Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy zmieniającej ustawę o VAT. Głównym założeniem projektu jest wprowadzenie specjalnego systemu teleinformatycznego nazwanego Krajowym Systemem e-Faktur (lub alternatywnie, Centralnym Rejestrem Faktur)

1. Co to jest Krajowy System e-Faktur?

System będzie wykorzystywany jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Po wejściu w życie nowych przepisów możliwe będzie obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych wystawianie faktur w systemie, a wystawiane w nim faktury traktowane będą jako rodzaj faktury elektronicznej.

2. Jak działa Centralny Rejestr Faktur?

Faktury będą, tak jak do tej pory, przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika, a następnie przesyłane do systemu. Ponadto każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Wystawiane za pomocą systemu e-faktur dokumenty faktury będą miały specjalną strukturę zdefiniowaną w nowych przepisach.

3. Czy korzystanie z systemu będzie obowiązkowe?

Planowane rozwiązanie będzie, na razie, fakultatywne, nie będzie obowiązkiem podatnika. Ze względu na ten fakt ustawodawca przewidział zachęty dla podmiotów, które będą chciały korzystać z nowego rozwiązania i przesyłać lub wystawiać faktury za pomocą systemu.

4. Jakie są benefity dla użytkowników Krajowego Systemu e-Faktur?

Pomniejszenie podatku należnego

Możliwość pomniejszenia podatku należnego w związku z korektą faktury w momencie wystawienia faktury korygującej. Zgodnie z proponowanym rozwiązaniem wprowadzonym w treści art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT podmiot korygujący fakturę sprzedażową na minus nie będzie miał już obowiązku spełnienia dodatkowego warunku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania.

Skrócony termin zwrotu podatku VAT

Kolejna preferencja znajdować się będzie w projektowanym art. 87 ust. 6c ustawy o VAT, który wprowadza dla podatników, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane skrócony termin zwrotu podatku VAT. Skrócony termin zwrotu podatku wynosić będzie 40 dni a możliwość jego stosowania będzie ograniczona spełnieniem określonych warunków.

Dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni konieczne będzie spełnienie łącznie następujących warunków, tj.:

  • podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się o zwrot VAT;
  • podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT;
  • podatnik w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wpisany na „białą listę”;
  • kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł;
Zaznaczyć należy, że do wskazanego wyżej skróconego termin do zwrotu podatku VAT stosuje się również ogólne zasady dotyczące zwrotu VAT, które powodują, że, dla przykładu, termin ten może zostać przedłużony przez organ podatkowy na ogólnych zasadach.

5. Jak skorzystać z Centralnego Rejestru Faktur?

Dostęp do systemu

Omawiana nowelizacja ustawy o VAT wprowadza również regulacje dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. System ten dostępny będzie poprzez stronę internetową, a dostęp do niego będzie możliwy po uwierzytelnieniu się przez osobę upoważnioną do korzystania z niego. Uwierzytelnienie będzie następowało za pomocą podpisu elektronicznego bądź epuap.

Jednocześnie podatnicy będą mieli obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do systemu w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Wyjątek stanowić będzie osoba prowadząca jednoosobową działalność, gdzie ustawodawca domyślnie uznał, że właściciel firmy będzie uprawniony do wystawiania faktur.

Oczywiście przepisy umożliwiają również w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej upoważnienie innej niż właściciel osoby do wystawiania faktur. Naczelnik urzędu skarbowego będzie również informowany o podmiotach uprawnionych do dostępu do systemu jedynie w celu pobierania z niego faktur ustrukturyzowanych. Przepisy umożliwiają bowiem podatnikowi nadanie uprawnień pracownikowi lub innemu podmiotowi jedynie do dostępu do faktur ustrukturyzowanych, np. dla księgowej w celu ich pobrania i rozliczenia, ale już bez możliwości wystawiania faktur.

Businesslink

Przygotuj się na wyzwania związane z Centralnym Rejestrem Faktur!
Sprawdź rozwiązanie

6. Jak archiwizować e-Faktury?

Krajowy System e-Faktur będzie również służył do archiwizowania wystawionych w nim faktur. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

7. Co z JPK_FA?

W związku z przedstawioną wyżej nowelizacją ustawy o VAT zmieniony zostanie również art. 193a Ordynacji podatkowej. Na mocy tego przepisu zwalnia się z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do systemu. Dane te będą bowiem dostępne dla organów podatkowych w systemie, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

Jak przygotować się na Centralny Rejestr Faktur (KSeF)?

Autor

Praktyk w dziedzinie stosowania prawa i kształtowania strategii podatkowej oraz reprezentowania stron przed organami administracji podatkowej i sądami administracyjnymi. Autorka Bloga o podatkach.