Czy jest możliwe zorganizowanie wszystkich spraw kadrowych, płacowych i personalnych
w firmie bez użycia papieru? W jaki sposób to zrobić opowiada Renata Łukasik, która zajmuje się rozwojem narzędzi ERP, w tym HR-owych, w Asseco Business Solutions.
Czy potrafisz sobie wyobrazić zebraną w jednym pomieszczeniu masę papieru, z którym zetknęłaś się przez wszystkie lata Twojej pracy?
Pracuję ponad 20 lat, jest to już szmat czasu. Patrząc z tej perspektywy, gdy myślę, ile dokumentów zostało wygenerowanych, aby obsłużyć sam mój proces zatrudnienia, to zaczyna to wyglądać dość imponująco. Są zarówno dokumenty dotyczące warunków, pracy jak i aneksy do umów, potwierdzenia różnych regulaminów czy też taka proza życia, jak medyczne badania okresowe czy szkolenia BHP. Do tego jeszcze różne certyfikaty, protokoły przekazania i zwrotu mienia. Co dalej… cała dokumentacja płacowa generowana co miesiąc, papiery związane z nieobecnościami. Swego czasu były to też zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe, ewidencje czasu pracy oraz kwestie podatkowe. Jeżeli to wszystko zsumujemy, wyjdzie kilkanaście solidnych segregatorów z takimi dokumentami.
Mówimy o biurze bez papieru. Zarówno w polskich i zagranicznych zakątkach internetu, spotykam się z określeniem paperless, czyli dosłownie bez papieru. Co tak naprawdę znaczy określenie paperless w biznesie i jaką funkcję pełni to dla działów HR?
Rzeczywiście, paperless zrobiło się dość modnym hasłem. Często trafiamy też na sformułowanie digitalizacja procesów. Brzmi to dość poważnie, ale jest ciekawą
i pożyteczną koncepcją zarządzania firmą bez użycia papierowej formy dokumentów. Muszę wyjaśnić, że nie chodzi tylko o modę, ale przede wszystkim o aktualną potrzebę biznesową. Jeśli chcemy się sprawnie komunikować, dokumenty elektroniczne nam to bardzo upraszczają. Są łatwe do przekazywania i automatyzacji w kontekście dalszych procesów z nimi związanych, na przykład w procesie zatwierdzania. Zastosowanie cyfrowej wersji powoduje, że system informatyczny na kolejnym etapie obiegu radzi sobie znacznie lepiej i pewne procesy mogą zostać zdjęte z barków pracownika.
Dlaczego jest to takie ważne w czasach, w których obecnie żyjemy? Dotychczas organizacje musiały radzić sobie z dokumentacją, na przykład HR-ową, w tradycyjny sposób. Nawet jeżeli firma była rozproszona, funkcjonowała w kilku biurach, to zawsze w jednym z nich działał jakiś zespół HR-owy, czuwający nad losami dokumentów i pracowników. Teraz często jesteśmy w okresie pracy home office, zatem nie ma jednego, a kilkadziesiąt czy nawet kilkaset. Powstaje problem, jak zorganizować wszystko tak, aby dostarczanie dokumentów przebiegało zgodnie z terminami, potwierdzenia czy akceptacje były uzyskiwane bez komplikacji, a na koniec zebrane dokumenty można było przechowywać
w jednym miejscu – zgodnie z przepisami. Obsługa wersji papierowych w takiej sytuacji jest po prostu trudna, a wręcz nierealna.
Zatem paperless to nie tylko zmiana formy dokumentów, ale to coś więcej?
Co do przepisów i wymogów prawnych, oczywiście zasady są takie same dla dokumentów papierowych i elektronicznych: trzeba obsłużyć te same procesy. Powiedzmy sobie jednak wprost – obsługa elektroniczna jest szybsza i sprawniejsza, a przez to także tańsza. Jak wspomniałam, e-dokument pozwala na błyskawiczne przesłanie, akceptację i ogólną automatyzację.
Zauważmy, że już długo firmy stosują komunikację mailową do wysyłania pewnych informacji i dokumentów. Jest to oczywiście krok w bardzo dobrą stronę, ale ma też swoje ograniczenia. Trzeba pamiętać, że nie zawsze przesyłanie skanów i plików w tej formie jest skuteczne prawnie. Dodatkowo, kiedy postawimy się w roli działu kadr, który wysyła takich maili naprawdę wiele, wiemy, że nad tą korespondencją trzeba jakoś zapanować.
Dlatego uważam, że nadchodzi najwyższy czas, by pójść krok dalej i pomyśleć
o kompleksowych rozwiązaniach, takich jak te od Asseco Business Solutions.
