Pracownicze plany kapitałowe to program długoterminowego oraz dobrowolnego oszczędzania środków przez osoby zatrudnione podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom – emerytalnemu i rentowemu. PPK pozwala na regularne gromadzenie prywatnych oszczędności pracowników, które będą mogły być przez nich wykorzystywane po 60 roku życia. Program wchodzi w życie stopniowo – termin przystąpienia firmy do PPK zależy  od wielkości organizacji.

Obowiązki od 2020 roku

Przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 osób mają obowiązek stosowania nowych przepisów już od 1 stycznia 2020 r. Kilka miesięcy później dołączą do nich także mniejsze firmy.

Ustawa z dnia 4 października 2018 roku o Pracowniczych Planach Kapitałowych narzuca na podmioty zatrudniające pracowników nowe obowiązki. Przedsiębiorstwa te mają obowiązek zorganizowania oraz obsługi (w odpowiednim terminie) wewnętrznego programu oszczędnościowego dla zatrudnionych osób. W obsługę PPK angażują się działy kadr i płac firm oraz ich działy księgowości.

Docelowo każdy pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę, będzie zobligowany do tworzenia oraz prowadzenia PPK. Tym samym – do zawarcia umowy z instytucją finansową, która będzie zarządzać środkami zgromadzonymi na koncie pracownika. Pracownicze plany kapitałowe będą natomiast dobrowolne z punktu widzenia zatrudnionych osób. Zgodnie z zapisami ustawy środki zgromadzone w PPK są prywatną własnością uczestników.

Harmonogram wdrożenia PPK przez firmy

  • 1 lipca 2019 – firmy zatrudniające powyżej 250 osób
  • 1 stycznia 2020 – firmy zatrudniające co najmniej 50 osób
  • 1 lipca 2020 – firmy zatrudniające co najmniej 20 osób
  • 1 stycznia 2021 – pozostałe przedsiębiorstwa

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych weszła w życie z początkiem 2019 roku. W lipcu br. do programu przystąpili najwięksi pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 250 osób. Od 1 stycznia 2020 r. do PPK dołączą mniejsze firmy (zatrudniające co najmniej 50 osób), zaś od lipca 2020 roku kolejne podmioty (zatrudniające co najmniej 20 osób). Pozostałe przedsiębiorstwa, a także podmioty należące do sektora finansów publicznych, będą zobowiązane do tworzenia pracowniczych planów kapitałowych dopiero od 1 stycznia 2021 r. Program PPK nie obejmie osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Co ważne, zgodnie z art. 134 ust. 4, podmioty należące do jednej grupy kapitałowej są uprawnione do zawierania umów o zarządzanie i umów o prowadzenie PPK w terminie, w którym ustawa ma zastosowanie (zgodnie z ust. 1) w stosunku do podmiotu, który zatrudnia największą liczbę osób w tej grupie kapitałowej.

Ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK dla podmiotu zatrudniającego co najmniej 50 pracowników mija 24 kwietnia 2029 roku.

Umowę o prowadzenie PPK, zgodnie z art. 134 ust. 2 ustawy, podmiot zatrudniający zawiera w terminie do 10-go dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym ustawa zaczyna mieć do niego zastosowanie. Oznacza to, że umowa o prowadzenie PPK powinna być zawarta przez podmiot zatrudniający co najmniej 50 osób do 11 maja 2020 roku.

Jakich pracowników obejmą PPK?

Pracownicze plany kapitałowe obejmą automatycznie osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat. Za nie pracodawca zobowiązany jest opłacać składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.

Uczestnictwo w PPK osób w wieku między 55 a 69 lat zależy od złożenia przez nich stosownego oświadczenia woli. Warunkiem przystąpienia takiej osoby do PPK jest ponadto zatrudnienie jej w  podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej 3 miesiące w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia. W stosunku do takich osób nie będzie obowiązywać automatyczny zapis do programu.

Program nie obejmie natomiast osób samozatrudnionych, służb mundurowych, a także rolników.

Skąd będą pochodzić wpłaty na PPK?

Zgodnie z przepisami ustawy pracownicze plany kapitałowe mają być finansowane przez państwo, pracodawców, a także samych pracowników. Państwo wpłaca jednorazową składkę powitalną w wysokości 250 zł. Ponadto będzie wpłacało co roku na rachunek PPK pracownika 240 zł. Wspomniane wpłaty sfinansuje Fundusz Pracy.

Warunkiem otrzymania dopłaty rocznej jest wpłata na rachunek PPK w danym roku kalendarzowym kwoty nie mniejszej niż suma wpłat podstawowych naliczonych za okres 6 miesięcy od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

Wpłaty podstawowe (minimalne) na PPK

Wpłaty podstawowe mają stanowić 3,5 % wynagrodzenia brutto danego pracownika. Będą one  finansowane przez podmiot zatrudniający i oszczędzający w PPK w następujących proporcjach:

  • Składki finansowane przez pracownika: 2 % wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stronie osoby zatrudnionej.
  • Składki finansowane przez pracodawcę: 1,5 % wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe po stronie zatrudniającego.

Możliwość obniżenia wpłat

Ustawa przewiduje możliwość obniżenia wpłat uczestnika PPK do wysokości nie mniej niż 0,5 % wynagrodzenia w sytuacji, gdy jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2 – krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Dobrowolna składka po stronie pracodawcy oraz pracownika

Pracodawca będzie miał możliwość wpłaty składki dobrowolnej do wysokości 2,5 % wynagrodzenia brutto.  Składka dobrowolna dla pracownika będzie wynosić 2 % wynagrodzenia.  W efekcie na konto pracownika w PPK wpłynie łączna wpłata od 3,5 do 8 % wynagrodzenia brutto.

