Według Ministerstwa Finansów kontrole biznesowe to proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Rodzaje stosowanych kontroli biznesowych zależą od specyfiki danej firmy i jej polityki w zakresie fakturowania, rachunkowości, czy tez prowadzenia ewidencji VAT. Istotną rolę w procesie wsparcia kontroli biznesowych może pełnić system ERP, wspomagając bieżącą kontrolę nad zdarzeniami gospodarczymi.

Obowiązek stosowania kontroli biznesowych wynika bezpośrednio z  Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług. Przepisy tego rozporządzenia nakładają na wystawcę faktury obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które powinny zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak usprawnić proces kontroli biznesowych?

Kontrole biznesowe mogą zostać usprawnione dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi dostępnych w systemie klasy ERP. System do zarządzania może m.in. ułatwić sprawdzenie wiarygodności kontrahenta czy dostarczyć raporty, które mogą być wykorzystane w ścieżce audytu. Dlatego też warto wzbogacić użytkowane rozwiązanie ERP o takie mechanizmy, jak np.:

  1. Narzędzia umożliwiające sprawdzenie wiarygodności kontrahenta i jego statusu w zakresie podatku VAT, co może pomóc uchronić przedsiębiorcę przed poniesieniem strat. Wiarygodność kontrahenta może być sprawdzana m.in. poprzez: pobranie danych kontrahenta z GUS i porównanie ich z danymi posiadanymi w kartotece tego kontrahenta, weryfikację poprawności numeru identyfikacji podatkowej NIP oraz VAT-UE, czy sprawdzenie statusu podatnika VAT na stronie Ministerstwa Finansów.
  2. Możliwość kontrolowania operacji związanych z odwrotnym obciążeniem i korektą z tytułu ulgi za złe długi, które wymagają, aby kontrahent posiadał status czynnego podatnika VAT.
  3. Możliwość sprawdzenia, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT podczas rejestrowania faktury zakupu oraz kontroli przy zapisywaniu dokumentu.

Jakie korzyści daje wykorzystanie systemu ERP w procesie kontroli biznesowych?

Zastosowanie systemu ERP w procesie kontroli biznesowych pozwala przedsiębiorcom przede wszystkim na ograniczenie ryzyka podatkowego ponoszonego w wyniku transakcji dokonanych z nieczynnymi podatnikami VAT. Umożliwia także skrócenie czasu dokonywania tych kontroli oraz zapewnia dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub odbiorcy. Rozwiązanie klasy ERP ponadto może wesprzeć organizację w sprawnym dokumentowaniu ścieżki zakupu lub sprzedaży na potrzeby kontroli lub audytu, pozwalając na automatyczną kontrolę statusu podatnika VAT, co przekłada się na zmniejszenie ilości pomyłek i nieprawidłowości w księgach rachunkowych. 

Jolanta Socha
Autor

Menedżer produktu Softlab ERP by Asseco w Wydziale Modułów Finansowych Asseco Business Solutions S.A.