Według Ministerstwa Finansów kontrole biznesowe to proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Rodzaje stosowanych kontroli biznesowych zależą od specyfiki danej firmy i jej polityki w zakresie fakturowania, rachunkowości, czy tez prowadzenia ewidencji VAT. Istotną rolę w procesie wsparcia kontroli biznesowych może pełnić system ERP, wspomagając bieżącą kontrolę nad zdarzeniami gospodarczymi.
Obowiązek stosowania kontroli biznesowych wynika bezpośrednio z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług. Przepisy tego rozporządzenia nakładają na wystawcę faktury obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które powinny zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Jak usprawnić proces kontroli biznesowych?
Kontrole biznesowe mogą zostać usprawnione dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi dostępnych w systemie klasy ERP. System do zarządzania może m.in. ułatwić sprawdzenie wiarygodności kontrahenta czy dostarczyć raporty, które mogą być wykorzystane w ścieżce audytu. Dlatego też warto wzbogacić użytkowane rozwiązanie ERP o takie mechanizmy, jak np.:
- Narzędzia umożliwiające sprawdzenie wiarygodności kontrahenta i jego statusu w zakresie podatku VAT, co może pomóc uchronić przedsiębiorcę przed poniesieniem strat. Wiarygodność kontrahenta może być sprawdzana m.in. poprzez: pobranie danych kontrahenta z GUS i porównanie ich z danymi posiadanymi w kartotece tego kontrahenta, weryfikację poprawności numeru identyfikacji podatkowej NIP oraz VAT-UE, czy sprawdzenie statusu podatnika VAT na stronie Ministerstwa Finansów.
- Możliwość kontrolowania operacji związanych z odwrotnym obciążeniem i korektą z tytułu ulgi za złe długi, które wymagają, aby kontrahent posiadał status czynnego podatnika VAT.
- Możliwość sprawdzenia, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT podczas rejestrowania faktury zakupu oraz kontroli przy zapisywaniu dokumentu.
Jakie korzyści daje wykorzystanie systemu ERP w procesie kontroli biznesowych?
Zastosowanie systemu ERP w procesie kontroli biznesowych pozwala przedsiębiorcom przede wszystkim na ograniczenie ryzyka podatkowego ponoszonego w wyniku transakcji dokonanych z nieczynnymi podatnikami VAT. Umożliwia także skrócenie czasu dokonywania tych kontroli oraz zapewnia dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub odbiorcy. Rozwiązanie klasy ERP ponadto może wesprzeć organizację w sprawnym dokumentowaniu ścieżki zakupu lub sprzedaży na potrzeby kontroli lub audytu, pozwalając na automatyczną kontrolę statusu podatnika VAT, co przekłada się na zmniejszenie ilości pomyłek i nieprawidłowości w księgach rachunkowych.