Prawo do dopłaty – wyjątki

Wyjątek stanowią pracownicy, których miesięczne wynagrodzenie nie przekracza kwoty odpowiadającej 120 % minimalnego wynagrodzenia za pracę. Prawo do dopłaty rocznej uzyskają oni w sytuacji, gdy kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej 25 % kwoty wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku.

Wyjątki od obowiązku prowadzenia PPK

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych przewiduje wyjątki od obowiązku utworzenia PPK. Programu nie musi wprowadzać:

  • Mikroprzedsiębiorca (czyli firma zatrudniająca mniej niż 10 osób), w sytuacji gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK.
  • Pracodawca, u którego w dniu objęcia go przepisami ustawy funkcjonuje Pracowniczy Program Emerytalny ze składkami min. 3,5 % oraz udziałem pracowniczym min. 25 %.

Ponadto pracodawców będących w okresach przestoju ekonomicznego, w przypadku niewypłacalności, w okresie przejściowego ograniczenia lub zaprzestania działalności spowodowanej powodzią, będzie mogło objąć czasowe zwolnienie z obowiązku dokonywania wpłat na PPK.

Rezygnacja z PPK

Przepisy ustawy o PPK zakładają dobrowolny charakter programu. Zatem, mimo że pracownicy są automatycznie do niego zapisywani, mają możliwość rezygnacji z uczestnictwa w PPK. W tym celu dana osoba będzie zobligowana do zadeklarowania swojej rezygnacji. Deklarację rezygnacji osoba zatrudniona składa na ręce pracodawcy, którego obowiązkiem jest poinformowanie o tym fakcie właściwej instytucji finansowej w ciągu 7 dni od dnia złożenia tej deklaracji przez pracownika. Rezygnacja obowiązuje już w miesiącu jej złożenia, a składki już pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi.

Pracownik, który zrezygnował z udziału z pracowniczych planach kapitałowych, ma w każdym momencie możliwość ponownego przystąpienia do tego programu.

Pracownik, który nie chce brać udziału w tym programie, musi złożyć stosowną deklarację o rezygnacji co 4 lata. Przepisy ustawy stanowią, że co 4 lata pracownik będzie ponownie zapisywany do Pracowniczych Planów Kapitałowych.
(Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych).

Kary za brak wpłat na PPK

Pracodawcy, który nie wywiąże się z obowiązku dokonywania wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych, będzie grozić kara grzywny w wysokości od 1000 do 1 000 000 zł. Realizację obowiązku tworzenia i prowadzenia programu będzie kontrolować Państwowa Inspekcja Pracy.

Nowe obowiązki pracodawców

Łatwo można wyobrazić sobie skalę nowych obowiązków wynikających z konieczności obsługi tego programu w firmach. Na wstępie, zadaniem pracodawców jest wybór instytucji finansowej, podpisanie z nią umowy o zarządzanie a następnie w imieniu i na rzecz zatrudnionych osób, umowy o prowadzenie PPK a w dalszej kolejności ciągła obsługa programu, w tym między innymi:

  • ewidencjonowanie danych uczestników programu,
  • wysyłanie deklaracji oraz aktualizacji danych pracowniczych,
  • ewidencjonowanie deklaracji uczestników o przystąpieniu lub rezygnacji z programu,
  • naliczanie składek,
  • ewidencjonowanie zmian w wysokości naliczanych składek,
  • wysyłanie zestawień o wysokości naliczonych w modułach kadrowo-płacowych składkach do wybranych instytucji finansowych,
  • księgowanie naliczonych i wypłaconych składek.

Przeczytaj szerszy opis obowiązków pracodawcy wynikających z ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych.

Sprostanie tym wymaganiom umożliwi dedykowany o obsługi PPK program informatyczny. Współpracując z modułami kadrowo – płacowymi przedsiębiorstwa, zapewni obsługę powyższych procesów.

Oprogramowanie PPK dopasowane do Twoich potrzeb

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach WAPRO ERP obsługujących Pracownicze Plany Kapitałowe

WAPRO PPK      WAPRO PPK 365

Automatyzacja procesów związanych z PPK w oprogramowaniu WAPRO ERP

Przystosowaliśmy system WAPRO ERP do obsługi omawianego, wewnętrznego programu oszczędnościowego (możliwość naliczania składek dla każdego uczestnika PPK).

  • Do nowych wymagań dostosowaliśmy moduły kadrowo-płacowe: WAPRO Gang Kadry i płace oraz WAPRO KAPER Księga podatkowa – jego moduł naliczania wynagrodzeń.
  • Ponadto z myślą o użytkownikach oprogramowania przygotowaliśmy moduł WAPRO PPK. Zapewnia on pełną ewidencję wszystkich wymaganych danych i informacji w zakresie PPK. Umożliwia także wysyłkę do instytucji finansowych m.in. wymaganych deklaracji, zestawień, korekt deklaracji oraz innych dokumentów elektronicznych. Rozwiązanie jest także dostosowane do obsługi PPK przez biura rachunkowe.
  • Dla użytkowników innych systemów którzy chcieliby skorzystać z rozwiązań WAPRO w zakresie PPK został przygotowany samodzielny program WAPRO PPK 365, który zapewnia pełną ewidencję wszystkich wymaganych danych i informacji w zakresie PPK oraz umożliwia wysyłkę do instytucji finansowych m.in. wymaganych deklaracji, zestawień, korekt deklaracji oraz innych dokumentów elektronicznych.

Zadaj pytanie ekspertowi

Masz wątpliwości? Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów.

Zapytaj eksperta

Anna Klepka-Zakrzewska
Autor

Specjalista ds. Jakości Oprogramowania w Dziale Produkcji Systemów ERP Asseco Business Solutions S.A.