Poza standardową funkcjonalnością systemu ERP, konieczne jest dostarczanie dokumentów elektronicznych w odpowiedniej formie. Oprogramowanie musi spełniać określone warunki i być niezawodnym narzędziem dla firmy.
Mając świadomość wspomnianych korzyści oraz odpowiednie narzędzia, jak można zorganizować procesy HR-owe, aby przenieść się do takiego biura bez papieru?
Po wielu zmianach w ostatnich latach w obecnym stanie prawnym jest na pewno łatwiej niż kiedyś. Obsługa pracownika może funkcjonować tak, że unikniemy używania papieru. Musimy jednak uczciwie powiedzieć, że wymaga to pewnych zmian organizacyjnych. Mam na myśli przepływ informacji i dokumentów. Użyję kilku przykładów (oczywiście będą to sytuacje, z którymi jako pracownicy spotykamy się na co dzień).
Zacznijmy od najprostszego przykładu.
Pracownicy zawsze potrzebują bieżących informacji, choćby takich prozaicznych, jak stan limitu urlopowego czy składowe wynagrodzenia. Bywa, że w obliczu zmian prawnych tego typu informacje są szczególnie istotne. Z drugiej strony, pracownicy weryfikują i zgłaszają zmiany swoich danych kadrowych. Niedopilnowanie spraw skutkuje powstawaniem błędnych dokumentów. Jak tego typu problemy można rozwiązać?
W firmie paperless wystarczy zalogować się do portalu pracowniczego w przeglądarce lub aplikacji mobilnej – w nim są dostępne wszystkie informacje: dane, dokumenty, wnioski, a także komunikator, przez który można zadawać pytania osobom z działu kadr, bez potrzeby przerzucania się mailami.
To może coś trudniejszego?
Nieco bardziej wymagającym przykładem jest sytuacja, w której chcemy coś udostępnić, przekazać jakąś informację, np. o zmianie w regulaminie pracy. W tym wypadku pracodawca nie tylko informuje, ale potrzebuje też zwrotnego potwierdzenia przyjęcia dokumentu.
Wtedy świetnie sprawdza się działanie portalu – po udostępnieniu informacji, powiadomienia są wysyłane do wszystkich pracowników, których ta informacja dotyczy. Każdy z nich może zalogować się na swoje konto przez aktualnie używane urządzenie i zapoznać się z dokumentem. W tym samym miejscu potwierdza jednym kliknięciem, że poznał się z treścią informacji. Wyobraźmy sobie scenariusz, w którym musimy wysłać maila do kilkuset pracowników, uzyskać od nich potwierdzenia lub nawet wyrazić konieczność stawienia się w biurze w celu uzyskania podpisu.
Co jeszcze?
Weźmy inną sytuację. Pracownik dostaje podwyżkę. Kierownik rozmawia z nim, ustala pewne warunki, podsumowuje okres pracy… Z tej rozmowy wynika zmiana wynagrodzenia i bywa tak, że menedżer idzie z wnioskiem o akceptację podwyżki do swojego przełożonego lub zarządu. Następnie mamy etap przygotowania dokumentów i skutecznego prawnie podpisywania ich przez pracodawcę i pracownika.
W portalu pracowniczym przebiega to po prostu szybciej. Kierownik wprowadza wniosek, wpisując odpowiednie warunki, i przekazuje go do obiegu. Dokument błyskawicznie trafia do jego przełożonego, a po akceptacji – do działu kadr.
Dla tego typu dokumentów rzeczywiście jest wymagana forma pisemna, ale można tutaj z powodzeniem wykorzystać podpis elektroniczny – zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. Tak podpisany dokument jest jak najbardziej skuteczny prawnie. W kolejnym etapie trafia do zespołu HR-owego i automatycznie do e-dokumentacji pracowniczej.
Zauważmy, że w całym tym procesie w portalu pracowniczym nie użyliśmy nawet jednej kartki. Cała komunikacja przebiegła elektronicznie, a do tego dokument trafił automatycznie do ewidencji pracowniczej. Bez nakładów pracy, drukowania czy segregowania dokumentów pracownika.
Wspomniałaś kilka razy o skuteczności prawnej. Czy niektóre dokumenty nie muszą być przechowywane w formie papierowych kopii?
Do niedawna był taki wymóg, na szczęście przepisy się zmieniły. Można już przeprowadzać cały proces dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Oczywiście, przepisy wskazują pewne wymagania, jak np. rodzaj podpisu czy odpowiednie sposoby potwierdzania dla danego typu dokumentu.
