaracji uczestników o przystąpieniu lub rezygnacji z programu;
• Naliczanie składek uczestników;
• Ewidencjonowanie zmian w wysokości naliczanych składek;
• Wysyłanie zestawień o wysokości naliczonych w modułach kadrowo płacowych i wysłanych do wybranych instytucji finansowych składkach;
• Księgowanie naliczonych i wypłaconych składek;

Do sprostania wymaganiom konieczny będzie program komputerowy, współpracujący z modułami kadrowo – płacowymi, który zapewni obsługę tych procesów.

Automatyzacja procesów związanych z PPK w oprogramowaniu WAPRO ERP

System WAPRO ERP zostanie przystosowany do obsługi omawianego, wewnętrznego programu oszczędnościowego. Po pierwsze, dostosujemy do nowych wymagań wspomniane wcześniej moduły kadrowo płacowe, to jest:

• Program WAPRO Gang Kadry i płace;
• Program WAPRO KAPER Księga podatkowa – jego moduł naliczania wynagrodzeń;

Moduły zyskają naliczanie składek dla każdego uczestnika PPK. Dodatkowo, przygotujemy wspólny moduł dla obu wymienionych programów. Zapewni on pełną ewidencję wszystkich wymaganych danych i informacji oraz wysyłkę wymaganych deklaracji, zestawień, korekt deklaracji i innych wymaganych dokumentów elektronicznych do instytucji finansowych. Projekt przewiduje dostosowanie powyższych funkcjonalności również do obsługi przez biura rachunkowe.

Grupa robocza Pracowniczych Planów Kapitałowych

W celu wypracowania standardu wymiany danych pomiędzy pracodawcami i podmiotami obsługującymi program PPK powstała specjalna Grupa Robocza Pracowniczych Planów Kapitałowych, którą tworzą agenci transferowi, instytucje finansowe, dostawcy oprogramowania oraz Polskie Stowarzyszenie HR. Uczestniczyliśmy w pracach grupy, którą jako producenci oprogramowania, w porządku alfabetycznym tworzyły firmy:

• Asseco Business Solutions S.A.;
• Comarch S.A.;
• Gavdi Polska S.A.;
• InsERT;
• Sage;
• SNP Poland Sp. z o.o.Soneta sp. z o. o.;
• Unit4 Polska sp. z o.o.

Opracowywane aktualnie przez nas oprogramowanie opiera się o zalecenia techniczne w zakresie wymiany danych wypracowane przez grupę. Z zaleceniami można zapoznać się tutaj.
Zachęcamy również do zapoznanie się z informacjami znajdującymi się na stronach Polskiego Funduszu Rozwoju SA (PFR), państwowej spółki, która jest odpowiedzialna między innymi za prowadzenie ewidencji oraz prowadzenie portalu dotyczących PPK oraz stronach portalu PPK.