Ministerstwo Finansów pracuje aktualnie nad wytycznymi dla przedsiębiorców w zakresie działań, jakie firmy będą musiały podjąć, aby udowodnić zachowanie należytej staranności. W celu zapobiegania ewentualnemu zakwestionowaniu rozliczeń podatkowych nie warto jednak czekać z wdrożeniem działań gwarantujących przedsiębiorstwom bezpieczeństwo zawieranych transakcji. Takie zabezpieczenie warto zapewnić sobie jak najszybciej.

Zintensyfikowane działania administracji skarbowej w zakresie przeciwdziałaniu wyłudzeniom VAT niejednokrotnie uderzają również w uczciwych przedsiębiorców, którzy nieświadomie uczestniczyli w transakcji mającej na celu wyłudzenie podatku. Obrona w takich sytuacjach jest często utrudniona, w szczególności wtedy, jeżeli nie możemy udokumentować, że zachowaliśmy należytą staranność w kontaktach z nieuczciwym kontrahentem i podczas zawarcia kwestionowanej transakcji.

Udowodnienie zachowania dobrej wiary oraz zastosowania wszystkich możliwych środków w celu uniknięcia uczestnictwa w oszustwie VAT będzie stanowiło o dochowaniu należytej staranności i uniemożliwi organom podatkowym kwestionowanie rozliczeń VAT. Stawka może być wysoka, ponieważ w przypadku niezachowania należytej staranności organ podatkowy może m.in. zakwestionować odliczenie VAT z faktur wystawionych przez nieuczciwego kontrahenta.

Gdzie należyta staranność jest szczególnie przydatna 

Kwestię należytej staranności należy z pewnością analizować indywidualnie dla każdego przedsiębiorstwa, uwzględniając konkretną specyfikę biznesową, charakter prowadzonej działalności oraz zawieranych transakcji. Można jednak wyróżnić ogólne obszary ryzyka, które powinny być szczególnym przedmiotem uwagi każdego przedsiębiorcy:

  • Zakupy od nieistniejącego lub nieuczciwego kontrahenta, który nie odprowadził VAT od sprzedaży – w przypadku zidentyfikowania takich faktur zakupowych w naszych rozliczeniach, organ podatkowy może zakwestionować odliczenie VAT.
  • Obrót towarami wrażliwymi z nieuczciwym podmiotem – w niektórych przypadkach możemy zostać pociągnięci do solidarnej odpowiedzialności za rozliczenie VAT.
  • Dostawy wewnątrzwspólnotowe do nieuczciwych podmiotów, nieświadome uczestnictwo w karuzelach VAT – organ podatkowy może zakwestionować zastosowanie stawki 0% VAT i opodatkować transakcję krajową 23% stawką VAT.

Kontrole biznesowe – co mogę zrobić

Odpowiedzią na zwiększone wymogi w zakresie dokumentowania należytej staranności są wewnętrzne procedury i kontrole biznesowe. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest opracowanie w organizacji indywidualnych procedur kontrolnych obejmujących m.in.:

  • odpowiednią kwalifikację zjawisk biznesowych umożliwiających wczesną identyfikację ryzykownych lub nietypowych transakcji lub zdarzeń gospodarczych,
  • podział obowiązków zapewniający odpowiedni zakres kontroli i nadzoru na każdym etapie zawierania transakcji,
  • opracowanie schematu działań weryfikujących kontrahenta i transakcję oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za każdy etap,
  • odpowiednie udokumentowanie podjętych działań.

Podstawowe elementy należytej staranności

Jako rekomendowane działania dla każdego przedsiębiorstwa, w ramach dokumentowania należytej staranności, można wymienić m.in.:

  • szczegółową weryfikację kontrahenta w momencie podejmowania współpracy oraz okresową aktualizację danych. Weryfikacja nie powinna ograniczać się do sprawdzenia statusu podmiotu jako podatnika VAT, ale obejmować również przykładowo pozyskanie dokumentów rejestrowych, sprawdzenie czy firma faktycznie prowadzi działalność (posiada siedzibę, kapitał obrotowy),
  • zawieranie umów pisemnych określających warunki zawieranej transakcji,
  • analizę rozbieżności warunków zawieranych transakcji z warunkami rynkowymi; okazyjna cena może w niektórych przypadkach sugerować działalność nielegalną,
  • weryfikację zawieranej transakcji – udokumentowanie jej rzeczywistego przebiegu w celu uniknięcia zarzutu obrotu pustymi fakturami,
  • dbałość o dokumentację transakcji, m.in. sprawdzenie zgodności faktury z zamówieniem, danych kontrahenta z danymi wskazanymi w umowie, gromadzenie dokumentów transportowych poświadczających, że obrót towarowy faktycznie miał miejsce.

Pomocne narzędzia

Opracowanie procedur w zakresie należytej staranności jest czynnością złożoną i wymagającą dogłębnej analizy działalności danego przedsiębiorstwa. Elementem takich procedur mogą stać się narzędzia wspomagające bieżącą kontrolę nad zdarzeniami gospodarczymi, które ułatwią i usprawnią bieżące dokumentowanie należytej staranności. Takimi narzędziami mogą być przykładowo:

  • aplikacje umożliwiające bezpośrednie sprawdzenie statusu VAT kontrahenta i archiwizację dokonanej weryfikacji,
  • wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który z jednej strony udokumentuje przebieg transakcji z kontrahentem, a z drugiej strony zapewni odpowiednie poziomy kontroli i nadzoru w ramach przedsiębiorstwa.
Ewelina Nowakowska
Autor

Partner oraz Doradca Podatkowy w firmie HLB M2 Tax & Audit. Ewelina Nowakowska należy do grona najlepszych polskich doradców podatkowych według Dziennika Gazeta Prawna m.in. w kategorii cen transferowych.