Można długo mówić o rodzajach podpisów, ale użyjmy konkretnych przykładów. Weźmy wniosek pracownika o urlop i późniejsze jego zatwierdzenie przez przełożonego. Bez żadnego problemu ten proces może się odbywać w Portalu HR – pracownik logując się na swoje konto od razu potwierdza tożsamość. Zatem wiadomo, że ta konkretna osoba składając wniosek, poniekąd złożyła tzw. podpis zwykły. Podobnie później przełożony tego pracownika, jeżeli zaakceptuję wniosek w systemie, to można powiedzieć, że dopełnił tutaj wymogów formy prawnej. Wniosek jest jak najbardziej ważny i potwierdzony elektronicznie.
Są oczywiście takie przykłady, jak aneksy czy umowy z odpowiednimi dodatkami, które wymagają formy pisemnej. O takim przypadku już wspomniałam. Wydaje się, że to miejsce na papier, ale spokojnie.
Podpis kwalifikowany może posiadać osoba fizyczna, zawsze osoba, nigdy firma. Do naszych rozwiązań portalowych dostarczamy możliwość nabycia podpisów Simply Sign, które spełniają warunki podpisu kwalifikowanego. Można ich używać w portalu właśnie w tych sytuacjach, kiedy dokument wymaga formy pisemnej. Nie ma też konieczności drukowania dokumentu na późniejszym etapie, na potrzeby umieszczenia w teczce pracownika, ponieważ, zgodnie z prawem, można taki dokument przechowywać w formie elektronicznej w tzw. e-teczce.
Cyfryzacja nie objęła jeszcze wszystkich przedsiębiorstw. Z czym muszą się liczyć firmy, które „wolą papier”?
W przypadku dokumentacji papierowej łatwo coś zniszczyć, bo jak wiadomo, papier nie jest aż takim trwałym nośnikiem. Może zostać zgubiony lub trafić w niepowołane – co jest szczególnie ważne ze względu na ochronę danych czy zasady poufności. Do tego dochodzi cały obrót tym papierem: przesyłanie, transport, które często powoduje opóźnienia w procesowaniu. Za przykład może posłużyć opóźnione procesowanie aneksu o podwyżkę – zamiast zadowolonego pracownika, będziemy mieli rozgoryczonego. Wspomniane procesy wpływają więc na wizerunek i budowanie relacji w firmie.
Jest jeszcze jeden wątek do poruszenia w kontekście dokumentacji pracowniczej. W Polsce trzeba było ją przechowywać przez 50 lat, co jest jednym z dłuższych okresów w ujęciu światowym. Teraz przepisy dają możliwość skrócenia tego czasu (do 10 lat, jeśli podmiot zgłosi się do ZUS lub dopiero zaczyna prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej), ale w dalszym ciągu te papiery są przechowywane – i należy zapewnić im odpowiednie warunki: dedykowane pomieszczenie, zadbać o temperaturę, wilgoć i bezpieczeństwo, np. zastosować sejfy. Łatwo dostrzec potencjalne oszczędności wynikające z „bycia paperless”.
Pamiętajmy też o konieczności wyszukiwania informacji. W natłoku dokumentów znalezienie tego, co nas interesuje, stanowi nie lada wyzwanie. Szczególnie teraz uciążliwe może być prowadzenie dokumentacji w formie papierowej – wymagana jest bowiem ciągłość, nawet w obliczu pandemii, wręcz wymuszającej na organizacjach realizację usług zdalnie.
Co, jeżeli przedsiębiorca nie stosuje się do wskazań dotyczących dokumentacji? Czekają na niego kary finansowe, sięgające od 1000 do 30 000 złotych.
Staramy się prowadzić analogię dokumentacji papierowej i dokumentacji elektronicznej. Czy da się odwrócić sytuację i zapytać o zagrożenia czy ograniczenia w przypadku elektronicznej dokumentacji?
Oczywiście dokumentacja elektroniczna także wymaga pewnych warunków przechowywania, aby spełnić wymogi prawne. Mowa o poufności, integralności, kompletności i ograniczonym dostępie. Pliki i dokumenty, zupełnie jak segregatory, powinniśmy chronić przed osobami niepowołanymi, przy czym sposoby zapewnienia bezpieczeństwa są inne.
Oprócz tego, dokumenty przechowywane w elektronicznej dokumentacji pracowniczej wymagają odpowiednich oznaczeń, tzw. metadanych. Są to znaczniki, które dotyczą konkretnego typu dat i innych cech dokumentu. Nie jest to jednak problem dla dobrze przygotowanego systemu ERP, który automatycznie przydziela właściwe oznaczenia.
Dokumenty elektroniczne muszą spełniać także zasadę co do rozdzielczości i czytelności – szczegóły techniczne plików zostały precyzyjnie określone. Wygenerowane przez system pliki, np. pdf, są już gotowe do dalszego procesowania i przechowywania. Krótko mówiąc, dobre narzędzie cyfrowe jest niezwykle pomocne i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.
O ile dokumentacja elektroniczna musi spełniać określone wymogi, o tyle krótsze i łatwiejsze przechowywanie oraz szybsze i skuteczniejsze wyszukiwanie działają na korzyść względem papierowych odpowiedników.
Jak na dłoni widać przewagę dokumentacji elektronicznej nad papierową oraz korzyści wynikające z automatyzacji procesów kadrowo-płacowych. Jednak digitalizacja i cyfryzacja, wymaga pewnych inwestycji. Czy efekty przeprowadzonej cyfryzacji przewyższają nakłady przeznaczone na przeprowadzenie zmian?
Rzeczywiście, moment przejścia nie jest najprostszy, bo wymaga uzbrojenia się w narzędzia informatyczne oraz pewnych zmian organizacyjnych. Z drugiej strony mamy sytuację zastaną w firmach: spore ilości dokumentów papierowych, które cały czas generują koszty. Rozwiązaniem jest stopniowe digitalizowanie: skanowanie i umieszczanie w e-teczkach istniejące już dokumenty i raportowanie utworzenia e-dokumentacji w ZUS. Jednocześnie, dla nowych pracowników można już stosować podejście paperless od pierwszego dokumentu. W ten sposób nakłady pracy rozłożą się w czasie i będzie można stopniowo zyskiwać korzyści. Później zostaje już czysta przyjemność korzystania z dokumentacji cyfrowej i szybszych procesów. Zawsze trzeba zrobić pierwszy krok, ale te początkowe wysiłki pracowników działu kadr na etapie przejściowym zastąpią przerzucanie się papierami na prawo i lewo.
Jestem przekonana, że cyfryzacja ma sens. Jak powiedziałam wcześniej: paperless w HR to przede wszystkim sprawna obsługa spraw i szybki przepływ informacji i dokumentów pracownika. To także wsparcie działań menedżerów – patrząc w wymiarze czysto ludzkim, przekłada się na większe zadowolenie i pracowników, i menadżerów. Automatyzacja i brak opóźnień to otwarcie się na potrzeby całej kadry i zawsze będzie dobrze odbierane.
Cyfryzacja różnych procesów to też oszczędności. Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że przy 500 pracownikach w skali roku firma może zaoszczędzić około 200 000 zł. W tej kwocie wliczony jest czas pracy przeznaczony na obsługę dokumentów, papier, drukarki i przechowywanie… Wydawałoby się, że to drobne koszty, ale zsumowane, robią naprawdę wrażenie.
Korzyścią jest też porządek w dokumentacji. Dokumenty spływają na bieżąco i, mówiąc obrazowo, same się układają w odpowiednich przegródkach, pracownicy to jedynie weryfikują. Tym sposobem dokumentacja jest aktualna i uporządkowana, znika ryzyko problemów zarówno w trakcie kontroli, jak i z samym z wyszukiwaniem.
Są jeszcze przepisy RODO, które określają konieczność niszczenia dokumentów. Na przykład, ewidencję czasu pracy po 3 latach trzeba usunąć z teczki pracowniczej. W przypadku papierowej dokumentacji wszystkie teczki pracownika trzeba przejrzeć. W wersji elektronicznej dzieje się to automatycznie – jest to kolejna oszczędność oraz dodatkowe zabezpieczenie, gwarantujące, że czynności narzucone przez prawo zostaną wykonane na czas.
Na koniec możemy jeszcze poruszyć wątek, który na pewno każdemu z nas coraz bardziej leży na sercu. Mniej papieru to korzyść dla środowiska. Złogi papieru naprawdę nikomu nie służą.
Wróćmy do wyobrażenia z początku naszej rozmowy. Jak myślisz, jak wyglądałyby lata Twojej pracy, gdyby obsługa kadrowo-płacowa odbywała się elektronicznie?
To spełnienie marzeń! Nie byłoby tych regałów papieru. Ale przede wszystkim sprawdzanie informacji, czy załatwianie spraw, nie byłoby tak trudne i czasochłonne. Byłoby też sprawniej, szybciej, bezpieczniej i oszczędniej. Tak jak wspomniałam, przejście na dokumentację elektroniczną na początku może nie być takie proste, ale przynosi konkretne efekty, których można życzyć wszystkim organizacjom.
